XX礦業檔案管理辦法

XX礦業檔案管理辦法
第一節 總則
第一條 為加強河北金廠峪礦業有限責任公司檔案的科學管理，維護曆史真實麵貌，理順檔案管理工作與有關職能部門的協作關係，保證檔案資料的齊全、完整與係統，充分發揮檔案在公司生產、經營等各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中國黃金集團公司公文處理辦法（2008年修訂）》、《中國黃金集團公司總部文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定（試行）》等法律法規、規章製度，製定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案管理，包括檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱、銷毀等內容。
第三條 辦公室是公司管理檔案的職能部門，負責製定公司檔案管理製度，集中統一管理公司檔案，指導和監督各部門檔案管理工作，各部門都要明確一名兼職檔案員，負責本部門的有關檔案管理工作，並協助辦公室管理公司檔案。
第二節 收集和整理
第四條 公司檔案的歸檔範圍和保管期限，按照《中國黃金集團公司總部文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定（試行）》執行。公司的往來公文（含收文和製發的公文），由辦公室統一收集、整理；各部門辦理的具有存查價值的文件，如重要會議材料、記錄、統計資料、報表、各種會議紀要、章程、合同、協議、擔保證明書、重要審計報告等應隨時交辦公室歸檔。各部室要將重要檔案特別是需要永久保管的檔案在收集完畢後一個月內移交辦公室。課題研究、基建工程或其它技術項目，在任務完成後或告一段落時，將歸檔文件材料組卷由項目負責人審定後歸檔。
第三節 立卷和歸檔
第五條 公司的往來公文（含收文和製發的公文），由辦公室統一立卷、歸檔。
第六條 辦公室根據文件材料間相互聯係、特征和保存價值，分類整理立卷，確定保管期限，保證檔案的齊全、完整，並根據有關規定，妥善保管和利用；每年3月底前將上一年度的文件材料等進行整理立卷後，移交檔案室存檔。
第四節 保管
第七條 公司設立專門的檔案庫房保管檔案。檔案庫房必須做到防火、防盜、防潮、防有害生物，控製好溫濕度。檔案庫房管理人員應經常檢查，發現問題後及時解決。
第八條 根據工作需要調整部門設置時，被撤並的部門必須將本部門所管理的有關檔案資料分門別類，移交給相關部門。
第九條 各部門對規定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案部門移交，集中管理，任何個人不得占為已有或貪圖方便留在本部門使用，防止檔案資料流失給企業的各項工作帶來不可彌補的損失。員工調離公司時應將所借閱的檔案及所有檔案類資料還清。
第十條 為了保證檔案質量，要求有關單位在形成原始檔案時，不得使用圓珠筆、鉛筆記錄檔案內容，所選用的紙質應不易老化變脆，以保證形成高質量的檔案。
第五節 使用和保密
第十一條 檔案的查找利用必須經辦公室檔案管理人員同意並辦理登記手續。借閱人應妥善保管所借檔案，不得將檔案隨意拆散、剪貼、撕毀、塗改、勾畫和擅自複印、轉借他人。檔案借閱借期最長不超過7天，超過借閱期限，必須重新辦理借閱手續。
第十二條 辦公室根據《河北金廠峪礦業有限責任公司保密管理規定》，為檔案合理確定密級，並嚴格執行保密規定。
第十三條 原則上不許將檔案尤其是秘密級以上的檔案攜帶外出；確需攜帶外出的，必須經借用部門負責人和辦公室負責人簽字同意，公司主管領導批準，並嚴格遵守以下紀律：
（一）必須有安全保障；
（二）不準托人攜帶秘密文件檔案；
（三）不得辦理與檔案使用無關的事。
第十四條 辦公室要編製必要的檢索工具，充分利用現代信息手段，提高檔案使用效率。
第六節 銷毀
第十五條 對沒有歸檔和存查價值的文件材料，經辦公室鑒定和批準，統一進行銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記備案，並由負責國家保密資料銷毀的專門機構銷毀，保證不丟失、不漏銷。
對已批準需銷毀的檔案，必須在案卷目錄上予以注銷，並要執行兩人監銷製度。
第十六條 各部室門自行管理的檔案，由部門負責人鑒定是否需要繼續保存。如需銷毀，移交辦公室統一銷毀。
第七節 會計檔案的管理
第十七條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映公司經濟業務的重要史料和證據。公司會計檔案的管理製度執行財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》。未盡事宜，按本辦法規定執行。
第十八條 會計檔案在會計年度終了後，暫由財務會計部門保管一年。期滿後，由財務會計部門編造清冊移交辦公室保管。
第十九條 財務會計部門應指定人員專職或兼職管理會計檔案。
第二十條 會計檔案的借閱和查找，由財務會計部門負責人同意，公司主管財務的領導批準，財務會計部門會計檔案專（兼）職管理人員協助辦公室檔案管理人員查找。
第八節 附則
第二十一條 人事檔案具體規定詳見《人事檔案管理規定》。
第二十二條 本辦法自發文之日起施行。

附件：
河北金廠峪礦業有限責任公司
文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定
（試行）

前言：本《規定》所規範的是文書檔案，有關人事、會計、基建及其它專門文件材料的歸檔範圍和保管期限，按國家有關規定執行。
上級單位主送公司的重要公文、特別是需要貫徹貫徹執行的文件，為永久保管；平級單位主送公司的重要文件，保管期限一般為30年；平行單位主送公司的次重要文件，保管期限一般為10年。公司內行政和黨委文件為永久保管。
各部門文書檔案的歸檔和保管，按以下規定執行。
一、 黨委
（一） 黨辦工作
1. 上級主管部門下發的各種指示、通知、規定、批複文件等（永久）；
2. 公司黨委下發的各種指示、決定、決議、通知、規定等文件材料（永久）；
3. 黨委工作計劃、安排、規劃、總結、彙報、報告等材料（30年）；
4. 黨委會及擴大會議記錄，民主生活會記錄，政工會議記錄、黨政班子聯席會議記錄、紀要（永久）；
5. 黨代會全部材料（永久）；
6. 黨委調查研究材料、專題總結、經驗交流材料、領導講話、發言材料（30年）；
7. 機要保密工作，信訪工作材料（永久）；
8. 黨務工作大事記，公司誌的修寫（永久）。
（二） 組織工作
1. 組織機構設置與變更，支部改選（永久）；
2. 整黨、建黨、黨員評議，入黨等文件材料（永久）；
3. 黨員幹部任免、獎懲、審查考核（永久）。
（三） 宣傳工作
1. 宣傳工作計劃、通知、總結、規定等（10年）；
2. 重要專項活動報告、總結（如“三講”、先進性教育活動、大討論活動等）（永久）；
3. 政治思想工作調研材料、政研會材料（永10年）；
4. 反映公司重大活動的錄音、錄像、照片等（永久）。
二、 辦公室
1. 上級主管部門下發的通知、規定、決定、請示、報告、批複等材料（永久）；
2. 公司行政工作計劃安排、規劃、總結、彙報、經驗交流材料（永久）；
3. 總經理辦公會、企管會、黨政聯席會記錄、紀要、決定、決策、戰略等（永久）；
4. 會議發言，公司領導講話等材料（30年）；
5. 企業登記、經濟合同、協議、營業執照和各項證照等（永久）；
6. 外事活動的計劃、總結、簡報、出國考察報告等材料（30年）；
7. 機構設置、級別、印章的啟用和廢止（永久）；
8. 來信來訪處理意見，重要的為永久，一般的為30年；
9. 公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎旗、牌匾、獎勵等（永久）；
10. 企業大事記（永久）。
三、 紀委
1. 紀檢工作通知、規定、請示、決定、會議紀要（永久）；
2. 紀檢工作計劃、安排、總結、彙報（30年）；
3. 紀檢工作會議記錄，經驗交流材料（30年）；
4. 黨風黨紀黨規和廉政建設材料（永久）；
5. 紀檢信訪工作，統計報表（30年）。
四、 工會
1. 工會工作通知、決定、決議、規定（永久）；
2. 工會工作計劃安排、總結、彙報材料（30年）；
3. 工會會議記錄、員工代表組長會議記錄，擴大會議記錄，職代會、工代會文件，提案處理結果（永久）；
4. 組織機構設置，幹部任免，會員管理（永久）；
5. 民主管理，班組建設，幹部評議，員工教育等材料，集體合同有關材料（永久）；
6. 勞動競賽、評選勞模、先進材料（永久）；。
7. 退管會工作材料（10年）；
8. 工會財務管理，統計報表材料（永久）；
9. 合理化建議及實施成果（30年）。
五、 人力資源部
1. 勞動人事工作的通知、規定、請示、報告、批複（永久）；
2. 勞動定員、定額、指標、申請就業、幹部工人招聘錄用，選拔、任免、培訓轉正、定級，複退軍轉安置的有關資料（永久）；
3. 離休、退休、辭職、辭退、公證、勞動保險等有關材料（永久）；
4. 各類專業技術人員（包括技師）職稱、職務評定、聘任、考核材料（永久）；
5. 幹部考察、考核材料（包括出國人員政審等）（永久）；
6. 工資改革、用工製度改革、幹部製度改革，養老保險等有關文件（永久）；
六、 技術部、地質部
1. 計劃統計工作的通知、規定、請示、報告、批複等。
2. 年度生產計劃和專項計劃采掘及計劃調整和調整下達的計劃指標（10年）；
3. 中長期發展規劃和設想（永久）；
4. 技改項目的申請、批複、設計和施工方案，驗收材料等（永久）；
5. 重要的地質探礦報告，地質勘探項目申報材料、地質勘探項目評審會重要的文件材料（永久）；
6. 地質工作有關規章製度（30年）；
7. 重大工程質量檢查情況記錄結論、報告（永久）；
8. 采空區管理有關資料（永久）；
9. 設備管理工作的通知、規定、請示、申請、報告、批複等材料（永久）；
10. 公司內所有重要設備圖紙，說明書、合格證材料（永久）；
11. 節能措施，耗能情況表，節能方案，獎懲等材料，重要的30年，一般的10年。
七、 企業管理部
1. 技改項目的申請、批複、設計和施工方案，驗收材料等（永久）技改項目的申請、批複、設計和施工方案，驗收材料等（永久）
2. 審計、監察工作通知、規定、請示、報告、批複、會議材料（永久）；
3. 專項審計的通知、報告、結論、決定、調整、證明材料（永久）；
4. 案件處理和處分材料：包括批準立案的報告、審查結論、處理決定、結案報告及與本案有關材料（永久）；
5. 重要的來信材料、檢舉、控告材料和結論材料（永久）。
八、安全環保部
1.安全環保工作的通知、規定、請示、報告、批複等（永久）；
2.安全環保工作會議記錄、紀要（30年）；
3. 安全環保措施（包括安全教育、02manbetx.com 預防措施）（10年）；
4.02manbetx.com 調查、03manbetx 、請示、報告、批複、處理意見等材料（永久）；
5. 環保調查、監測記錄、汙染治理、綜合利用（廢氣、廢水、廢渣的治理和利用、費用的賠償）（10年）；
6. 職業病的防治及管理（10年）。
九、 保衛部
1. 治安保衛工作通知、規定、請示、申請、報告、批複、會議材料（永久）；
2. 案件調查、處理及獎懲材料（永久）；
3. 消防工作及礦區消防網絡圖等資料（30年）；
4. 護礦及治理民采材料（永久）。
十、 選礦廠
工藝革新、技術改造方案設計、實驗記錄、結論報告等資料（永久）。
十一、 財經部
1. 財會、經營管理工作通知、規定、請示、報告、批複、協議、合同等材料（永久）；
2. 財會、經營管理計劃、安排、總結、彙報材料、財務管理製度（30年）；
3. 經濟活動03manbetx 的有關材料（10年）；
4. 固定資產的新增、報廢、清產核資、資產評估等有關材料（永久）；
5. 資金管理、費用調撥：包括控購及費用開支，專項資金的提取分配和獎金發放。
6. 財務預、決算及編製的各類財務報表，重要的為永久，一般的為30年；
7. 有關財務大檢查的文件材料（30年）；
8. 參加上級財務會議、活動及培訓的文件材料（10年）。
十二、 外事辦公室公室
1. 後勤工作的通知、規定、請示、申請、報告、批複等（永久）；
2. 對外形成的所有資料，如土地、樹木的征用、補償的申請、批複、協議、合同等（永久）；
3. 住房分配及管理：分配方案、管理製度、房改的有關材料等（永久）。
十三、 職工醫院
醫院管理、計劃生育工作，醫療設備的有關資料（永久）。
十四、 物業公司
1. 水、電、能源工作的通知、規定、請示、申請、報告、批複、協議、合同等材料（永久）；
2. 建購房屋的所有資料：包括土地征用，基建項目請示、批複、設計方案、圖紙、水、暖、電設計，預決算、施工協議、合同、價值、驗收結果的竣工報告（永久）；。
3. 各種統計報表，重要的永久，一般的30年。