彙能煤礦采購部物資采供管理規定
第一章 總 則
第一條 為規範煤礦的物資采購行為，加強物資采購監管，降低物資采購成本，確保生產物資供應，保障正常生產秩序，特製定本規定。
第三條 本規定所指物資為煤礦的生產用設備、配件、輔助用設備、機物油料、五金、日雜、低值易耗品、勞保用品、辦公用品、建材等。
第四條 樹立誠信經營，供需雙贏的思想。堅持“貨比三家”的采購原則。通過比品牌、質量、價格和服務的方式，優化物資供應渠道。
第二章 物資采供機構的設置和職責
第五條 煤礦下設采供部，負責協調本礦物資計劃和具體采購工作。
第六條 采供部的職責
一、負責煤礦製定物資計劃采購、物資保管、出入庫管理製度和各崗位職責;
二、負責對煤礦計劃采購員各項業務工作的指導和監督;
三、負責煤礦物資采購計劃的編製，審定、采購合同的簽訂以及物資倉儲管理的指導;
四、負責物資采購的詢價、議價、比質、比價和采購工作;
五、負責按計劃和采購程序按時、按質、按量采購各部門申購的各類生產物資;
六、負責聯係落實采購物資的運輸和提貨事宜。
七、負責定期清理廢舊物資和閑置報廢設備，向煤礦提出處置報告，盤活資產。
第七條 采供部采購員的職責
一、負責煤礦各類物資的計劃申報、貨物提取、入庫驗收;
二、負責煤礦物資倉儲、領用發放的管理，做到出入庫準確無誤;
三、負責對保管員的管理和監督;
四、負責煤礦《物資采供管理規定》的落實與執行;
五、負責本礦供貨信息的溝通和反饋，確保生產的正常進行;
六、負責管轄範圍物資倉庫內的衛生與安全工作。
第八條 物資采供遵守的原則
一、未經審核批準的申購物資一律不得采購;
二、倉庫內備用品及閑置物資應首先使用;
三、凡本地區能采購的物資，在無價格和質量優勢的情況下不得到外地采購(就近原則);
四、大宗物資和設備的采購，必須簽訂購銷合同，按程序交財務部生產部和法律事務部(必要時)進行合同審評，經總經理簽字後執行;
五、在大宗物資和設備采購過程中，嚴格執行“貨比三家”的原則，做到同類的企業比質量，同樣的質量比價格，同樣的價格比服務，擇優確定采購單位;
六、對於試用後的物資，是否采購必須征求礦上生產部門的同意後再報總經理批複進行采購，不得在試用鑒定前采購。
第三章 物資采購的管理
第九條 為優化供應渠道，降低采購成本，煤礦所在地通過比選或招標的方式負責物資采購和貨款結算。
第十條 各部門物資需求計劃要按程序申報，每月25日前向煤礦采供部申報下N+2月的需求計劃(N代表申報當月)。具體申報程序為：使用部門申請，部門經理簽字後必須交由倉儲保管員簽字(證明庫房有無備品，是否需要購買)，再由總經理簽字，編製需求計劃以書麵方式上報煤礦采供部。采供部彙總各部門需求計劃，製定采購計劃交由總經理批準實施。各單位如不按規定時間和要求上報計劃，造成因計劃漏報物資掉缺，重複申購物資積壓，由此造成對生產的影響所發生的經濟損失，由所在部門責任人承擔經濟責任。
第十一條 對生產急件的采購，由申購部門打急需物資申購報告，經礦長簽字總經理批複，送煤礦采供部。由采供部組織急購。
第十二條 小批量(2千元以下)的由采供部采取詢價、比質、比價、比服務，經申請部門經理和采供部經理審批後采購，後每月彙總經總經理補批複;機器設備和大宗物資的采購(2千元及以上)必須經總經理審批後方可采購。
第十三條 物資采購時必須嚴格按照采購計劃進行采購，做到不錯訂、不漏訂，及時準確做好物資貨源落實工作。簽訂物資采購合同時，要嚴格執行中華人民共和國合同法和公司合同管理製度，合同中要明確產品產地、規格、型號、數量、價格、質量標準、交貨期限、交貨地點、結算方式、運雜費承擔者、包裝、運輸、驗收方式、經辦人經濟責任以及其他注意事項等，按照合同規定支付貨款，特殊情況需要先款後貨的需經總經理批準同意。采購物資的品種、質量、數量與計劃有誤的由供應部負責協調處理，協調處理不好的承擔其經濟責任。
第十四條 對於市場及生產廠家短缺而申請部門又急需的物資，采供部要及時征求申請部門意見，在申請部門同意後可以采購使用部門願意接受的代用品。否則出現不良後果由采供部負責。
第十五條 采供部必須按采購作業原則運作，對不按計劃要求、質量要求采購，造成的超儲積壓、損失，根據過錯造成原因，由申請部門和采供部相應責任人員承擔經濟損失。
第十六條 采供部未能按時完成采購任務時，應及早報告申請部門經理說明異常原因，提出相應解決方案，擬定補救辦法和處理對策，對嚴重影響生產安全的特別重大事項，應及時彙報總經理。
第十七條 各部門申請計劃後，應隨時與采供部加強聯係，了解清楚物資采購動向;采供部也須隨時與申請部門加強溝通和信息反饋，以便申請部門合理安排生產。
第四章 物資驗收入庫管理
第十八條 采購物資入庫時，保管員要及時通知煤礦申請部門相關人
員到場一起參加驗收，按照采購清單核對清點物資名稱、規格、質量、數量是否與計劃合同及購貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計量物資按淨重驗收，計件物資按清點數量驗收。保管員、參加驗收部門的人員均應在驗收單上簽字，並作為財務部門付款的依據之一。
第十九條 在入庫驗收中發現的問題要及時通知煤礦采供部采購員，
並同時做好原始記錄備案。對責任不清的物資嚴禁驗收入庫。
第二十條 驗收出不合格的物資，保管嚴禁接收，並同時報告采供部
采購員處理。如發現保管員未驗的物資收入庫，出現任何質量問題由保管員負全部經濟責任。
第五章 物資的發放管理
第二十一條 物資的領用、發放，須按“先進先出、計劃供應、節約
用料”的原則進行發料。發料時要堅持“一核對、二簽字、三記帳、四盤點”的程序，違反發料原則造成物資失效、黴變、鏽蝕、大料小用、優料劣用以及差錯等損失，由保管員承擔全部經濟責任。
第二十二條 各部門領用物資時，須填製領料單，經部門經理簽字後
到倉庫領取，領取物資時要有發料人，領用人簽字。
第二十三條 保管員應嚴格遵守先辦理領料手續後發貨的原則，嚴禁
先出貨後補辦手續和自行發貨。特殊情況應在兩個工作日內補辦手續。
第二十四條 各部門領用材料時，應嚴格按照部門領料單規定的內容和要求填寫，不準在作任何更改，如填寫錯誤必須重寫。對不符合規定的領料單，保管員有權拒絕發貨。
第二十五條 物資材料的轉讓和外售，以及廢舊物資的處理，經煤礦相關部門鑒定，總經理審批、定價，保管員憑公司財務部收款出庫憑證，方可對外出售。
第二十六條 設備配件的領用實行以舊換新製度。其中工具必須規定使用年限，達到使用年限的，實行以舊領新製，因客觀原因確實無舊件退庫的，必須經部門主管簽字同意度可領用。
第二十七條 勞保用品的發放，領用由各部門申請，采供部審核，礦長審批。
第二十八條 辦公用品由各部門編製需求計劃，礦長審核，交采供部彙總後，報總經理批準，采供部統一采購，各部門由專人領取後負責登記發放。
第二十九條 物資出庫後要及時登記賬簿，保管員按月核對賬目，按時填報材料購入、消耗日報表。保管員須每月盤存一次。做到賬賬相符、賬物相符。
第三十條 倉庫的所有發料憑證，原始單據應由保管員妥善保管。發料憑證、原始記錄要按保管時間和銷毀程序辦理，不可丟失。否則由保管員承擔全部經責任。
第三十一條 退庫的材料範圍包括生產任務完成峻工多餘物資，借領借發物資;礦以下各部門二級庫房多餘物資。退庫時，物資必須完好，物資退庫單要與原領料單內容相同，保管員要進行認真驗收。因物資質量不合格退庫，必須進行技術鑒定，出示充分數據的檢查證明方能退庫，以便與供貨商交涉退貨。
第三十二條 各部門不得隨意將物資借給外單位(個人)使用，確屬部門間特殊關係需借用物資的，必須辦好借用手續並要求借方保證借用物資的完好，否則由責任人照價賠償。
第五章 附 則
第三十三條 本規定自發布之日起實施，煤礦相關物資管理製度與本製度有抵觸的，按調整後新版本製度執行。
第三十四條 本規定由煤礦采供部負責解釋。
