張海民： 搞好流程管理 創建學習型處室

近年來，在局黨政的領導下，我們在全局離退係統開展了創建學習型老齡單位競賽，在處室內部開展了創建學習型處室流程 管理，按照“職責精確定位，質量精益求精，細化工作目標，嚴格任務考核”。形成了內容全麵、職責清晰、指標細化量化的績效考核體係，達到了全處上下人人會 管理，事事見 管理。保證了各環節、各崗位的自覺、嚴格和高效的完成處室各項工作任務。

一、流程化管理的基本做法
2006年局離退休處被列為創建學習型處室的試點單位，我們成立創建工作領導小組，處長、書記任組長，三科一所負責人為成員，各科室全力以赴抓落實，處室專門一名同誌負責創建辦公室工作，在全處室範圍內試行創建學習性處室工作試點，取得了顯著成效，我們的具體做法是：
一是結合工作實際製定工作流程，做到流程實用、管用。離退休處的業務範圍涉及麵廣，點多。為了使各項工作有條不紊的進行，製定和規範了為離退休老同誌的服務工作的十五項工作程序，主要是：老年大學學員注冊；老年大學教務管理；慰問工作及老幹座談會；開展重大活動；老同誌有事求助；離退休人員後事料理；離退休人員複核登記工作；在職人員養老金簽認工作；醫療 保險個人賬戶 保險；參保人員住院醫療報銷；特殊醫療和特殊檢查醫療報銷；慢性病醫療報銷工作；幹休所醫療服務就診；車輛管理等工作程序。全麵落實了首問責任製和服務承諾製，形成了覆蓋各個方麵、各個環節的一整套科學、合理、係統的管理服務工作體係。
二是把握好工作 標準與工作流程的結合。在實行精細化管理工作中，我們將各崗位責任製和工作 標準作為每個流程的實現目標進行管理，全處共製定的15個崗位工作準則，每條的量化考核尺度、定量考核，達到每個工作人員都知道自己的工作程序，工作的順序都熟記於心，不用每次具體的安排，對具體業務具體要做什麼、怎麼做、在什麼時間做、做到什麼程度、先做什麼、後做什麼等進行了指標量化細化，如對局機關直管的離退休人員有事求助，應該在30分鍾時間給予答複；離退休人員病逝後盡快趕到現場，對後事料理有一套對應的處理程序和 標準；離退休人員每年的兩次複核登記工作開始的時間和要求；局機關醫療擦保人員醫療報銷程序都給了明確的規定。有效的規範了和促進了各項工作的開展。不再把程序作為一種形式，而是一種工作習慣。
三是實施工作流程化的核心是實現閉環管理。精細化管理要求層層完善，環環緊扣，係統健康。落實到各項管理工作中，就是要求在全麵精細的基礎上，特別注重使管理工作百分之百的覆蓋，既抓好中心工作，也搞好配合服務，既抓好大的方麵，也注重細微環節。近年來我們在工作管理方麵從細節入手，建立長效管理機製。按照製定的工作流程來做，使工作由粗放型向精細化轉變，由經驗管理向科學管理轉變，規範了各項管理 措施。我們堅持了每月的例會 製度，對每月的工作進行安排、講評。對工作取得圓滿成績的予以表揚，對工作完成情況存在問題的進行批評，並且提出今後工作努力的方向。在具體工作的實踐中，我們也遇到一些具體的問題，舉一小例子，老年大學的門衛工問題，根據局裏的安排門衛每年有半年使用臨時工，其餘時間使用鍋爐工，大家的直接反映是臨時工好使喚，工作到位，而鍋爐工在工作期間，樓內外衛生狀況下降，個別人員甚至出現工作時間脫崗的現象，為了解決這一問題，我們專門製定了門衛工作流程，進行定期考核、講評，每半年進行一次獎勵。由於使用了流程化的閉環管理，在工作的鏈條中，強化了每個人的責任，轉變了門衛工作的被動狀況。
四是公布於眾，將工作流程置於群眾監督之下。為了便於實施，我們把這些流程全部用牌版的形式懸掛在辦公的醒目之處，便於群眾監督、便於實施，也方便離退休老同誌來辦事。
二、流程化管理要注意的幾個問題
流程化管理的要點是工作學習化和流程化。流程寓工作管理服務之中，管理服務工作又是一種學習養成的過程。
第一、用 製度進行管理是搞好流程化工作的保證。老年大學在辦學的過程中，從一開始就注重細化管理和程序化管理，在管理的過程中實施了閉環責任製，建立了校長辦公會議 製度、班務會議、教師例會等會議 製度。強調責任管理，一級對一級負責，建校兩年來，學校從最初的百十人的短訓班發展成了一個初具規模同時開設13個專業的老年培訓基地，累計培訓學員3343人，與實施精細化管理，有效的落實了責任製十分不開的。在辦學過程中，按照細化管理的要求，學校主抓各項責任製的落實，教師抓教學質量的提高，班委會狠抓學員的自我管理，各單位積極配合，認真組織輸送學員，處室進行嚴格的考核。
在創辦老年大學辦學實踐中，我們製訂了一係列的管理服務製度，如:校長辦公會議、學員注冊，教務辦公室、班務會等製度。堅持實行了流程管理。按照工作流程定期好三個會議，保障了製度的落實。
一是開好每學期的招生會議。開好招生會議是保證生源的必要 措施。我們辦學的主要對象是銅川市區的離退休人員，這部分人員約有2萬人，分布在市區12個單位，每年的元月和7月我們都要召開招生會議，下達招生的專業和指標，保證了學校足夠的生源。
二是定期召開教務工作會議是保證教學質量的重要一環。教務工作會議主要安排教學內容和方法，落實班主任負責製。
三是召開教師和學員班長會議是保障教學工作有條不紊進行的組織 措施。每學期我們都要召開2—3次教師和學員班長會議，協調教學過程中的問題，適時安排教學工作。
第二、定期進行評比是搞好流程管理的抓手。在老年大學辦學過程中，我們開展了教師評估活動和四好班級評比活動，把對教師的評估製定了8條 標準，在每學期後三個星期開始進行考評。較好的調動了教師的教學積極性。開展創建以“教學秩序好、學員出勤好、教室衛生好、學習成績好”為內容的四好班級活動，對發揮班長的帶頭作用起到了積極作用。兩年來，湧現出了一批優秀的助學單位、優秀教師、優秀學員和先進助學工作者。我們專題召開了兩次經驗交流會議和表彰會議，共表彰優秀教師20人次和優秀學員45名，先進助學單位9個、優秀助學工作者36名。促進了教學工作的良性運轉。
第三、引入精細化管理的理念、方法和 措施是搞好流程化管理的基礎。在整個過程中做到重細節、重過程、重落實、重質量、重效果，做好每一件事。精細化管理講究以人為本，在全局離退休係統開展的創建學習性老齡單位工作中，結合礦區實際，我們積極開展以加強組織建設、思想建設、作風建設、能力建設和製度建設為內容的“建設年”主題活動。去年初開始，我們在全局離退休係統內連續開展了“調研月“、“服務月”和“敬老月”活動，提升了離退休各崗位人員的管理服務水平。我們還連年舉辦離退休科（辦）負責人業務培訓班，對全局各單位離退休科長、書記進行培訓。切實加強了離退休組織的自身建設。
第四、把細節控製和過程管理融入管理服務工作的全過程，是做好流程化工作的關鍵。重視“做事不貪大、做人不計小”，精細管理講究過細工作，重視每一個環節，重具體、重落實、重成效，有利於改進離退休管理服務工作內容過於寬泛、考核難以量化、成效不好檢驗等現實問題。近年來，在抓全局老年文體活動的開展方麵，我們從建立老年文體活動的長效機製入手。從活躍老同誌的精神 文化生活著眼，一方麵加強了離退休服務的硬件建設和投入。到目前為止全局共建成活動室113所，各種文體活動隊126個，門球場14個，健身房15個。另一方麵我們指導基層單位成立了23個老年協會，統管本單位離退休活動團隊。近年來我們建立形式多樣的中老年文藝體育活動團隊122個，文體骨幹2447人，做到節日活動豐富多彩，日常活動長流水不斷線，在礦區文體活動中發揮了骨幹作用。在開展好群眾性的老年文體活動的同時，從實際出發我們把老年門球活動作為離退休管理服務部門文體活動的重點，近三年來，由離退休處主辦，基層各單位出麵冠名承辦了七屆老門球運動會，這項活動對於調整老年朋友的，精神狀態，展示老年朋友的風采，活躍礦區的 文化生活，促進礦區和諧建設，產生了積極的作用。
三、實施精細化管理的幾大好處：
近年來工作的實踐證明：推行精細化管理，有利於增強全體人員的細節意識，強化對工作、對事業的完美追求。隻有在“精細化管理”的理念被全員接受、認同的情況下，工作就能得到有條不紊的進行。
1、加強了離退休黨組織的先進性建設。近年來，創建學習性老齡單位突出了加強離退休黨建工作這個重點，在考評標準中加大了黨建工作的力度，各單位離退休管理部門努力開展卓有成效的工作，為促進礦區穩定和諧發展發揮了積極的作用。一是全局離退休黨支部建設要按照方便就近的原則，基本上做到了離退休人員黨員3人以上的單位，單獨成立了黨支部或黨小組。離退休人員黨員較多的單位都成立了離退休人員黨總支。通過組織調整，全局離退休黨總支有10個增加到16個，黨支部由69個增加為112個，黨小組由126個增加為262個。二是建立了離退休人員黨支部書記工作補貼製度。到目前為止全局95%黨支部兼職支部書記的每人每月100元工作補貼到位。三是全局離退休人員黨支部收繳黨費的50％全部實現了直接留成使用，有效的促進了黨的支部建設。四是較好的落實了組織發展、組織生活、學習製度、工作報告製度、聯係黨員、群眾製度。離退休黨支部建設處於曆史較好時期，在穩定與和諧建設工作中發揮了積極作用。實踐使我們深深認識到“隻有基層黨組織、每位黨員把自己的工作做實做細，使黨的先進理念融入黨組織的肌體，滲透到工作的方方麵麵，才能使黨的先進性建設同企業的改革發展融為一體，成為企業發展之魂。”為此，我們在黨員中廣泛、深入地開展了深入學習貫徹黨章、樹立社會主義榮辱觀、“開展以入黨為什麼、 退休幹什麼、身後留什麼為主體的討論活動”。要求每位共產黨員認真履行職責，切實做好本職工作，力爭使各項工作都做到精細化、高標準、零缺陷，在廣大群眾中發揮好模範帶頭作用。焦坪社區、王家河社區、建安公司、陳家山 煤礦、王石凹 煤礦還組建了一批離退休黨員和骨幹信息員隊伍，明確了工作製度和獎勵辦法，保證了信息及時反饋和超前介入做穩定工作的主動性。充分發揮老幹部、老工人、老黨員在維護社區穩定中的主力軍作用，使每位黨員都能成為一麵旗幟，帶動一批群眾。 較好的維護了社區的和諧穩定。
2、提升了工作具體化程度。運用精細化、標準化的思想，提升了工作的可操作性。過去在考核工作中，定性多定量少。開展創建學習型老齡單位工作以來，建立了覆蓋所有內容的崗位標準和考核 評價體係，使考核進一步量化和具體化，檢查考評有了標尺，增強了考核工作的可操作性。各單位的工作、管理人員的工作做得如何，績效如何，不是領導說了算，而是係統機製說了算。在全局範圍內廣泛的創建學習型老齡單位和創建學習型老年之家活動。明確了兩個層次的創建競賽標準，在礦處級層麵開展創建學習型老齡單位，離退休科（辦）創建學習型老年之家。定期進行創建工作檢查評比，每年都要召開創建學習型老齡單位工作表彰會議，促進了創建工作的進展。通過從局到礦普遍開展創建學習型處室、科辦工作。確定了共同願景、工作宗旨、核心目標、工作目標、行為準則、團隊精神；形成了覆蓋各個方麵、各個環節的一整套考核工作體係，提升了全局離退休各崗位人員的管理服務水平。
3、激發了工作人員的工作創造性。流程化體係的建立，使工作人員能夠按規律和程序辦事，少了一部分領導意誌，多了個體工作的積極性和創造性，形成了按責任分工各自負責、積極協調配合的良好局麵，增強了工作的係統性。抓工作有了章法，抓起來得心應手。感到工作有了規範，有了規律，實現了離退休組織由經驗型管理向 文化管理層麵的轉變，使工作更科學，更合理，提升了工作層次，今年8月份，老年大學教育辦公室的同誌們為了進一步貼近老年群體的實際，增強教學的知識性、趣味性，在教學中引進啟發式、互動式、訪談式。專門策劃了一堂“金秋時節話養生”訪談式的大講堂，改變了以往“滿堂灌”的演講方式，采取了電視訪談節目的形式，台上既有嘉賓主持訪談問答，台下留有時間互動討論，通過老同誌共同參與，提高了學習的積極性。從8月下旬開始先後到桃園、史家河、王家河等社區及王石凹礦、機廠、建安公司、中心醫院進行了巡回演講，演講團所到之處普遍反應“金秋時節話養生”演講形式新穎，內容豐富，貼近生活，大家歡迎，把黨的溫暖，局黨政領導的關心愛護，送到離退休職工的心坎上。
4、增強了處室人員的工作危機感和責任感。由於工作的程序化使得工作更加理性。工作中的前瞻性成為每個工作人員的工作理念，在老年大學的課程設置上，每年老年教育辦公室都會對所辦的專業提出新的建議設想，兩年來學校開辦的專業隨著時間的推移，有個別專業已經不適合發展了的形式，麵臨著專業不對口，招不到生員的問題，我們根據離退休人員的需求，先後終止了3各專業，積極探索開設了老年英語、老年藝術、中醫推拿按摩、詩詞賞析等新的專業，滿足了離退休老同誌各個層麵的需求。
5、樹立了全新的精細化管理理念。在推行精細化管理的過程中，我們做到了每個處室的工作人員對自己的工作熟記於心，對自己工作的基層下線緊密聯係，處室的每項工作都較好的落在了實處。老年大學招生工作是我處近年來一項重要工作，老年教育辦公室的同誌與基層的同誌密切配合保證了工作的順利進行。
煤機廠、建安公司、桃園社區為了輸送熱心各門知識的學員參加學習，他們首先把離退休人員中身體健康，具有一定 文化知識的老同誌進行排隊，根據各自的特點與退休人員聯絡，甚至親自走訪，把老年大學招生簡章及時傳送到各離退人員家裏，其他們及參加局老年大學的學習。
供應處、煤技校、職工中專、鐵運公司等單位為了大力支持學員們的學習，還為來參加學習的同誌，解決注冊費，讓他們感受到單位沒有忘記他們，極大地提高了他們的學習熱情。
三裏洞社區、史家河社區、桃園社區積極與學校配合，專門召開離退休人員會議，講清舉辦老年大學的重大意義，對每期學員的學習進行詳細的安排，並且注意輸送一定的有影響力的離退休人員參加學習，不僅報銷學員的注冊費，還把在學校表現良好、出勤率的學員給予表彰，更激發了學員們學習的積極性，同時起到了一定的檢查和督促的作用，老年大學的培訓學習不僅使老同誌掌握了一定的知識，還對礦區的穩定工作發揮了預想不到的積極作用。

作者單位：銅川礦務局離退休管理處