煤礦基本建設項目檔案收集歸檔要求和整理方法

煤礦基本建設項目檔案收集歸檔要求和整理方法

　　內 容 提 要

　　v 建設項目文件的幾個基本概念

　　v煤礦基本建設項目文件的收集

　　v煤礦基本建設項目文件的整理

　　v煤礦基本建設項目檔案歸檔要求

　　煤礦基本建設項目檔案收集、整理、立卷工作是沿用1994年原煤炭工業部印發《煤炭工業企業檔案分類規則》，該規則對煤礦基本建設項目檔案的收集範圍和分類予以明確。1998年國家檔案局、原國家計委發布《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》對基本建設項目文件材料歸檔範圍和保管期限進行了規定。2002年國家檔案局頒布了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》(中華人民共和國行業標準DA/T28—2002)，再次修改和明確了建設項目檔案歸檔範圍和保管期限。

　　2006年國家檔案局、國家發改委印發了《重大建設項目檔案驗收辦法》，明確規定：“項目檔案是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。這一係列的規則出台，使項目檔案工作更加規範化、製度化，進一步明確了檔案工作在項目建設中的職責和地位，也使項目檔案工作有章可循，有法可依。

　　第一章 建設項目文件的幾個基本概念

　　建設項目文件：是指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等，並以紙質、膠片、光磁盤載體等形式存在的全部文件。包括項目前期文件、項目施工文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。

　　1.單項工程

　　指具有獨立設計文件，可以獨立組織施工，建成後可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程。如：煤礦基建項目的礦井、洗煤廠、鐵路專用線、辦公樓、宿舍樓等。

　　2.單位工程

　　指具有獨立設計文件，可以獨立組織施工，但建成後不能獨立發揮生產能力或工程效益的工程。如：煤礦基建項目的巷道、峒室、井底車場等。(進行檔案收集整理先確定單位工程數量)

　　3.項目前期文件

　　指開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件。煤礦基建前期項目文件重要的有：國家發改委的立項核準，國土資源部門采礦許可，煤炭部門的設計審批、設計勘查、安全專篇，屬地審批的征地、拆遷補償協議等。

　　4.項目施工文件

　　指項目施工過程中形成的反映項目建築、安裝情況的文件。主要有開工報告，技術交底，原材料及構建出廠證明質量鑒定，設計變更通知，施工記錄等。

　　5.項目監理文件

　　指監理單位對項目工程質量、進度和建設資金使用等進行控製的文件。主要有監理協議，工程材料複查報告，工程質量記錄、質量02manbetx.com 處理記錄，監理日誌月報等。

　　6.項目竣工圖

　　指項目竣工後按照工程實際情況所繪製的圖紙。歸檔前要求加蓋竣工圖章和有關責任人簽字。

　　7.項目竣工文件

　　指項目竣工時形成的反映施工(指建築、安裝)過程和項目真實麵貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖和監理文件組成。

　　(煤礦基本建設的礦、土、安單位工程都應該有竣工資料和竣工圖。現在施工單位在竣工時移交的多是已裝訂成冊的竣工資料。)

　　8.項目竣工驗收文件

　　指項目竣工後試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件(有安全、工程質量，環保、消防、勞保、檔案竣工驗收資料)。

　　9.項目文件歸檔

　　建設項目的設計、施工、監理單位在項目完成時向建設單位或受委托的承包單位移交經整理的全部相應文件;項目建設單位各機構將項目各階段形成並經過整理的文件定期報送檔案管理機構。

　　10.項目檔案

　　指經過鑒定、整理並歸檔的項目文件。

　　項目文件資料經過分類、整理、加蓋歸檔章、編製檔號、裝入檔案盒，在檔案盒上填寫案卷名、檔號、盒號，填寫備考表，編製案卷目錄、卷內目錄，形成的項目檔案。

　　第二章 煤礦基本建設項目文件的收集

　　一、項目文件的收集

　　項目文件產生於項目建設全過程，項目文件的形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門人員的職責範圍、工作標準，並有相應的檢查、控製及考核措施。這段話表述意思是建設單位與施工單位、監理單位簽訂工程合同時應將項目文件收集整理移交作為合同條款一項內容予以確定

　　(舉例)。

　　1.煤礦基建項目各階段文件收集與各方職責

　　凡是反映煤礦基本建設項目有關的重要的職能活動，具有考查利用價值的各種載體的文件，都應收集齊全，歸入建設項目檔案。

　　一般煤礦基本建設項目主要涉及四方麵單位，一是建設單位，二是設計單位，三是施工單位，四是監理單位。按照這四方麵職責進行項目文件收集

　　(1)項目準備階段形成的前期文件，應由建設單位各承辦機構負責收集、積累;勘察、設計單位負責勘察設計文件的收集、積累，並按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

　　前期資料(F.11)主要有可行性研究報告、項目評估、環境預測、立項審批文件。煤礦立項審批文件主要有國家發改委審核的立項核準文件，國土資源部門審批的采礦許可文件，環境保護部門審批的環境影響報告批複，煤炭部門的審批的礦井設計，安全專篇，礦長資格證、礦長安全資格證，工商管理部門注冊的企業名稱核準，屬地審批的征地批複，拆遷補償協議，前期與施工、監理單位簽訂的招投標合同，工程管理文件，以及竣工驗收後取得的煤炭生產許可證等。

　　勘察、設計單位負責收集礦井設計基礎資料、設計批複文件及資料(項目概算、機電設備概算、設計圖紙等)。煤田地質(E.12)煤田地質地形圖、煤田地質勘探圖、煤田地質儲量圖等，煤礦地質(E.13 )井筒柱狀圖、井底車場、運輸巷道、通風巷道、采區等地質剖麵圖，水文地質(E.14)，礦區測繪(E.23 ) 地形測量、三角測量、高程測量等 ，礦井測繪(E.24) 井上下對照圖、采區測繪等，工程測量(E.25)設備安裝測量、貫通測量、建築物沉降測量等資料。

　　(2)項目施工階段形成的文件，凡項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，並提交總包單位彙總;凡由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件。

　　施工階段:

　　礦建工程(F.12)資料，主要有主、付井井筒、巷道、井底車場、各類硐室、采區的施工、竣工資料;

　　工業建築(F.13)主要有主、付井井口、絞車房、皮帶走廊、煤倉、洗煤廠、通風機房、壓風機房、排矸係統、變電所、機修車間、安全監測調度中心等施工、竣工資料;

　　民用建築(F.14)有辦公樓、宿舍樓、浴池、衝燈房、鍋爐房、食堂、給排水管網、汙水處理、礦區廣場等施工、竣工資料。

　　安裝工程(F.15)主要有主、付井架安裝，井口設備安裝，井筒、井底機械設備安裝，提升機房設備安裝，排矸設備安裝，井上下變電所設備安裝，地麵空氣壓縮機房、通風機房設備安裝，消防泵房、井上、下排水設備安裝等資料。

　　除有其他約定，施工單位負責編製竣工資料和竣工圖;項目監理文件由監理單位收集、積累，並負責審核施工單位項目檔案收集情況。

　　(3)項目調試及試運行階段形成的文件，由試運行單位負責收集、積累;項目器材供應、財務管理資料的收集、積累由項目器材供應部及財務部負責收集。

　　設備儀器(H)主要是開箱資料，有合格證書，質量證書、使用說明，設備圖紙，裝箱目錄等，按照采掘、運輸、提升、通風、壓風、排水、安全監測等係統由設備科進行收集。

　　財務資料主要有財務憑證(K.11)、賬簿(K.12)、報表(K.13)、工資(K.14)等，財務資料可分種類按年度順序收集。

　　(4)職工檔案(L) 有職工名冊，勞動合同，健康體檢檔案等。

　　(5)特殊載體類(M)有照片、光盤、錄像帶、實物。

　　2.項目文件收集時間

　　各類文件應按文件形成的先後順序或項目完成情況及時收集;凡是引進技術、設備文件應首先登記歸檔，再行譯校、複製和分發使用。項目檔案收集工作應與項目建設同步進行。如：設計審批完成後及時向檔案部門移交設計基礎資料。每一階段工程完成後移交竣工資料，購置設備到貨開箱時移交隨機資料。

　　3.項目文件質量要求

　　(1)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續完備。

　　(2)需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、複寫紙、鉛筆等)書寫、繪製。

　　(3)複印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合存檔質量的要求。

　　(4)錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

　　(3-5年應重新翻錄以防消磁)

　　(5)長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

　　4.收集過程中存在的問題

　　(1)煤炭基本建設項目單位多是新組建單位，各項檔案製度尚未建立，缺乏項目檔案管理經驗和收集整理意識，給檔案驗收工作造成一定困難。(瑤嶺煤礦)

　　(2)煤炭基本建設項目周期長，從勘查、申報、審批到竣工驗收少則三、五年，多則十餘年，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成一定困難。

　　(3)煤炭基本建設項目要求工程進行招投標，單項工程多、標段多、合同協議多，參加施工單位多，給項目資料收集造成一定困難。

　　(4)檔案工作沒有與項目建設同步管理，檔案收集整理滯後。項目竣工驗收時，才知道有項目檔案驗收，驗收前突擊收集整理，缺少施工單位、監理單位把關，缺少驗收前工程圖紙資料審查把關，收集的材料圖紙全麵性、準確性不確定。

　　(5)項目檔案收集不完整，不規範，項目檔案缺項缺材料。容易缺項的檔案有：文書檔案，財務檔案，合同協議，設備資料、聲像檔案等。檔案內容不規範情況有：請示與批複不符，目錄與檔案內容不符，標題與材料不符，圖紙與實物不符，缺少設計變更通知等。

　　(6)收集存檔的無效文件。重要材料收集的是複印件，缺少原件，缺少檔案法律效力。收集到原件但缺少責任人簽字、蓋章，造成存檔無效文件。例如：竣工圖、竣工資料缺少竣工圖章和責任人簽字等。

　　二、項目竣工文件的編製(一般了解)

　　項目施工及調試完成後，施工單位、監理單位應根據工程實際情況和行業規定、標準以及合同規定的要求編製項目竣工文件。

　　1.竣工文件編製要求

　　(1)竣工文件由施工單位負責編製，監理單位負責審核。主要內容有：施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質量評定文件、材料(構、配件)質量保證書及複試文件、測量(調試)及隨工檢查記錄、建築及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質量02manbetx.com 報告等。

　　(2)根據《建設項目文件歸檔範圍和保管期限表》及項目實際情況，進一步收集所缺少的重要文件;文件數量未滿足合同或協議規定份數的，應按要求複製補齊。

　　(3)對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實，並按要求修改或補充標注到相應的文件上。

　　(4)與施工圖有關的設計變更、現場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨組卷，但應由項目主管部門或建設單位作出統一規定。

　　(5)凡為易褪色材料(如複寫紙、熱敏紙等)形成的並需要永久和長期保存的文件，應附一份複印件。

　　2.竣工圖編製要求

　　各項新建、改擴建、技術改造項目，在項目竣工時要編製竣工圖。項目竣工圖應由施工單位(包括總包和分包單位)負責編製。如行業主管部門規定設計單位編製或施工單位委托設計單位編製竣工圖的，應明確規定施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任。

　　(1)竣工圖應完整、準確、清晰、規範、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。

　　(2)按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編製單位在施工圖上加蓋並簽署竣工圖章。

　　(3)一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋並簽署竣工圖章。

　　(4)涉及結構形式、平麵布置、項目等重大改變及圖麵變更麵積超過35%的，應重新繪製竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋並簽署竣工圖章。

　　(5)同一建築物、構築物重複的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置並在編製說明中注明;不同建築物、構築物應分別編製。

　　(6)建設單位應負責或委托有資質的單位編製項目總平麵圖和綜合管線竣工圖。

　　(7)竣工圖圖幅應按GB/T 10609.3要求統一折疊(手風琴式)。

　　(8)編製竣工圖總說明及各專業的編製說明，敘述竣工圖編製原則、各專業目錄及編製情況。

　　3.竣工圖章的使用

　　(1) 竣工圖章的內容、尺寸如下圖所示，圖章長80毫米寬60毫米。

　　編製單位

　　竣 工 圖

　　編製人技術負責人編製日期

　　監理單位名稱監理人

　　(2)所有竣工圖應由編製單位逐張加蓋並簽署竣工圖章。竣工圖章中的內容填寫應齊全、清楚，不得代簽。

　　(3)行業主管部門規定由設計單位編製竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標，並按要求簽署竣工圖標。竣工圖標的內容格式由行業統一規定。

　　(4)竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。

　　4.竣工圖的審核

　　(1)竣工圖編製完成後，監理單位應督促和協助竣工圖編製單位檢查其竣工圖編製情況，發現不準確或短缺時要及時修改和補齊。

　　(2)竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合。

　　(3)竣工圖按單位工程、裝置或專業編製，並配有詳細編製說明和目錄。

　　(4)竣工圖應使用新的或幹淨的施工圖，並按要求加蓋並簽署竣工圖章。

　　(5)一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應將複印件附在有關卷冊中，或在備考表中說明。

　　(6)國外引進項目、引進技術或由外方承包的建設項目，外方提供的竣工圖應由外方簽字確認。

　　第三章 煤炭基本建設項目文件的整理

　　一、項目文件的整理

　　1.項目文件整理的職責

　　(1)建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，並按檔案管理的要求，由文件形成單位(建設、勘察、設計、施工及監理等)進行整理。

　　(2)建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件應根據文件的性質、內容分別按年度整理。設備技術文件、竣工試運行(生產)文件及驗收文件，按項目的單項或單位工程整理。

　　(3)勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。

　　(4)施工文件、檢查驗收記錄、質量評定按單位工程整理。

　　(5)監理文件按建設項目的專業、階段進行整理。

　　(6)設備資料、招投標資料應由建設單位整理;竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件、工程02manbetx.com 處理文件由施工單位整理。

　　2.項目文件的組卷

　　組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯係;分類科學，組卷合理;法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求

　　(1)管理性文件按問題、時間組卷;項目施工文件、竣工文件按單項工程、單位工程組卷，按照礦建工程、工業建築、民用公用建築、設備布置安裝各個單位工程順序組卷，項目竣工圖放在各工程竣工資料的後麵;設備文件按采掘、運輸、提升、通風、壓風、排水、安全監測等係統設備的台件組卷;監理文件按文種組卷;原材料實驗按單項工程、單位工程組卷。

　　(2)案卷及卷內文件不重份;同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。

　　3.案卷與卷內文件的排列

　　(1)管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

　　(2)施工文件按管理、依據、建築、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。

　　(3)設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。

　　(4)竣工圖按專業、圖號排列。

　　(5)卷內文件一般文字在前，圖樣在後;批複在前，請示在後;譯文在前，原文在後;正件在前，附件在後;印件在前，定(草)稿在後。

　　4.案卷編目

　　(1)卷內文件頁號的編寫

　　卷內文件有書寫內容的頁麵均應編寫頁號;頁號編寫位置，單麵書寫文件在右下角;雙麵背麵在左下角;圖樣的頁號編寫在右下角;成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號;各卷之間不連續編頁號。

　　(2)卷內目錄的編製

　　卷內目錄由序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號和備注等組成。

　　——序號：應用阿拉伯數字從1起依此標注卷內文件的順序，一個文件一個號;

　　——文件編號：應填寫文件文號或圖樣的圖號,或設備項目代號;

　　——責任者：應填寫文件形成部門或主要責任者;

　　——文件題名：應填寫文件標題全稱;

　　——日期：應填寫文件形成日期;

　　——頁號：應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號;

　　——備注：根據需要填寫。

　　(3)案卷封麵和脊背的編製

　　案卷封麵可采用案卷外封麵和案卷內封麵兩種形式，主要內容如下：

　　——案卷題名，應簡明、準確揭示卷內文件的內容。主要包括項目名稱、代字、代號及結構、部件、階段的代號和名稱等;項目名稱應與批準的原立項、設計(包括代號)相符;歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文;

　　——立卷單位，應填寫文件組卷部門或項目負責部門;

　　——起止日期，應填寫卷內文件形成的起止日期;

　　——保管期限，應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限;

　　——密級，應依據保密規定填寫卷內文件的最高密級;

　　——檔號，應依據建設單位提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的項目代號、分類號和案卷流水號。

　　案卷脊背，應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞。

　　案卷封麵及脊背地檔號，暫用鉛筆填寫;移交後由接收單位統一正式填寫。

　　(4)卷內備考表

　　——卷內備考表要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體文件的數量(見示例)，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等;

　　示　例：

　　文字材料20件，100頁，照片10張，附圖1張。

　　——卷內備考表排列在卷內文件之後;

　　5.案卷裝訂要求

　　(1)文件材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂，但同一項目應統一。

　　(2)卷內不應有金屬物。

　　(3)單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內容有：檔號、序號。

　　(4)外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。

　　6.卷皮、卷內表格規格及製成材料

　　(1)卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規格為310mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮紙板雙裱壓製。

　　(2)案卷內封麵、卷內目錄、備考表的尺寸為297mm×210mm，A4紙。

　　(3)卷盒和卷內表格印製應清晰端正。

　　7.聲像材料整理

　　聲像材料整理時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

　　二、項目文件的歸檔

　　1.項目文件歸檔要求

　　(1)建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成後，將經整理、編目後所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。

　　(2)根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成並通過竣工驗收後與竣工驗收文件一並歸檔。

　　(3)歸檔文件應完整、成套、係統。應記述和反映建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備;文件質量應符合項目文件質量要求。

　　2.項目文件的歸檔審查

　　施工單位在項目竣工文件收集、編製和整理後，應依次由竣工文件的編製方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確、情況和案卷質量進行審查或三方會審;經建設單位確認並辦理交接手續後連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

　　3. 項目文件的歸檔時間

　　除受委托進行項目檔案彙總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成後三個月內將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成後及時歸檔。

　　第四章 煤炭基本建設項目檔案的歸檔整理

　　一、項目檔案的歸檔整理

　　全部項目檔案的彙總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：

　　1.建設單位應根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則，以及項目實際情況，設計、製定統一的工程檔案分類編號體係(大綱或分類方案)。大中型項目按工程或專業進行分類，下設屬類。小型項目直接按項目、結構或專業分類。

　　按照《煤炭工業企業檔案分類規則》，煤炭基本建設檔案設置二級類目加案卷順序號，一級類目用英文字母標識，二級類目用數字標識，案卷順序號按數字排列。示例：F.12.15

　　F 一級類目，表示基本建設類;

　　12 二級類目，基本建設類的礦建工程

　　15 案卷順序號，礦建工程的第15卷(件)

　　小型煤礦項目單位工程比較少，直接用一級類目加案卷順序號。示例：F.15

　　F 一級類目，表示基本建設類;

　　15 案卷順序號，基本建設類第15卷(件)

　　2.依據項目檔案分類編號體係對全部項目檔案進行統一的分類和編號;建設單位(並責成設計、施工及監理單位)可先用鉛筆臨時填寫檔案號。

　　3.對全部項目檔案進行清點、編目後，編製打印項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

　　4.負責貫徹執行國家及本行業的技術規範及各種技術文件表格。

　　二、項目檔案的移交

　　1.項目檔案驗收合格後，建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收後三個月內，向生產使用單位及其他有關單位辦理檔案移交。

　　2.辦理項目檔案移交手續，應明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，並有完備的清點、簽字等交接手續;建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。(課程到此結束)