煤礦文件記錄管理製度

煤礦文件記錄管理製度
　　　　一、目的
　　　　為完善文件、記錄管理，保證質量管理體係有效運行，為產品質量滿足規定的要求提供證據，為采取糾正和預防措施以及保持和改進質量管理體係提供信息。
　　　　二、實施措施
　　　　1、本文適用於質量管理體係所要求的所有受控文件和表單記錄的管理；
　　　　2、公文管理、財務管理文件不在本文件管理範圍之內，應按照集團公司相關規定進行管理；
　　　　3、各部門負責對本部門文件記錄進行控製管理，包括記錄的形式、填寫、標識、收集、查閱、借閱、銷毀，歸檔存儲等，必要時形成統計數據；
　　　　4、綜合辦負責彙總編製《本安體係文件年度修訂》，保存相關文件記錄的編製修改記錄，保存各類文件原件和電子版本，記錄的樣本，並確定彙總記錄的有效期，保證礦用文件記錄為最新版本。監督程序文件的實施、檢查工作；
　　　　5、文件記錄的策劃和修改依據《本安體係文件年度修訂》執行，記錄的形式可以是表格、卡片、圖標、報告，也可以是拷貝的關盤、磁帶、軟盤、硬盤或膠片等；
　　　　6、表格記錄使用填寫時應確保與生產活動和體係運行同步，不得後補；表單記錄的內容不得隨意修改，必需修改時，應將該項雙杠劃去，將正確內容填寫於旁邊，並在旁邊簽名、注明修改日期；
　　　　7、表單記錄填寫內容應真實、準確、清晰、填寫完整、簽字齊全；表格記錄應標識名稱、日期等內容，便於收集、整理、查找；
　　　　8、各部門文件記錄保管員應及時收集、彙總本部門所使用的各類記錄，保持順序號或日期、頁碼的連續，便於查閱；
　　　　9、需要向其他部門提供文件記錄時，按照《本安體係文件年度修訂》要求，經審核批準後方可提供其複印件，不得提供原件；外來人員查閱記錄，需經記錄保管部門負責人核實後查閱；
　　　　10、內部人員查閱、借閱、檢索索取記錄複印件，需經過記錄保管負責人同意，可在記錄保存處查閱所需記錄借閱記錄時應做借閱登記並限期歸還。任何人員不得索要記錄原件；
　　　　11、及時接收集團公司下達文件，並做好文件發布、分發以及相關記錄工作，建立《現行體係文件總清單》，各使用單位要建立《現行文件登記表》，並及時更新；體係文件由礦綜合辦負責發布和分發，綜合辦要保留文件發放、作廢文件回收和銷毀的記錄；
　　　　12、各單位對收到的新文件要及時傳達到每個員工，要保留傳達學習的記錄，員工要熟悉文件主要內容。
　　　　13、將作廢文件複印件從相關部門回收加蓋“作廢文件”章，對作廢的文件複印件填寫《作廢文件記錄》，記錄不得隨意銷毀，過期的記錄需經記錄負責部門主管核實批準後方能處置；批準銷毀的記錄，由各部門記錄保管人員負責銷毀，記錄銷毀時應有部門其他人員見證，並做《文件銷毀申請單》由銷毀人簽名、見證人簽名，部門主管審核確認。若有參考價值的記錄需保留時，由記錄保管人員在記錄的右上角用醒目顏色標明“過期”字樣；記錄的銷毀可采取粉碎、焚燒等方式處理；
　　　　14、各單位應建立《記錄清單》，明確各項記錄的保存期限和歸檔日期；所有部門和場所的文件和記錄由製定人員保管，存放整齊、分類清楚、標示清晰、便於查找和提供。