天隆集團公司霍洛灣煤礦行政、公務類管理製度彙編
1、礦長辦公會議製度……………………………………………31
2、礦行政會議製度………………………………………………32
4、印章管理辦法…………………………………………………36
6、檔案管理製度…………………………………………………42
6.1、檔案統計製度………………………………………………42
6.2、檔案安全保密製度…………………………………………43
6.3、檔案庫房管理製度…………………………………………43
6.4、機關檔案歸檔製度…………………………………………44
6.5、檔案資料借閱製度…………………………………………44
6.6、檔案鑒定銷毀製度…………………………………………45
6.7、檔案工作“三納入”製度…………………………………46
6.8、檔案部門“四參加”製度…………………………………46
(二)行政、公務類
礦長辦公會議製度
一、礦長辦公會議由礦長、書記、副礦長、副書記和總工程師組成，由礦長或礦長委托副礦長主持。
二、根據會議內容需要，有關部門負責人可列席會議,綜合辦公室主任或副主任參加會議並負責會務工作。
三、礦長辦公會議主要研究討論年度計劃內的日常基建生產經營和行政管理方麵的重要工作，聽取副礦長或有關部門負責人的彙報，決定行政日常工作方麵的有關事項。
四、礦長辦公會議的議程，由綜合辦公室主任根據各部門的請求、要求，副礦長、副書記的意見報送礦長確定。
五、凡提請礦長辦公會議研究決定的問題，須先做好充分準備，並將書麵材料提前一周交綜合辦公室，涉及幾個部門的問題，相互間要在會前進行充分的協商。
六、向礦長辦公會議彙報問題，要簡明扼要，有針對性，對方案或存在的問題，提出具體明確的意見。
七、礦長辦公會議的有關人員要服從會議的安排，不得缺席。如有特殊情況不能參加時，向會議主持人請假。
八、礦長辦公會議原則上每月召開一次，根據工作需要不定期召開。
九、礦長辦公會議形成的決議、紀要，由綜合辦公室負責草擬、呈簽、印發，相關單位、部門組織實施;會議形成的專業性文件，由業務部門草擬，綜合辦公室審核、呈簽、印發，相關部門執行。
十、礦長辦公會議形成的各項決議，決議事項的落實執行情況，由辦公室負責及時完成並督查、催辦和反饋。
礦行政會議製度
一、主持人：礦長或礦長委托人。
二、參加人：礦級領導及有關單位負責人。
三、時間：原則上每月召開一次，特殊情況可隨時召開。
四、要求：會議內容由辦公室負責收集提交主持人，同時負責會議記錄和紀要的整理並負責會議監督催辦工作。
五、內容：研究製定中長期發展規劃，研究解決礦當前存在的問題，安排本月主要工作，討論規章製度的建立和廢除，以及對職工的獎勵處罰，聽取部門的工作彙報，貫徹落實上級指示精神及其它須經會議討論決定的重大問題。
綜合辦公室管理製度
為了使綜合辦公室的辦公規範化、製度化、科學化，提高辦公工作效率和質量，樹立辦公室人員良好的形象，製定本辦法：
一、紀 律
1、遵守辦公時間，按時上下班，不得遲到、早退。因病、因事不能按時上下班時，必須以書麵形式向部門負責人或分管領導請假。
2、辦公室人員在工作接觸中或在接聽電話中要使用文明用語：您好請謝謝對不起再見。同時在工作中應當保持肅靜，不得大聲喧嘩、閑聊。
3、辦公設施和用具擺放整齊，保持整潔。
4、辦公時間不準收看電視、上網聊天、打遊戲或上網瀏覽與工作內容無關的事。
5、辦公室人員要樹立服務意識，要在上級與下級、部門與部門之間起橋梁作用。
6、辦公室工作人員應注重儀表，上班時著裝整齊，任何人不得在辦公區穿拖鞋、著背心或赤背。
7、艱苦樸素，勤儉節約，不浪費紙張、筆墨，人員離開辦公室應隨手關燈。
二、衛 生
1、辦公室應保持清潔，辦公用具無積塵，玻璃板下無雜物 , 牆壁無蜘蛛網、汙漬，痰盂、煙缸、紙簍勤清洗，無陳積。
2、辦公室內地麵無煙頭、痰漬，無紙屑、果皮和其它雜物。
3、窗戶玻璃明亮、幹淨。
三、文件起草
1、文件起草人員要加強業務知識的學習，搞好資料積累，不斷提高寫作能力，達到觀點明確、重點突出、文風嚴謹、文字簡練的要求，文種、格式符合要求，內容、數字、文字準確。
2、文件起草人員要認真領會領導的意圖、思想敏銳，反映快捷，注重質量，講求時效;格式正確，書寫規範。
3、文件起草人員要堅持實事求是，克服大話、空話、假話等不良風氣，客觀、真實、準確地反映事物的本來麵目。
四、文件呈批
1、呈送上級領導審批的公文必須是打印件，其文種、格式必須符合公文寫作要求，內容正確，文字準確。
2、呈送礦部門擬寫的公文在文稿前附《霍洛灣煤礦()發文稿紙》。
3、呈送上級機關或地方來文，均由辦公室秘書按來文收文號登記，並附《文件閱辦單》，必須簽有承辦人、領導的意見，逐級呈批後歸檔。
五、公文印發
1、辦公室應將公文文種、格式存放在計算機硬盤內，首先打印初稿，待礦領導審簽後再用正式公文頭紙印發;
2、打印經礦領導簽發的文件時，必須反複校核，無錯字、別字、漏字、漏頁，文字清晰，準確無誤後，方能按文件規定分發。
3、翻印上級機關下發的秘密公文，應經礦領導批準，嚴格控製印數。
六、電腦與存貯設備
1、電腦要指定專人管理，其他人員不得擅自上機自行操作。
2、不得使用電腦播放與工作、學習無關的光盤或打遊。
3、軟盤、U盤歸單位所有，指定專人保管，軟盤記錄的文件、資料，任何人不得據為己有，私自保存。
4、及時做好電腦硬盤內重要數據、文檔等資料的備份工作，以防電腦故障後造成重大損失。
5、備份軟盤、 U 盤由專人保管，不得擅自交他人代管或借用，確因工作需要借用，必須辦理借用手續，使用時嚴禁在軟盤上增刪文件內容，用完後及時退回。
七、接 待
日常的接待工作由綜合辦公室負責處理
1、投訴：
(1)、 接待人員必須文明用語、態度和藹、熱情周到、廉潔正派，不得與之發生衝突或吵鬧。
(2)、 對礦各部門或地方轉來的意見、投訴類信函、電話等，及時記錄備案，及時轉送或轉告各分管領導，按投訴內容，由各分管領導處理。
(3)、 辦公室根據投訴、信訪等內容應及時督促相關部門，將處理情況書麵彙報並回複來函者。
2、待客：
(1)、 接待來客應熱情周到，合理安排陪同人員，實行對口接。
(2)、 厲行節約，不搞鋪張浪費。
印章管理辦法
一、目的
為了規範印章管理，維護我礦形象和合法權益，實現印章管理的製度化和規範化，特製定本辦法。所有用印手續均按照本辦法履行簽字審核手續。
二、印章的分類
我礦的印章根據用途、類別分為：礦公章、財務專用章、部門內部公章。
三、具體內容
1、管理
(1)、各類印章的使用須嚴格登記程序，完成審批手續後方可用印;不符合規定和不經主管領導簽發的文件、合同等公章保管人有權拒印。
(2)、任何情況不得攜出各類公章或外借。若因工作需要，確需將公章帶出，須提交申請，經礦長批準後，方可帶出。公章帶出期間，隻可將公章用於申請事由，並對公章的使用承擔一切責任。
(3)、各類公章的保管人嚴格執行印章管理製度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規用章。
(4)、綜合辦公室主任不在崗時需由指定專人代管，雙方做好印章的臨時交接手續。
2、各類印章的適用範圍：
(1)、礦印章的使用範圍：
①、礦對外簽發上報的文件
②、礦與相關單位聯合簽發的文件
③、由礦出具的證明及有關資料
④、礦向上或對外提供的財務報告
⑤、我礦的章程、簽訂的協議
⑥、員工的調動、任免及聘用
(2)、財務用章主要用於我礦內部的貨幣結算和現金付訖等相關業務。
(3)、部門內部公章主要用於部門內部向上或經礦裏審核後對外發布的各類通告信息等。
3、各類印章的管理
(1)、礦公章的保護和使用
①、公司公章由綜合辦公室主任負責保管與使用。
②、使用公章需履行登記手續，由經辦人到綜合辦公室填寫《公章使用登記表》，寫明印事由，並經綜合辦公室主任審核同意後，方可用印。
③、以礦名義上報、外鬆、下發的文件、資料的。綜合辦公室主任同意，經由礦長或分管領導審閱批準後方可加蓋印章。
④、任何人不得以任何理由要求在空白的書麵上加蓋印章。
(2)、財務專用印章的保管與使用
①、財務專用章由財務科長負責保管。
②、財務專用不得交於出納人員自行保管和使用。
③、除正常的財務需要用到財務專用章外，其他的事項必須經過財務科長報請礦長批準後方可使用，履行登記手續寫明用章事宜，經審核同意後，方可用印。
④、任何人不得以任何事由在空白書麵上加蓋財務專用章。
(3)、部門印章的使用
①、部門印章規則部門負責人保管
②、部門印章隻限於部門對礦內部證明和書麵往來內容使用或在礦裏批準情況下，所在部門服務信息的對外發布。
③、嚴禁部門越權使用印章或私自代替礦同其他團體及個人簽訂協議或任何形式的書麵文書。
四、失職責任
由於審批人的過錯或者印章保管人的過失行為所履行蓋章手續而導致礦裏遭受經濟損失的，責任人應當負責賠償或者由礦裏酌情處以相應經濟處罰。
三費管理製度
一、辦公費管理製度
1、辦公費包括：電話、傳真、打印機、打印圖紙、辦公用品、檔案用品等日常小型費用支出。
2、辦公費由綜合辦實行統一管理，建立各科、室、隊辦公費用登記表，其業務量大小、核定費用，超資部分費用自理。
3、凡配置微機的科、室、隊，內部文字材料打印由自己負責，以礦上報文件由辦公室按文件標準統一印製。為免避免多頭維修，對微機維修實行統一檢修製度，微機打印機、傳達室真機所需消耗材料提前計劃報辦公室統一購置。
4、電話根據對外聯係業務量大小進行核定，礦長(書記)：160元/月，副礦長100元/月，機關科室正職50元/月，機關副職、非機關正職25元/月。
5、由綜合辦負責辦公用品的統一采購、保管、發放。發放時間為每月月初1-3日，其它時間一般不予發放，同時各部門要指定一名辦事員按期領取。
二、來客接待用餐管理製度
1、接待用餐標準
(1)、天隆集團、煤炭分公司級領導、地方官員：便餐25元/人.餐;宴請50元/人.餐。
(2)、兩級公司部門級領導、地方部門級領導，便餐：20元/人.餐;宴請40元/人.餐。
(3)、兩級公司部門一般人員、普通客人，便餐：15元/人.餐，宴請30元/人.餐。
(4)、廠家等非係統內的常住客人，除禮節性的接待按上述級別標準執行外，日常用餐原則上一律自理，礦裏僅提供用餐場所，給予適當補貼。
2、審批程序
(1)、兩級公司領導或地方官員來礦檢查指導工作時，由礦長或礦長指定的其人礦領導接待，宴請由礦長簽批，礦長不在時由分管常務礦領導簽批後，由辦公室按“標準”派餐。
(2)、兩級公司部門及地方部門級領導來礦時，由分管領導對事對口接待，宴請由礦長簽批後，辦公室按“標準”派餐。
(3)、公司係統和地方業務聯係單位的部門業務人員來礦，由相應業務科室接待，宴請經辦公室分管礦領導審批後由辦公室按“標準”派餐。
(4)、係統內大型活動(會議檢查驗收)由礦長簽批後辦公室詳細安排。
(5)、便餐由負責接待的礦領導或部門通知辦公室，統一由辦公室“標準”派餐。
(6)、外出聯係業務需招待時，應事先和主管礦長申請，由主管礦長確定標準後，方可進行操作。
(7)、確因業務所需或參加禮儀場會，需饋贈紀念品應事先由礦長批準後方可饋贈，紀念品由辦公室事先統一購置。
3、發生接待費的單位按財務審核程序每一個月結算一次。
4、其他
(1)、原則上中午公司係統內員工不宴請。
(2)、對外來客宴請，辦公室要派人參加，嚴格掌握。
三、非生產車輛管理製度
1、用車範圍
(1)、礦級領導
(2)、科室負責人
(3)、確因工作特殊，任務緊急必須配備車輛方可辦理業務的科室工作人員(如提款等)。
(4)、礦內安排午間、夜間值班期間，確需到現場巡查的值班人員。
(5)、職工及家屬發生急病或其它意外緊急情況，無法解決交通工具，需及時外出搶救的職工及家屬。
(6)、兩級公司或地方政府組織會議、學習需統一安排車輛接送的人員。
(7)、上級單位和業務往來單位來礦聯係工作需派車接送領導或人員。
2、審批辦法
(1)、科室領導用車時填寫用車單，經分管辦公室的礦領導審批後由辦公室派出。
(2)、科室工作人員因工作特殊任務緊急用車時必須填寫用車單，經科室負責人同意，報分管辦公室的礦領導審批後由辦公室派出。
(3)、午間、夜間值班人員到現場巡查工作用車或其他人員調用值班車，均由值班領導派出。
(4)、參加會議、學習人員用車，憑會議、學習通知單或由辦公室核實後派出。
(5)、上級單位和業務往來單位用車，由負責接待人員和辦公室聯係後，由辦公室酌情派車。
3、其他
(1)、非生產車輛統一由綜合辦公室管理，保證車輛的正常派用。
(2)、日準備用車部門一般均需向管車部門提前通知或申請，以便管車部門酌情統籌安排車輛，同一部門一日內在同一線路一般不予重複安排用車(緊急特殊情況例外)。
(3)、部門報送報表或文件材料一律不予派車，統一交辦公室傳遞。
(4)、凡外出用車均要按審批程序辦理手續，實事求事申請用車，不得假公濟私，虛冒騙取，也不得擅自延長或改變行車路線，一經查實，除本人承擔該次用車費用外，另處200元的罰款。
(5)、除伊旗、礦區以外的業務，原則上不予派車，一律按出差給予辦理。
檔案管理製度
一、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。
二、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
三、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。
四、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。
五、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。
檔案統計製度
一、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。
二、及時、準確登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
三、做好檔案室所藏檔案種類、製成材料、設備和裝具統計。
四、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。
五、有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、準確無誤。
檔案安全保密製度
一 、嚴格遵守黨和國家的有關保密製度加強管理，防止丟失、泄密。
二、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或複製的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、複印。
三、需要帶回使用的檔案，需經領導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。
四、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批準後，方可調閱。
檔案庫房管理製度
一、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。
二、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
三、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班後要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外02manbetx.com 發生。
四、庫房內要保持清潔衛生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防汙染等措施。
五、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
機關檔案歸檔製度
一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的文件材料)，均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。
二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。
六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續 。
檔案資料借閱製度
一、借閱檔案，履行審批手續，辦理借閱登記，借閱完畢由借閱者填寫檔案利用效果登記。檔案管理人員負責查找，借閱者一律不得進入檔案庫房，也不準代借代查。檔案是在閱覽室查閱，還是借出外用須在請求批準時說明。
二、機關工作人員借閱檔案，凡保密的檔案材料，一律由分管領導批準;凡非保密性檔案材料，由辦公室主任批準。
三、外單位借閱檔案材料，須持身份證和單位介紹信，經分管領導批準。原則上不提供對外服務。
四、借閱檔案者必須嚴格遵守黨和國家保密紀律，不得泄密。對泄密者要追究責任，酌情予以處理。
五、對借閱的檔案，不準汙損、折卷塗改，更不準私自抽取卷內文件，違者按有關規定予以處罰。
六、如發現檔案丟失時，除說明原因、追究責任外，還應立即向保安部門報案，並彙報分管領導。
檔案鑒定銷毀製度
一、檔案的鑒定與銷毀必須按規定的程序進行.一切檔案未經鑒定、批準，不得銷毀。
二、檔案的鑒定分以下兩個方麵：
1、初步鑒定：與檔案的立卷同步進行。任務是確定文件、資料是否歸檔的界限，製定檔案的保管期限。
2、期滿鑒定：按照保管期限進行鑒定。任務是審查案卷的保存價值，確定案卷是否銷毀。
檔案通過鑒定，要求達到保管期限準確，質量達標，鑒定中發現檔案不準確、不完整，要及時責成有關部門和人員負責修改、補充。
三、檔案鑒定工作要在辦公室主任主持下，由檔案室和有關部門的專業人員組成鑒定小組，依據檔案的保管期限和有關法規，有組織、有計劃地進行。要采取直接鑒定法，即對保管期滿的檔案，均須直接地、逐件、逐步地進行審查，按實際情況判定其價值，決定其銷毀或延長保存期限，並注明鑒定意見。保管期限未滿的檔案資料不得銷毀。
四、批準銷毀的檔案，要編製檔案銷毀清冊，寫出銷毀內容03manbetx 報告，經複審後方可銷毀。
五、銷毀檔案必須指定專人監銷，銷毀人和監銷人要分別在銷毀清冊上簽字。檔案銷毀任務完成後將銷毀清冊存檔。
檔案工作“三納入”製度
公司檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序：列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃;列入公司部門的職責範圍和有關人員崗位責任製。
檔案部門“四參加”製度
公司產品試製定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收、新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，主持單位或部門要提前通知檔案部門參加與驗收文件材料，並及時歸檔。
