煤礦行政管理製度
第一章 印章使用管理
第一條 印章是憑信，是本礦對內外行使權力的標誌，印章的管理應做到分散管理，相互製約，為明確使用人和管理人的職權，特製定如下管理製度。
第二條 本礦行政印章必須由人力資源與行政科指定專人管理。
第三條 凡需使用印章的，均需經主要領導或已授權的分管領導批準，方可到人力資源與行政科蓋章 。
第四條 人力資源與行政科應對所蓋印章的文書內容進行審查，對有疑問的應進行落實後再進行用印。
第五條 對於本礦所下發的文件，要經主要領導或人力資源與行政科主任批準。
第六條 所蓋印章必須進行登記，登記項目包括時間、用印單位、事項、經辦人姓名、批準人姓名等。
第七條 其他單位的職能印章，主要是用於各單位的內部使用，已經刻製的職能單位章，需由單位主管負責人進行保管並嚴格該章的使用辦法。
第八條 廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫《廢止印章申請單》，並呈人力資源與行政科核準後交礦由公司統一廢止或繳銷。
第九條 遺失單位印章時，應由印章保管人員填寫《廢止印章申請單》，並呈人力資源與行政科和分管礦長核準，待簽批遺失處理及處罰意見後，交由公司處理。
第二章 文件管理規定
第一條 為規範文件、簽報管理程序，較好發揮指導實際工作的功能，及時傳達和了解上級相關指示精神，特製定文件、簽報管理規定。
第二條 發文單位文件起草後，經部門負責人審核、單位主要負責人簽字，由人力資源與行政科負責審核、編號、印發、校對，並建立發文登記本，按照文件規定上報或下發到相關單位。
第三條 人力資源與行政科收到上級各類文件後，由文件專管人員進行分類登記，人力資源與行政科負責人根據文件內容，提出擬辦意見，及時送達主要領導進行閱批。
第四條 需要傳閱的文件，要按照文件傳閱的程序進行傳閱，先送達主要領導閱批，然後根據主要領導批示範圍進行傳閱。不得漏傳或自行擴大傳閱範圍。在文件傳閱過程中，需要反饋結果的文件，要及時催辦和反饋，並在文件上注明。
第五條 文件專管人員要及時掌握傳閱文件的走向，嚴禁文件在傳閱過程中失控，文件收回後應立即清點，保持傳閱卷的整潔衛生，並注意保密。
第六條 屬於簽報類的文件，由簽報的發起單位負責起草，按照規定統一的編號、格式，由人力資源與行政科打印、校對，按照規定的簽報流程上報。上級簽批後的簽報文件，簽報起草單位負責跟蹤落實。
第七條 簽報文件的起草單位要嚴格按照上級的要求起草並對簽報的真實性負責，不得違反上級有關規定，對隨意起草或重複亂打簽報文件的單位將追究有關單位和人員的責任。
第八條 文件處理執行完畢後，應分類存檔，以備查閱歸檔和回收，各單位需要借閱的業務類文件，按照檔案文件的管理規定辦理借閱手續後，方可借閱或複印。
第三章 公務接待管理規定
第一條 礦所有公務接待業務由人力資源與行政科負責，業務對口單位來人的公務接待由礦領導研究安排對口單位領導負責接待。
第二條 對上級有關來人的接待礦上要專門作出安排，必要時召開專業會議，製定接待工作計劃和行程路線安排，來人接待時礦領導要主動出門迎接，做到主動熱情；需要彙報工作時要提前準備好彙報材料。
第三條 公務接待室或會議室要提前布置好，如擺放水果、幹果、紙巾、瓶裝水等，必要時要擺放鮮花、席卡等。公務活動過程中對需要進行全程攝像、照像的，要安排專人做好相關事務工作。
第四條 接待過程中要有專門服務人員負責接待場所的茶水供應工作，當來人離開時，接待服務員要及時將接待室內的招待用品（具）及時回收，並關閉接待室內的空調、門窗等，發現來人遺留物品時要及時提醒。
第五條 上級公務來人需要安排休息的，礦應另行作出安排，做到房間內要確保整潔和衛生，並提前安排整理和打掃，房間無人住宿時每星期打掃2次，有人住宿的每天打掃1次，對住處內的床單、被罩等用品要及時清洗，確保幹淨整潔，確保隨時可以使用。
第六條 礦公務用的接待室、會議室和礦領導辦公室內的衛生要始終保持清潔衛生。其中礦領導辦公室、礦會議室、接待室等衛生打掃、整理工作堅持每天打掃2次，並保持室內地麵、窗台、辦公桌椅、沙發、茶幾、書櫥、飲水機等無汙垢、灰塵，不及時打掃的每次罰款20元。
第七條 礦領導辦公室、會議室、接待室內的物品要妥善保管，室內的茶水每天供應一次，如發現沒有及時更換的每次罰款20元。
第八條 嚴禁外來人員隨便進入礦領導辦公室和接待室。當礦領導不在礦時，，必須由人力資源與行政科人員在現場監護，方可進入礦領導辦公室。
第九條 加強公務接待場所房間鑰匙和公物的管理，礦領導辦公室、會議室、休息室、接待室的鑰匙有專人負責保管，嚴禁隨意放置或私自配製。由於個人的工作失職而造成一定影響或物品丟失的，由個人承擔相關責任。
第十條 礦在公務活動中所涉及的相關人員要有良好的職業道德和個人素質修養，嚴禁翻閱領導的文件以及查看領導的物品，並遵守保密製度，不得泄露談話內容和會議記錄。
第十一條 協助做好礦大型活動和文藝演出的宣傳、組織和事務性安排等工作，公務活動過程中的相關資料要隨時積累和存檔保管。
第四章 員工出差管理
第一條 為了進一步規範礦員工出差管理工作，強化成本管理意識，合理控製差旅費開支，並結合礦實際情況，特製定本規定。
第二條 礦內采取流程審批與預算控製相結合的辦法進行管理。各項開支應堅持勤儉節約，避免浪費。
第三條 審批程序和權限
（一） 礦內員工出差，應填寫《出差審批單》，並按以下權限審批：
1、礦副總、各部門負責人出差，報請礦長審批。
2、副礦長出差，報請礦長審批。
3、礦內其他人員出差，報請部門負責人、分管領導審批。煤礦其他人員出差，由礦長批準。
4、員工出差時限由派遣領導予以核定。部門人員協同出差的，由主辦業務部門或人員填寫。因公務緊急，未能履行出差審批手續的，出差前可以通訊方式請示，出差後補辦審批手續。
（二） 已簽批的《出差審批單》須抄送人力資源與行政科，作為出差費用結算以及員工考勤的依據。無《出差審批單》的，人力資源與行政科不得為其預訂機票或火車票，亦不得為其支付和報銷機票或火車票票款。
（三） 因特殊情況暫時不能履行出差審批程序的，必須口頭獲得部門負責人或分管領導的批準，並於事後補充履行審批程序。
（四） 員工出差返回後須提交出差報告或填寫《出差報告單》。 《出差報告單》抄送人力資源與行政科。
第四條 出差費用標準
（一） 出差費用包括以下內容：
1、交通費（公路、鐵路、船舶、飛機等，包括抵達目的地後因無公司車輛接送產生的公交車費、出租車費等）
2、食宿費（住宿、用餐）
3、公雜費（電話、傳真、複印、郵政、彙款等雜用）
類別 出差地點 住宿標準用餐補貼標準
A類地區 北京、上海等 300元/日/間 60元/天
B類地區 其它直轄市、各大省會城市 260元/日/間 50元/天
C類地區 太原 220元/日/間 40元/天
D類地區 其他城市 150元/日/間 40元/天
（二） 礦員工出差按以下標準報銷酒店住宿費及餐費：
1、礦級人員出差費用據實報銷。
2、各部門負責人及其他員工統一按照以下標準憑票報銷費用，超出標準部分由員工個人支付（有招待任務者除外）。
注：各部門正職管理人員允許入住單人間。
（三） 礦員工出差按以下標準乘坐交通工具：
1、礦長、副礦長乘坐軟臥、動車一等座，路途較遠的，經批準後可乘坐飛機經濟艙；
2、其他員工可乘汽車或者火車硬座；
3、隨同高職級員工出行的低職人員，食宿隨高職級員工；
（四） 因陪同公司客戶外出或其他特殊情況下差旅費用超支或超 規格乘坐交通工具，須事先征得分管領導同意，並需在《出差審批單》上列明原因。
第五條 出差報批管理：
（一） 副總與部門負責人出差報礦長批準；
（二） 其他人員出差報副礦長批準。礦長簽批。
（三） 出差三天以下經部門負責人審核後報礦長批準；
（四） 出差三天以上的，報礦長批準。
第六條 備用金借支審批管理：
（一） 員工出差借支備用金應填寫《借款申請單》，經財務主辦人員按規定審核，按下列權限予以審批：
每筆支金經部門負責人審核，報礦長簽批。
（二） 員工因工作需要出差任務頻繁的可申請借支定額備用金。借款人借支定額備用金時，應提出書麵申請，經部門負責人審核，再根據本條第一款規定權限予以審批。礦對員工定額備用金借款申請和額度實行嚴格控製。
員工借支定額備用金後，出差報銷費用時可在核定金額內暫時不衝銷備用金，但需要再借備用金的，需將前次所借的定額備用金結清後方可辦理再借手續。員工借支的定額備用金須在當年末（12月20日之前）將所欠備用金餘額一次交清。次年如需繼續借支定額備用金，再行辦理借支手續。
（三） 員工借支備用金，其部門負責人應對該員工出差地點、往返路線和往返天數等的真實性負責。
（四） 借支備用金額度由財務主辦人員核準，其核發標準：
1、員工往返交通旅費，按實核發；
2、住宿費、夥食補助費、市內交通費等，按出差、學習的標準核發；
3、會務費，若主持召開的會議單位明確了會務標準的，按實核發；沒有明確會務費標準的，按260元每天的標準核發。
第七條 出差費用報銷：
（一） 員工出差憑飛機票、火車票、客車票等票據報銷差旅費，憑住宿費收據在規定的限額標準內按實際住宿天數報銷住宿費。夥食補助費按出差的自然天數計發。
（二） 出差人憑《借款申請單》辦理借款手續，出差返回後應於一周內到財務部辦理報銷手續。報銷差旅費用需填寫《差旅費報銷單》。
（三）出差過程中發生的招待費用，按照礦相關規定辦理。
（四）發生費用由人力資源與行政科進行稽核。
第八條 其他事項
（一） 員工省外出差，原則上不允許單人自駕車，若有司機駕車隨同出差，可隨出差人員食宿。
（二） 參加本地區培訓或會議，除會務特殊要求外， 原則上不在酒店或賓館住宿。員工出差到家庭所在地的,原則上不報銷住宿費。
（三） 礦內員工出差要自覺遵守本製度，對故意拖欠差旅費借款，逾期不辦理報銷手續的，除從本人工資中扣除外，取消其借支差旅費的資格。
（四） 出差人員要實事求是，如發現弄虛作假現象一律按礦有關規章製度嚴肅處理。
第五章 檔案管理製度
為規範本礦檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特製定本製度。
第一條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部活動中形成的各種有保存價值的文件材料，接收上級來文來函，都要按照本製度的規定，分別立卷歸檔。
第二條 應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
第三條 凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔範圍。本單位的設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散後清算等方麵的文件材料。本單位製度體係、會議紀要、內部發文（包含主要領導批示後的各項工作流程、決定等）。
第四條 歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批複、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。
第五條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批複在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後。
第六條 卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正麵的右上角、背麵的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背麵編號。
第七條 按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容。
第八條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
第九條 凡是反映本單位主要職能活動和曆史的，對本單位有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。凡是反映本單位一般活動，在較長期時間內對本單位工作有利用價值的文件材料，列為長期保管。凡是在較短時間內對本礦有參考價值的文件材料，列為短期保管。
第十條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 主要領導核定密級。有密級檔案隻許在檔案室翻閱，不許帶離本室；密級檔案複製時，需經辦公室主任及副總以上領導批準。有密級檔案隻限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任及副總以上級領導批準。
第十一條 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
第十二條 各單位因工作需要，借閱本單位的業務檔案需經本單位領導批準，然後到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。
第十三條 各單位借閱非本單位的業務檔案須經檔案所屬單位同意或分管負責人批準。
第十四條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上注銷。
第十七條 借閱檔案的人員，不得泄密、塗改、折散、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經單位主要領導批準，方可借出。
第十八條 所有員工使用的公用電腦，要做好各自電腦的保密工作；需使用的移動硬盤和U盤要妥善保管，防止丟失或借與無關人員使用。
第十七條 檔案存檔負責部門要定期對所保存的檔案進行鑒定，對於保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。檔案鑒定工作由單位負責人主持，有關單位參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。 檔案材料鑒定小組審定，並經上級部門批準後，方可銷毀。銷毀檔案材料，要由二人以上並在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀冊上簽字。
第十八條 凡違反檔案管理製度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件交回，並對相關責任人和單位領導各罰款100元～500元。
第十九條 泄露本單位檔案秘密的，塗改、拆散或未經單位領導批準轉借、複印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，並予以通報批評；如造成惡劣後果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
第二十條 檔案管理者丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
第六章 檔案保密製度
第一條 檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案管理部門和檔案專職工作人員，必須遵守檔案保密製度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案資料的安全。
第二條 檔案資料有人力資源與行政科設專人保管，凡借用檔案，必須經檔案專管人員提供，任何人不得直接動用。
第三條 借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱製度辦理手續，限期使用，按期返還，歸還檔案時檔案專管人員要認真檢查核對，發現問題及時彙報。
第四條 外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準，複製檔案或外供圖紙和技術文件，嚴格按照相關審批手續提供，任何單位或個人一律無權外借，對於擅自向外轉借，提供圖紙資料和技術文件等檔案資料者，必須追查責任，對於嚴重損壞企業利益者，依法追究相關人員責任。
第五條 停產或已施工完畢的圖紙和技術文件材料，以及其他經鑒定擬銷毀的檔案資料，集中彙報總公司審批，方可統一集中銷毀，其他任何單位或個人一律無權處理或銷毀。
第六條 如檔案管理人員發現有檔案泄密事宜，應及時報告，立即組織追查處理。
第七條 檔案管理人員不得摘抄、複印或攜帶機密文件、參觀、探親、訪友、更不允許將檔案材料私自帶回家中。
第七章 會議管理規定
第一條 為規範本礦會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特製定本規定。
第二條 接到上級部門的會議通知，由礦人力資源與行政科負責，及時做好記錄，認真填寫會議記錄單，然後交由參加會議的領導進行審閱。
第三條 本礦每月的大型調度會，每天下午的生產例會，無須提擬和審批。
第四條 本礦臨時行政會議由主要領導直接提擬或由主辦單位負責人提擬，一般由人力資源與行政科負責通知與會人員參加。
第五條 單位會議由各單位自行安排，但會議時間 、參加人等，不得與本礦會議衝突。
第六條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會，各類會議的優先順序為政府、公司、本礦例會、臨時行政會議、單位會議，因處置突發事件而召集的緊急會議，不受此限。
第七條 會議主辦單位提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。
第八條 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。
第九條 會議主持人應不遲於會前5分鍾到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。主持人一般應於會議開始後，進行點名，或將手機調為振動或關機狀態。然後將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
第十條 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要，會議主辦部門指定專人整理會議紀要；會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。
第十一條 所有參加會議的人員在會議規定召開時間後5分鍾內未到的，計為遲到。凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前5分鍾提前離開會場的，計為早退。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。
第十二條 凡無正當理由遲到、早退、缺席的每次處50元的罰款。凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。
