河北XX礦業有限責任公司公文處理辦法

XX礦業有限責任公司公文處理辦法
第一節 總 則
第一條 為使我公司公文處理工作規範化、製度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，參照《中國黃金集團公司公文處理辦法》中金〔2008〕67號,結合我公司實際情況，製定本辦法。
第二條 公文是在管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達黨和國家的方針政策，發布規章製度，施行管理措施，請示答複問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一係列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。同時嚴格執行有關保密規定，確保黨和國家秘密以及集團公司和我公司商業秘密安全。
第四條 辦公室是我公司公文處理的管理部室，並指導各部室的公文處理工作。辦公室配備兼職人員負責公文的統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀工作。
第五條 各部室要自覺克服文牘主義，提高公文質量，精簡公文數量，有針對性發文。
第二節 公文種類
第六條 公文種類主要包括：
(一) 決定
適用於對重要事項或者重大行動作出安排，對有關部室及人員進行獎懲等。
(二) 公告、通告
“公告”適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(三) 通知
適用於批轉下屬單位的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求有關單位辦理、須知或共同執行的事項；人事任免；機構調整等。
(四) 通報
適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
(五) 報告
適用於向上級單位彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答複上級單位的詢問。
(六) 請示
適用於向上級單位請求指示、批準。“請示”中可以反映情況、陳述理由。
(七) 批複
適用於答複下屬單位的請示事項。
(八) 意見
適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
(九) 函
適用於不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答複問題，請示批準和答複審批事項等。
(十) 會議紀要
適用於記載和傳達會議情況和議定事項。
以公司名義製發需上報或下發的各種便函、簡報、情況反映、動態、證明等，主要用於上、下傳遞重要信息，視同公文處理。
第三節 公文格式和行文規則
第七條 公司公文一般由發文單位標識、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。
（一） 發文單位標識由發文單位全稱或規範化簡稱後加“文件”組成；對於特定的公文（如編號函等）可隻標識發文單位全稱或規範簡稱。
（二） 秘密公文要標明“機密”、“秘密”並標明份數序號。
（三） 緊急文件應當標明“急件”；緊急電報應當分別標明“加急”、“平急”。
（四） 發文字號，包括單位代字、年份、序號。河北金廠峪礦業有限責任公司文件編號為：中金金廠峪〔20ⅹⅹ〕ⅹ號，河北金廠峪礦業有限責任公司黨委文件編號為：中金金廠峪黨發〔20ⅹⅹ〕ⅹ號。
（五） 公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題用2號小標宋字體，回行時要做到詞意完整，排列對稱。
（六） 公文如有附件，應當在正文之後、成文時間之前注明附件名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼。附件一般應與正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，之後加冒號，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。
（七） 上行文應在發文單位標識上方空1/3版麵，並注明簽發人姓名，平行排列於發文字號右側，居中空1字，發文字號居左空1字。上行文特別是請示件應由第一負責人（一般指黨政一把手）簽發或閱後發，第一負責人因出差等原因不在時，應由主持工作的負責人簽發或閱後發，並在文頭處注明。如果主管領導簽發第一負責人已閱，標注方式為簽發人在上麵一行，下麵一行標注×××（用3號楷體）已閱（用3號仿宋體）。其中“請示”文應當在附注處注明聯係人的姓名和電話，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。
（八） 除會議紀要、各種簡報、情況反映、動態等外，公文必須加蓋印章。當公文排版後所剩下的空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一麵，不得采取標識“此頁無正文”的方法。
（九） 除聯合行文外，公文在落款處不署發文單位名稱，隻標識成文時間，用漢字將年、月、日標全，居左空4字，應使加蓋的印章上距正文2～4㎜。成文時間以領導簽發日期為準；聯合行文時，以最後一個簽發日期為準；會議文件以會議決定時間為準；電報以發出日期為準。
（十） 文件要標注主題詞。有關規定如下：
1. 先標類別詞，再標類屬詞。在類屬詞中，先標反映文件內容的詞，再標反映文件形式的詞（如通知、請示等）。
2. 主題詞一般不超過5個，以實詞為主，並以名詞為主。要體現單義性、規範性和專業性。
（十一） 公文版式應符合規範。標題用2號小標宋字體，正文用3號仿宋體，版心225mm×156mm（不含頁碼），一般每麵排22行，每行排28字。
（十二） 公文如有抄送（報），在主題詞下一行，左空1字，用3號仿宋體標識，後標全角冒號，回行時與冒號的抄送單位對齊。
（十三） 印發單位和印發時間，位於抄送單位之下（無抄送單位的在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體標識。印發單位左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印日期為準，用阿拉伯數字將年、月、日標全。
（十四） 其它未盡事宜，參照《國家行政機關公文格式》（GB/T 9704-1999）執行。
第八條 “請示”應當一文一事，一般隻寫一個主送部室，涉及幾個部室協調解決的事項，一般也隻寫一個主送部室，其他部室用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。要嚴格區分“請示”與“報告”，“報告”中不得夾帶請示事項。
第九條 各單位不得越級直接向集團公司報文請示工作，確需請示集團公司的事項，各單位向公司提出申請，由公司向集團公司呈文。故向集團公司呈文時，主送或抄報單位隻能為：“中國黃金集團公司”、“中共中國黃金集團公司委員會”（或中國黃金集團公司黨委）、“中國黃金集團公司辦公室”、“ 中國黃金集團公司黨委辦公室”，不得主送或抄報辦公室以外的其它部室，不得將公文以各種形式直接報送領導本人。
第四節 收文辦理
第十條 收文辦理一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。
（一） 來文一律由辦公室統一登記處理（含各部室單位通過其它各種渠道收到的文件）。不得越級報文，不得將公文以各種形式直接報送領導個人。接收公文時，辦公室要認真核查來文單位、件數、時限要求和密封情況，確認無誤後方可簽收，注明簽收人和簽收日期。簽收絕密件時，還應登記公文序號。
（二） 公文登記後，首先由辦公室確認是辦件還是閱件。一般性辦件，由辦公室根據部室職能劃分，直接批分給部室，由部室承辦；需辦理的重要公文，由辦公室根據公司領導分工，提請領導批示。閱件由辦公室直接批分領導或部室傳閱。絕密件的轉送要遵守有關保密規定。審批公文，主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，視為同意。
（三） 公文處理應嚴格遵守時限要求。具體按照集團公司印發的《子公司文件處理流程及說明》、《上級文件處理流程及說明》所規定的時限執行。
（四） 公文傳批、傳閱原則上按照領導排序，依次送領導閱批。傳批件由後往前送批，傳閱件由前向後送閱。如果領導由於出差等原因不能傳閱時，傳閱順序可酌情變化。部室傳閱公文後應立即退回辦公室，不得在部室之間橫傳。
（五） “閱存”文件由有關部室簽字領取，閱後存該部室。
（六） “閱處”文件按規定處理後附處理意見退回辦公室。
第十一條 緊急公文和領導批示的重要公文，確定為督辦的，由企業管理部負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦。辦理部室涉及兩個以上部室（單位）的，列在第一個的部室為主辦部室。主辦部室應主動協調有關部室共同處理，有關部室應積極配合。各部室應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。各部室不得長期保存、留用、積壓、占有“閱處”文件，一時無法辦理或不屬於本單位職權範圍或不適宜本單位辦理的，注明情況後將原文退辦公室。如有必要，主辦部室可提請辦公室辦理複印件待辦。
第五節 發文辦理
第十二條 發文辦理一般包括擬稿、審核、會簽、核稿、簽發、編號、繕印、校對、用印、分發等程序。
第十三條 起草公文應當使用A4型紙（297毫米×210毫米）。用空白紙雙麵打印，並在奇數頁左側預留裝訂線。字體、字距、行距適中。公文首頁紙應逐項填寫。
第十四條 草擬公文應當做到：
（一） 符合國家的法律、法規和方針、政策及集團公司和公司的有關規定。
（二） 情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，文字簡練，篇幅力求簡短。
（三） 人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題（用書名號將標題括起來），後引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應寫具體的年、月、日。
（四） 結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如果僅有一個層次，可在“一”和“1”中選用；如果僅有兩個層次，也可使用“一”和“1”的組合。
在製定規章製度時，如需使用“第幾條”的形式來表達，其層次相當於“一”。
（五） 用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱並注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
（六） 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它一律使用阿拉伯數字。
（七） 必須使用國家法定計量單位。
第十五條 審核和公司內部會簽：
（一） 審核
起草文件部室負責人對文稿是否符合公文起草要求、內容是否準確、表達是否清楚等負責，經嚴格審核後簽字。
（二） 公司內部會簽
經審核後需要公司內部會簽的文件，起草部室送有關部室會簽。會簽部室對文稿涉及本部室職責的內容負責。會簽意見要明確，一般1個工作日內將簽署意見的文稿退還起草部室。
第十六條 核稿：
公文送領導簽發以前，必須經辦公室進行核稿。核稿的主要內容是：
（一） 是否應當發文和以什麼形式發文；
（二） 是否符合相關流程；
（三） 是否需要有關部室會簽；
（四） 公文種類、格式和發送範圍；
（五） 語法、文字和標點符號；
（六） 密級和緊急程度；
（七） 按國家有關規定編寫主題詞。
核稿人員對文稿進行全麵把關，對少量不當之處可直接修改。如需作較大改動，由核稿人員指出問題，提出意見，退回起草部室重新擬稿；如改動過多，文稿較亂時，起草部室應負責重新出樣，同時將修改原件附上。
第十七條 簽發：
核稿後的公文，由辦公室統一送有關領導簽發。公司各類文件均由領導簽發。向上級單位的請示、報告由公司主要負責人簽發。
領導簽發過的文稿，一般不應再作改動。如遇特殊情況需改動，必須經辦公室同意和簽發領導複審。
第十八條 編號和繕印：
公文簽發後由辦公室統一編發文號，編號人員對公文進行複核，複核重點是發文種類、文號、代字是否準確，是否符合發文程序等;確定印刷份數後送文印室繕印。
第十九條 校對：
文件由擬稿人或擬稿人指定人員校對，公文要至少校對2次，對差錯較多的清樣要在改動後再次出清樣校對。校對人應簽署本人姓名，以示負責。對上報的重要文件，起草部室負責人要最後審定核對稿件。
第二十條 用印、裝訂：
印章蓋在成文時間上，“騎年跨月”，端正清晰。文件裝訂線在文件的左側，以紙麵頂邊和右邊為基礎麵，在裝訂線位置裝訂書釘2枚。表格采用“手風琴”式折疊方式裝訂。
第二十一條 分發：
送公司領導的文件由辦公室統一辦理，發送其他單位和部室的文件由各部室負責。
第二十二條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，需翻印的經辦公室負責人同意，可以翻印。翻印時，應注明翻印的單位、時間、份數和印發範圍。密碼電報不得翻印、複製，不得密電明複、明電密電混用。秘密級以上密級公文不得錄存於一般計算機中。
第二十三條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采取加密裝置。絕密級文件不得利用計算機、傳真機傳輸。
第六節 公文立卷、歸檔、檔案管理和銷毀
第二十四條 公文辦理完畢，將正本2份連同底稿和相關材料交存辦公室，由辦公室根據《中華人民共和國檔案法》和《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）以及其他關文件檔案管理辦法，統一整理立卷歸檔。電報隨同文件一起立卷。各部室（單位）辦理的具有存查價值的其它文件，如重要會議材料、記錄、統計資料、報表、各種會議紀要、章程、合同、協議、擔保證明書、重要審計報告等也應隨時交辦公室歸檔。
第二十五條 辦公室根據公文間相互聯係、特征和保存價值分類整理立卷，確定保管期限，保證檔案的齊全、完整，並根據有關規定，妥善保管和利用。每年3月底前將上一年度的公文、材料等進行整理立卷後，移交檔案室並辦理移交手續。
第二十六條 查找利用歸案的文件應經辦公室檔案管理人員同意並辦理登記手續。借閱人應妥善保管所借檔案，不得將檔案隨意拆散、剪貼、撕毀、塗改、勾畫和擅自轉借他人。借期最長不超過7天，超過借閱時間，必須重新辦理借閱手續。
文件檔案原則上不外借，如有特殊情況需要將檔案攜帶外出，必須經借用部室負責人簽字同意，辦公室負責人初審查，並報分管領導批準。
個人不得保存應歸檔的資料。員工調離本單位時應將所借閱檔案及所有檔案類資料還清。
第二十七條 對沒有歸檔和存查價值的文件材料，經辦公室鑒定和批準，統一進行銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記備案，由2人監銷，保證不丟失、不漏銷。
第七節 附則
第二十八條 本辦法由辦公室負責解釋，自發文之日起施行。