李紅霞：淺談企業電子文件管理存在問題和對策

　　隨著企業辦公自動化程度的提高，電子文件已經成為我們日常工作中不可缺少的重要工具，如何完善企業電子文件的 管理，是目前辦公自動化條件下急需解決的一個問題。
一、企業電子文件存在的問題
　　1、電子文件保護意識薄弱。一般形成電子文件的部門和檔案 管理部門分屬於不同部門，由此產生了一係列問題，如歸檔資料多數有紙質文件、沒有電子文件的現象，工作人員不重視電子文件，從而導致電子文件大量流失。根本上說，這是由於相關 製度不完善和工作人員普遍缺乏電子文件檔案意識。
　　2、忽視電子文件草稿的保留。隨著計算機的普及，多數單位隻用電子計算機起草文件，而一旦打印出紙質正式文件，作為草稿的電子文件就會被忽視。電子文件就常常處於無人 管理的狀態，大多數電子文件，被新起草的文件或其他信息不斷覆蓋、清除。多數單位對電子文件未采取嚴格保管 措施，甚至可以隨意進行增加、刪除、改動等操作。例如某部門要出台工作 製度彙編，該部門以前做過這項工作，但現在就是找不到電子文件原稿，要修改隻得重新開始。
　 　　3、電子文件歸檔程序不完善。多數單位產生電子文件時沒有檔案人員參與意見，或因檔案人員缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在很多問題。電子文件 管理不嚴密，存在被刪改的可能；有的存儲過於分散，未實現集中脫機保管。有的未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理，對電子文件管理存在隱患，一旦計算機出現問題，可能造成電子文件被破壞，甚至全部丟失，因此，增強全員電子文件保護意識，成為當務之急。
　二、應對電子文件存在問題的措施
　　企業管理中形成的電子文件，具有重要參考價值。針對電子文件易刪除、改動等特點，製定 措施妥善保存電子文件，使電子文件和紙質檔案一樣得到科學保管和有效利用。
　　1、建立健全，歸檔 製度。根據國家《電子文件歸檔和管理規範》，結合企業工作實際，製定電子文件歸檔和 管理 製度。其中重點包括電子文件歸檔範圍、種類，以及歸檔時間。要注意將重大會議材料、年終考核材料納入歸檔範圍。有關人員也要形成定期歸檔和整理的習慣，從源頭上確保電子文件的完整性，以更好地管理和利用好電子文件。
　　2、及時收集，維護 安全。企業要重視對電子文件的及時收集和妥善保存，防止存有信息內容的載體在部門和個人手中發生丟失、損壞。收集要實行雙套製（紙質一套，電子版一套），電子文件分類整理後進行脫機保存，以免計算機發生意外情況時造成電子文件丟失，危及電子文件的 安全。
　　3、源頭控製，全程管理。從電子文件形成的源頭進行有效控製，是有效管理電子文件的基礎，檔案人員應了解和掌握電子文件的形成規律和形成過程，把收集工作貫穿於電子文件的整個過程，建立一套完整的管理體係，對電子文件從產生到保存的整個周期進行全程管理，以確保電子文件在整個生命周期受到嚴密控製。
　　檔案部門在積極參與電子文件管理的同時，應和文件形成部門、技術部門等人員密切配合，增強他們的檔案管理意識，共同推進電子文件 標準化、規範化管理，從而實現企業檔案信息資源共享。