煤礦供應科業務流程控製

煤礦供應科業務流程控製

　　1、總則

　　1.1、為了有效發揮供應科各業務職能，提高業務人員辦事效率，明確機關人員職責和權限，有效監督各流程環節，實現精細化管理，以最佳的服務向全礦提供質優價廉的物資需求，特製定本流程控製。

　　1.2、供應科按其職能劃分五大流程環節，即物資采購計劃編製、物資采購、物資驗收入庫、物資發放，廢舊物資回收複用與處理等。

　　1.3、本流程控製依據業務處理順序，物資流動順序和票據傳遞順序為原則進行設計，力求科學、合理係統、嚴密。

　　2、物資采購計劃編製程序

　　主要實施崗位：計劃員 操作流程：

　　2.1、各生產區隊每月15日前依據下月生產任務，物資消耗定額，現場實際情況等因素編製下月物資需用申請計劃，經隊長組織本隊相關人員討論並由隊長審核簽字後報相關業務科室。

　　2.2、各業務科室根據礦規定材料分管項目，在充分考慮各單位、個環節在下月生產中的材料消耗及回收複用等情況下，審核各生產單位物資需用申請計劃，於每月16日前送供應科簽收。

　　2.3、業務科室同時對其主管物資需用申請計劃進行申報。

　　2.4、供應科計劃員根據區隊和科室物資需用申請計劃分類預算、庫存情況、市場供應情況及公司物資管理相關規定，編製全礦物資采購計劃。

　　2.5、計劃員在編製全礦物資采購計劃時，對區隊申請計劃會審一次，對每一項物資做出是否采購和采購多少的具體方案。對單項計劃不清楚或參數不齊全項目及時與區隊結合。

　　2.6、計劃員按物資品種及類別分別編製統管物資申請計劃和分管物資采購計劃，經供應科長、分管礦長審簽，報公司供銷部門審批。

　　2.7月中特殊情況需緊急采購時，由生產單位提報急用物資需用計劃及礦計劃外材料審批單，說明急用原因、需要到貨時間，並注明急用字樣等，經業務科室審核，分管礦領導簽字，報供應科。

　　2.8經供應科長審核簽字後送計劃員彙總，編製臨時物資采購計劃表，在經供應科長簽字後，按統管和分管範圍分別上報供銷部或形成采購計劃經分管礦長批準後執行。

　　相關要求

　　2.8.1、區隊物資需用申請計劃，要注明材料品名、規格、數量、需求日期及注意事項等。所需配件計劃，必須提前一個月申報，且注明規格、型號、圖號，主機廠家及詳細技術參數;特殊物資必須提前2個月申報計劃，如提升鋼絲繩、特種鋼材、運輸帶等;非標準件在上報計劃時必須附其圖紙。

　　2.8.2、區隊隊長對其上報的物質需用申請計劃，因考慮不周影響生產、威脅安全及物資長期閑置不用而造成積壓浪費等負責。

　　2.8.3、業務科室分管物質範圍：生產科負責木材、支護材料、建工材料、火工品等;機電科負責皮帶、電纜、鋼絲繩、管路，配件、油脂專用工具等，科負責單體租賃、其他材料等;

　　2.8.4、業務科室對分管材料負有審核把關責任，對分管材料應作到不漏項、不錯項，在確保生產安全的情況下不超購。

　　2.8.5、供應科計劃員應深入現場，全麵了解礦井生產、消耗定額材料預算、庫存、市場供應等情況，計劃編製力求科學合理。

　　3、物資采購作業程序

　　主要實施崗位：計劃崗 操作流程及要求

　　3.1、公司統管物資進貨程序。

　　3.1.1、計劃員根據批準的統管物資申請計劃及礦生產實際情況，按需用急緩程度分期分批填寫“ “。

　　3.1.2、計劃員把填寫好的兩聯“統購計劃內急用物資聯係單”經供應科長批準後提交公司供銷部，並負責跟蹤催辦。

　　3.1.3、待物資到礦後，由計劃員通知驗收員、保管員並一同到現場驗收。

　　3.1.4、計劃員根據物資需要時間及時與供銷部相關人員溝通，了解預計到貨時間，如仍不能滿足生產需要，計劃員應及時報請供應科長與供銷部有關負責人協商解決，並把有關情況反饋物資需用單位及分管礦領導。

　　3.1.5、計劃員根據科長與供銷部協商方案跟蹤落實，直到物資到礦。

　　3.2、礦分管物資采購程序

　　3.2.1、計劃員接到批準後的自購物資采購計劃後，依據材料使用狀況、用量大小，采購頻率、市場供需狀況，交易習慣等因素，對不同物資選擇最有利的采購作業方式辦理采購業務。

　　3.2.2、招標采購物資：對於經常使用、大批量、品種固定、價格相對穩定：或一次性發生金額較大，價值總額在5萬元以上，執行招標采購。

　　3.2.3、招標采購首先由計劃員列出采購物資品種，一次采購量或分月、季、年采購總量，並詳細了解市場供求狀況及三家以上供應商資料等上報科長，有科長向礦外經濟活動領導小組報告，並在礦對外經濟活動領導小組主持下進行招標。執行礦相關程序。

　　3.2.4、詢比議價采購，礦管物資一次采購總價5元以下或報供應科長、分管礦長批示後，供應科組織議標或招標采購。

　　3.2.4.1、計劃員根據采購計劃，倉儲情況製訂物資采購表，逐項詢價、比價、議價、並了解交易條件等，經科長、分管礦長批準後，通知供應商或廠家訂購。

　　3.2.4.2、詢價：由計劃員參考過去采購記錄或供應廠商資料，擬定至少三家詢價對象(特殊原因如獨家製造、獨家代理、原廠品牌零件無法替代或急需現貨等須特別注明)。並通知廠商報送相關資料。

　　3.2.4.3、詢價完成後，計劃員應將詢價、報價的全部資料整理並查閱前購記錄及供應廠商資料、市場行情等一同報科長，據此比價議價。

　　3.2.4.4、若報價資料規格與申請采購規格略有不同或屬代用品者，可與使用單位或業務科室聯係並簽注意見。必要時可重新詢價。

　　3.2.4.5、比議價：采購員接到計劃員報來的詢價資料後，彙同計劃員03manbetx 詢價資料，通過比較擬定議價對象。采用麵談、通信、電話、傳真等多種形式進行議價。

　　3.2.4.6、議價時應注意貨物質量、價格、交貨保證度、付款方式等相關因素。

　　3.2.4.7、議價完成後，有計劃員填報物資采購審批表，經科長簽字報經營礦長批準。

　　3.2.4.8、訂購：采購員接到審批後的物資采購審批表，向廠商以電話或傳真方式發出訂購通知，說明交貨數量，交貨日期等。並跟蹤了解到貨情況。

　　3.3、臨時急用物資采購程序：計劃員接到生產單位提供的急用物資需要計劃或緊急采購通知後，立即查明申請采購的材料名稱、規格、數量、需用時間等，即以電話方式詢議價格，並通報科長，由科長向分管礦長彙報並獲批準後采購。區隊以電話方式通知采購，應立即督促生產單位補辦急用物資采購計劃手續由計劃員備案。

　　3.4、委托加工物資辦理程序：由生產單位提出加工計劃並附加工圖紙，經業務技術主管科室審批，報供應科計劃員;計劃員根據加工難易程度、技術要求、資質要求等情況，，如礦機修車間加工確有困難，則由機修車間主任簽字，供應科長審批後交采購員聯係外委單位加工。

　　相關要求

　　1、對於集團公司內部有能力生產或供應的材料，可采取特約采購，如公司有規定的按公司規定執行，公司沒有規定的可參與詢價比議價，在同質同價的基礎上優先考慮。

　　2、采購員應建立供應商檔案，對各廠商供應的材料質量、性能、交貨情況、售後服務及基層單位使用意見等資料，收集整理以備今後采購參考。

　　3、采購員應經常調查、搜集市場價格及供求變化情況。對價格波動較大的采購項目及時做出調整方案，經供應科長審核，報礦對外經濟活動領導小組討論後執行。

　　4、采購員應積極主動了解倉儲公司計劃物資到貨及儲備情況、並隨時掌握本科庫存情況，以便根據需要及時組織貨源。

　　5、當存貨低於最低儲備量時，保管員應及時通知采購員。

　　4、物資驗收入庫程序

　　主要實施崗位：驗收、計劃、保管操作流程

　　4.1、物資到礦後采購員或供應商通知計劃員，計劃員根據送貨通知單或合同組織質檢員、保管員共同驗收。

　　4.2、驗收時對物資名稱、規格、數量、送貨單和發票等一一清點核對，確認無誤後，由質檢員將到貨日期及實收數量填入驗收單並共同簽字。

　　4.3、驗收單一式三聯，一聯保管員收存，二聯交供應商，三聯質檢員存檔。質檢員、保管員依據此單登記到貨記錄。

　　4.4、保管員根據“物資到貨驗收會簽單單”填寫“煤礦物資驗收入庫通知單”並登記到貨記錄。供應科長審核簽章。第二、三聯計劃員留存及結算用，第一、四聯保管員留存記物資明細入賬及月末到財務稽核用。

　　4.6計劃員重點核對到貨物資是否與采購計劃或“送貨通知單”要求的品名、規格、型號、數量等相一致。驗收員主要對物資質量負責，保管員主要對其數量負責。同時三大員分別對數量和質量負有監督責任。

　　4.7、卸車程序

　　4.7.1、對大建物品需專人卸車時，計劃員通知相關負責人安排卸車。

　　4.7.2、卸車人員應按倉庫保管員對物資碼放要求卸車碼放，待保管員對物資碼放驗收合格後，辦理有關手續。

　　4.8、對於專業性較強的物資，計劃員可通知業務科室或區隊協助驗收並在驗收單上簽字。

　　4.9地方坑木、黃沙、石子、木石、炮土等材料到貨後，計劃員還要通知企管科、保衛科監督員到場共同驗收並簽字。

　　4.10、散裝水泥到貨後，計劃員會同質檢員對散裝水泥車鉛封等情況進行檢查，並通知探防隊、企管科、保衛科相關人員對到貨車輛進行現場跟蹤檢查驗收。待本車水泥打完後到供應科領取到貨物資驗收會簽單以備結算。

　　4.11、火工品的驗收、運輸、入庫按煤業公司相關文件執行。

　　4.12、對驗收中發現的不合格物資保管員原則上不允許入庫，由計劃員通知供應商退貨，驗收員開具出門證計劃員簽字，科長批準蓋章後交供應商持證出礦。如供應商當天不能帶走，保管員應隔離存放並標識清楚，嚴禁使用，並催促計劃員盡快處理。

　　4.13、在驗收過程中驗收員應注意檢查收集物資合格證、生產許可證、需帶煤安標誌的物資還應收集煤安標誌證，並歸檔保存。

　　4.14、計劃員應注意收集從議到定購，在到驗收等各環節資料，以備出現糾紛時作為證據材料。並定期收集生產單位對質量問題的反饋意見並存入客戶檔案。

　　4.15、對委托加工物資的驗收，由計劃員會同質檢員、保管員依據委托加工單及加工圖進行驗收。如成品在施工現場不能搬移，則由計劃員會同質檢員及使用單位現場驗收。

　　4.16、在驗收過程中發現物資存在問題，影響產品使用壽命但生產急需時，可報請科長酌情處理。

　　4.17、下班時間原則上不安排送貨，確因特殊情況物資到礦，先由值班人員代收，第二天由相關人員履行驗收手續。

　　4.18、物資在入庫後保管員依照庫房管理標準做好物資保管保養工作，確保物資完好無損、安全使用。

　　5、物資發放程序

　　主要實施崗位：保管員 操作流程

　　5.1、依據礦月度生產經營計劃，分為計劃內材料領用審批程序和計劃外材料領用審批程序。

　　5.2、計劃內材料領用審批程序

　　5.2.1、使用單位開具領料單，並按領料單項目填寫齊全，單位主管簽字加蓋章位行政章到分管科室審批。

　　5.2.2、計劃員接到使用單位領料單後，依據礦生產經營計劃中定額和限額計劃量控製審批並加蓋物資分類印章。

　　5.2.3、對業務科室專管的材料(如大型材料、專用工具、木材、鋼棚及附件、鋼管及接頭、鋼軌及附件等)及其它需要到相關業務科室審批的材料，應先到相關業務科室審批後，在到供應科審批。

　　5.2.4、對於按區費用支出的材料，同時要經安監科簽批後加蓋安全費用專用章在到供應科審批。

　　5.3、計劃外材料領用審批程序

　　5.3.1、當使用單位材料費用超出計劃或作業計劃發生變更時，首先由區隊寫出書麵申請或材料預算報告經相關業務部門審核，並報請企管科批準後，送交供應科作為審批材料的依據。。

　　5.4、倉庫保管員接到區隊審批後的領料單後，依據領料單所填物資名稱、規格、型號及數量，核準無誤後發放。

　　5.5、生產單位夜間急需用料時，可經值班隊長簽字、礦調度室值班人員審批，在到供應科值班人員處領取，但必須在第二天辦理正常領用手續。

　　5.6、未經審批保管員不允許發料，除非遇到緊急情況暫且不能履行正常審批手續時，可經領料單位申請，值班隊長簽字供應科長批準後方可借料，借料單上要注明出票時間或返還日期。

　　5.7、礦外單位在礦內施工需領用材料時，應經相關業務科室書麵報告並經主管礦長批準後，辦理審批、領用事宜。

　　5.8、退庫：使用單位領用的材料遇到質量問題時，可及時返回供應科，由采購員聯係廠家辦理退貨或更換手續。

　　5.9、相關要求

　　5.6.1、庫管員嚴格按照生產經營計劃並結合區隊生產實際控製發料，能折零發放的不要一次性發放，有修複代用的物資，不得發放新物資。

　　5.9.2、不直接用於生產的物資，使用單位領用時應詳細說明用途、數量，經供應科長審批後，辦理相關手續。

　　5.9.3、需交舊方可領新的物資，庫管員應憑廢舊物資管理員開具的廢舊回收單批料。

　　5.9.4、庫管員按照先進先出原則發料，對違反發料原則造成的物料失效、黴變、大料小用、以及差錯等損失負責。

　　6、廢舊物資修舊利廢與處理程序

　　主要實施崗位：廢舊物資管理崗 操作流程：

　　6.1、依據礦廢舊物資管理辦法，廢品物資管理員接到回收單位交舊通知後，到現場查看交回的物資狀況，安排區隊或卸料人員分類碼放並辦理回收手續，登記建賬。

　　6.2、回收單位已經修複的物資，如錨杆、托盤等，管理員會同質檢員共同驗收並填報廢舊物資驗收單，一聯保管員存、一聯區隊結算用、一聯驗收員存檔、一聯交計劃員作審批發放材料用。

　　6.3、回收單位不能修複的廢舊物資，管理員按材料類別分開碼放，並向回收單位開具廢品回收單。

　　6.4、委托礦機修車間修複的物資，在月度生產計劃中下達修舊計劃，待機車間修複完畢後，會同質檢員、生產科、機電科、企管科等相關人員聯合驗收入庫待發，驗收單同6、2條。

　　6.5、需礦外委托修複的物資，先指定地點碼放，定期書麵報礦對外經濟領導小組研究後辦理外委修理業務，修複物資到礦後驗收入庫手續同6、2條。

　　6.6、不可再利用的報廢物資，依據公司或礦領導簽批的廢舊物資處理合同並通知企管科監督員現場監裝、過磅等，並安排辦理交款事項，建賬登記管理。

　　二O一一年一月