總經理工作部檔案管理工作標準

總經理工作部檔案管理工作標準
（一）、檔案室簡介
　　　檔案室受公司分管副總經理和總經理工作部領導，是行使公司檔案管理、檔案驗收及露天煤礦建設項目竣工驗收的職能部室。
（二）、檔案室業務範圍
　　　1、負責貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及國家有關法律法規；
　　　2、負責檔案管理規章製度的製定與完善；
　　　3、負責公司科技檔案、文書檔案和會計檔案（不包括勞動人事檔案）的收集、整理、鑒定、分類、統計、錄入與提供利用；
　　　4、負責企業檔案目標管理升級達標；
　　　5、負責國家重點建設項目檔案管理申報工作；（項目開工後6個月內報國家檔案局業務指導司）；
　　　6、負責工程項目檔案專項驗收工作；（項目竣工驗收前3各月完成）；
　　　7、負責檔案提供利用工作；
　　　8、負責檔案庫房管理、檔案庫房安全消防管理；
　　　9、負責專職檔案管理員兼職檔案管理員的專業知識和技能培訓工作；
　　　10、負責露天煤礦工程建設項目竣工驗收工作；
　　　11、負責製定檔案管理工作月度、季度及年度檔案工作計劃並組織實施；
　　　12、負責檔案保密工作；
　　　13、負責檔案室計算機防毒管理；
　　　14、負責礦展室的日常接待與管理。
（三）、檔案管理組織機構及其職責
　　　1、礦業公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司總經理工作部檔案室的統籌管理；二級管理是指各部門的兼職檔案管理員的檔案管理工作；
　　　2、公司檔案業務歸屬總經理工作部，由總經理工作部負責招聘檔案管理人員及管理員。各部門指定人員兼職檔案資料管理工作；
　　　3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作製度、條例統一管理公司的檔案；各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好檔案管理工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料；
　　　4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用；
　　　5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每月對二級檔案管理進行檔案管理台帳的檢查，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
（四）、檔案室職能設置
　　　部門主要職能，分為5個管理模塊，分別是科技檔案管理、文書檔案管理、會計檔案管理、竣工驗收管理、礦展室管理。
（五）、檔案室崗位說明及工作標準
1、檔案高級主管
　　　1.1崗位職責
　　　1.1.1負責貫徹執行中華人民共和國檔案法及檔案法規、政策、標準；
　　　1.1.2負責製定和修改本公司檔案管理的各項製度,並監督實施；
　　　1.1.3在部長的領導下，做好本職工作，同時協助部長對檔案室各崗位人員和工作實施管理；
　　　1.1.4負責對外協調、檔案專項驗收、項目驗收等有關工作；
　　　1.1.5負責製定本公司檔案管理標準；
　　　1.1.6負責對本公司各部門的檔案工作進行檢查、監督和指導；
　　　1.1.7負責編寫本公司檔案工作計劃和年度工作總結；
　　　1.1.8負責監督指導檔案室全體人員做好檔案庫房的管理工作；做好庫房的“七防”措施，達到：防火、防盜、防鼠、防潮、防曬、防蟲、防沙塵；
　　　1.1.9負責監督指導檔案室全體人員對本公司檔案資料的收集工作，對0-5大類檔案，每年6月底前歸檔；8大類檔案，基建工程竣工驗收後及時整理歸檔；9大類設備資料在設備開箱時歸檔；
　　　1.1.10負責監督指導檔案室人員做好本公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用工作；
　　　1.1.11負責對已超過保存期的檔案，提供鑒定、銷毀明細表，報請領導批準後執行；
　　　1.1.12負責檔案的安全、保密工作；
　　　1.1.13負責指導各部門做好檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、統計和移交工作。指導各參建單位做好基建工程竣工資料的製作及移交工作；
　　　1.1.14負責推進檔案管理的現代化，組織人員進行編研工作，為檔案的開發利用創造條件，為領導提供決策依據；
　　　1.1.15負責本單位工作人員的思想動態，做好一人一事思想政治工作，調整好科員之間的關係，調動全體工作人員的積極性；
　　　1.1.16負責組織全體工作人員學好政治理論和業務知識、學習先進的檔案管理經驗，端正業務指導思想，不斷改進工作，努力提高工作效率和工作質量，為公司兩個文明建設服務；
　　　1.2、工作權限
　　　1.2.1有權指導本公司各部門的檔案工作；
　　　1.2.2有權監督、檢查部門及個人文件歸檔執行完成情況；
　　　1.2.3有權拒絕接收不符合要求的檔案資料，並要求形成部門限期整改、移交；
　　　1.2.4有權按照規定及執行各類資料檔案借閱工作；
　　　1.2.5有權對丟失、損壞和不按時歸還檔案的責任者，提出處理意見和建議；
　　　1.2.6有權對公司檔案管理體係和項目竣工驗收提出建議和意見；
　　　1.2.7工程建設期間，有權參與各種與工程有關的重要會議或重大活動（如設備和單項工程的招標、合同的簽署、設計和施工的協調會或聯絡會等）；
　　　1.2.8有權參加各專項工程總體驗收，並對其工程中的各種技術文件和竣工文件進行查驗，各項工程竣工決算的最後付款必須由檔案室對竣工資料簽收合格後進行；
　　　1.2.9有權根據工程竣工驗收情況，監督與檢查各專業組驗收工作完成情況；
　　　1.2.10有權要求各部門及參建單位按時按要求提交所需要的各種竣工資料及竣工圖；
　　　1.2.11有權對未能按時歸還檔案、損毀檔案和遺失檔案的人員進行督促歸還及考核。
　　　1.3、上崗條件
　　　1.3.1基本條件
　　　1.3.1.1具備大專及以上學曆，助理及以上專業技術職稱，取得檔案人員上崗證書，中專學曆同時具備中級及以上職稱或職業資格；
　　　1.3.1.2 3年及以上本專業或相近專業的工作經曆；
　　　1.3.1.3身體健康，能適應本崗位工作。
　　　1.3.2專業知識
　　　1.3.2.1熟悉黨和國家有關檔案工作的方針、政策和檔案工作法規和製度；
　　　1.3.2.2掌握檔案專業基礎理論和專業知識；
　　　1.3.2.3了解煤礦基本建設及生產過程和主要生產設備的工作原理。
　　　1.3.3實際技能
　　　1.3.3.1能夠編寫本崗位的各項管理辦法和標準，製定本崗位的工作計劃；
　　　1.3.3.2能夠熟練使用辦公應用軟件和檔案管理軟件。
　　　1.4、工作標準
　　　1.4.1檔案工作專業名詞標準；檔案、檔案分類、科技檔案、文書檔案、等；
　　　1.4.2代號代碼標準；分類號、檔號（包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號）等代號；
　　　1.4.3檔案著錄和目錄組織標準；著錄完的條目，需要按照一定的規則組織起來，還應製定目錄組織起來；
　　　1.4.4標引語言標準；檔案分類表、檔案主題詞表、檔案分類標引規範、檔案主題標引規範的執行；
　　　1.4.5檔案收集、整理、鑒定標準；文書檔案保管期限、不歸檔文書材料、案卷質量標準、案卷封麵編目標準、案卷接收標準、案卷整理與分類標準、全宗劃分標準、案卷銷毀標準、保留和銷毀檔案的編目標準、文件、檔案的規格、尺寸、表冊標準等；
　　　1.4.6檔案統計、提供利用標準；在統計的時間、周期、項目、格式以及經費開支等方麵實行標準化、檔案的計量單位標準。檔案的提供利用標準包括利用範圍、手續、保密、閱覽、展覽、外借等方麵的規定以及人員的職責範圍等；
　　　1.4.7檔案編撰及出版格式標準；出版物封麵、版權頁等，可參考GB3468-83《檢索期刊編輯總則》、GB3179-82《科學技術期刊編排規則》等標準；
　　　1.4.8檔案工作現代化建設標準；電子計算機、縮微設備、程序語言標準、計算機接口標準、磁帶交換格式標準、縮微管理和技術規格標準。可參考ISO/TC97、GB2901-82等；
　　　1.4.9檔案裝具和庫房標準；在符合保護檔案的前提下，檔案裝具及庫房標準允許因地製宜製定具體的庫房建築設計標準細則；
　　　1.4.10檔案保護和設備的標準；檔案庫房溫度調節、防火、防盜、庫房自動化設備等的規格、質量、性能。電子計算機、縮微攝影機及洗印設備，閱讀設備的型號、標準等規格；
　　　1.4.11檔案製成材料標準；紙張、膠片、磁帶、墨水、圓珠筆、複寫紙等材料的質量標準。
　　　1.5、工作程序
　　　1.5.1檔案的收集；將各部門及個人手中的檔案資料收集起來集中保管；
　　　1.5.2檔案的整理；對檔案進行分門別類，使之有規可循；
　　　1.5.3檔案的鑒定；對檔案進行鑒別、挑選、去粗取精，確定保管期限；
　　　1.5.4檔案的保管；對檔案采取保護措施，進行妥善管理；
　　　1.5.5檔案的統計；對檔案的有關狀況進行數據的登記、統計和03manbetx ；
　　　1.5.6檔案的提供利用；通過各種方式和手段提供利用檔案和有關資料，滿足社會各方麵檔案利用者的需求；
　　　1.5.7檔案的檢索；編製目錄、確定檢索體係；
　　　1.5.8檔案的編研；對檔案史料編輯、研究、出版；
2、檔案主管
　　　2.1崗位職責
　　　2.1.1在部長和檔案高級主管的領導下，做好本職工作，同時協助領導對檔案室各崗位人員和工作實施管理；
　　　2.1.2負責對本公司各部門的檔案工作進行檢查、監督和指導；
　　　2.1.3配合領導編製並執行本公司檔案工作計劃和年度工作總結；
　　　2.1.4負責檔案庫房的管理工作；做好庫房的“七防”措施，達到：防火、防盜、防鼠、防潮、防曬、防蟲、防沙塵；
　　　2.1.5負責本公司資料的收集工作，對0—5類檔案，每年6月底前歸檔；8類檔案，基建工程竣工驗收後及時整理歸檔；9類設備資料在設備開箱時歸檔；
　　　2.1.6負責本公司檔案的整理、保管、統計和提供利用工作。
　　　2.1.7負責本公司的檔案借閱工作；
　　　2.1.8負責對已超過保存期的檔案，提供鑒定、銷毀明細表，報請領導批準後執行；
　　　2.1.9負責檔案的安全、保密工作；
　　　2.1.10指導各部門做好檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
　　　2.2工作權限
　　　2.2.1有權指導本公司各部門的檔案工作；
　　　2.2.2有權收集各種需要歸檔的文件、招投標形成的相關文件、合同和圖紙資料等；
　　　2.2.3有權拒絕接收不符合要求的檔案資料，並要求形成部門限期整改、移交；
　　　2.2.4有權按照規定，進行各類資料檔案借閱工作；
　　　2.2.5有權對丟失、損壞和不按時歸還檔案的責任者，提出處理意見和建議。
　　　2.3上崗條件
　　　2.3.1基本條件
　　　2.3.1.1具備大專及以上學曆，助理及以上專業技術職稱，取得檔案人員上崗證書，中專學曆同時具備中級及以上職稱或職業資格；
　　　2.3.1.2 3年及以上本專業或相近專業的工作經曆；
　　　2.3.1.3身體健康，能適應本崗位工作。
　　　2.3.2專業知識
　　　2.3.2.1熟悉黨和國家有關檔案工作的方針、政策和檔案工作法規和製度；
　　　2.3.2.2掌握檔案專業基礎理論和專業知識；
　　　2.3.2.3了解煤礦基本建設及生產過程和主要生產設備的工作原理。
　　　2.3.3實際技能
　　　2.3.3.1能夠編寫本崗位的各項管理辦法和標準，製定本崗位的工作計劃；
　　　2.3.3.2能夠熟練使用辦公應用軟件和檔案管理軟件。
　　　2.4工作標準
　　　2.4.1檔案工作專業名詞標準；檔案、檔案分類、科技檔案、文書檔案等。
　　　2.4.2代號代碼標準；分類號、檔號（包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號）等代號；
　　　2.4.3檔案著錄和目錄組織標準；著錄完的條目，需要按照一定的規則組織起來，還應製定目錄組織起來；
　　　2.4.4標引語言標準；檔案分類表、檔案主題詞表、檔案分類標引規範、檔案主題標引規範的執行；
　　　2.4.5檔案收集、整理、鑒定標準；文書檔案保管期限、不歸檔文書材料、案卷質量標準、案卷封麵編目標準、案卷接收標準、案卷整理與分類標準、全宗劃分標準、案卷銷毀標準、保留和銷毀檔案的編目標準、文件、檔案的規格、尺寸、表冊標準等；
　　　2.4.6檔案統計、提供利用標準；在統計的時間、周期、項目、格式以及經費開支等方麵實行標準化、檔案的計量單位標準。檔案的提供利用標準包括利用範圍、手續、保密、閱覽、展覽、外借等方麵的規定以及人員的職責範圍等；
　　　2.4.7檔案編撰及出版格式標準；出版物封麵、版權頁等，可參考GB3468-83《檢索期刊編輯總則》、GB3179-82《科學技術期刊編排規則》等標準；
　　　2.4.8檔案工作現代化建設標準；電子計算機、縮微設備、程序語言標準、計算機接口標準、磁帶交換格式標準、縮微管理和技術規格標準。可參考ISO/TC97、GB2901-82等；
　　　2.4.9檔案裝具和庫房標準，在符合保護檔案的前提下，檔案裝具及庫房標準允許因地製宜製定具體的庫房建築設計標準細則；
　　　2.4.10檔案保護和設備的標準，檔案庫房溫度調節、防火、防盜、庫房自動化設備等的規格、質量、性能。電子計算機、縮微攝影機及洗印設備，閱讀設備的型號、標準等規格。
　　　2.4.11檔案製成材料標準；紙張、膠片、磁帶、墨水、圓珠筆、複寫紙等材料的質量標準。
3、檔案管理員
　　　3.1崗位職責
　　　協助檔案主管做好:
　　　3.1.1檔案庫房的管理工作；做好庫房的“七防”措施，達到：防火、防盜、防鼠、防潮、防曬、防蟲、防沙塵。
　　　3.1.2本公司資料的收集工作，對0—5類文書檔案，每年6月底前歸檔；8大類基建檔案，基建工程竣工驗收後及時整理歸檔；9類設備資料在設備開箱時歸檔。
　　　3.1.負責本公司檔案的整理、保管、統計和提供利用工作。
　　　3.1.負責本公司的檔案借閱工作。
　　　3.1.對已超過保存期的檔案，提供鑒定、銷毀明細表，報請領導批準後執行。
　　　3.1.負責檔案的安全、保密工作。
　　　3.2崗位權限
　　　3.2.1有權收集各種需要歸檔的文件、招投標形成的相關文件、合同和圖紙資料、竣工資料等。
　　　3.2.2有權拒絕接收不符合要求的檔案資料，並要求形成部門限期整改、移交。
　　　3.2.3有權按照規定，進行各類資料檔案借閱工作。
　　　3.3上崗條件
　　　3.3.1基本條件
　　　3.3.1.1具備中專及以上學曆，取得檔案人員上崗證書；
　　　3.3.1.2身體健康，能適應本崗位工作。
　　　3.3.2專業知識
　　　3.3.2.1掌握檔案專業基礎理論和專業知識；
　　　3.3.2.2了解煤礦生產過程和主要生產設備的工作原理。
　　　3.3.3實際技能
　　　能夠熟練使用辦公應用軟件和檔案管理軟件。
　　　3.4工作標準
　　　3.4.1檔案工作專業名詞標準；檔案、檔案分類、科技檔案、文書檔案、等；
　　　3.4.2代號代碼標準；分類號、檔號（包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號）等代號；
　　　3.4.3檔案著錄和目錄組織標準；著錄完的條目，需要按照一定的規則組織起來，還應製定目錄組織起來；
　　　3.4.4標引語言標準；檔案分類表、檔案主題詞表、檔案分類標引規範、檔案主題標引規範的執行；
　　　3.4.5檔案收集、整理、鑒定標準；文書檔案保管期限、不歸檔文書材料、案卷質量標準、案卷封麵編目標準、案卷接收標準、案卷整理與分類標準、全宗劃分標準、案卷銷毀標準、保留和銷毀檔案的編目標準、文件、檔案的規格、尺寸、表冊標準等；
　　　3.4.6檔案統計、提供利用標準；在統計的時間、周期、項目、格式以及經費開支等方麵實行標準化、檔案的計量單位標準。檔案的提供利用標準包括利用範圍、手續、保密、閱覽、展覽、外借等方麵的規定以及人員的職責範圍等；
　　　3.4.7檔案編撰及出版格式標準；出版物封麵、版權頁等，可參考GB3468-83《檢索期刊編輯總則》、GB3179-82《科學技術期刊編排規則》等標準；
　　　3.4.8檔案工作現代化建設標準；電子計算機、縮微設備、程序語言標準、計算機接口標準、磁帶交換格式標準、縮微管理和技術規格標準。可參考ISO/TC97、GB2901-82等；
　　　3.4.9檔案裝具和庫房標準；在符合保護檔案的前提下，檔案裝具及庫房標準允許因地製宜製定具體的庫房建築設計標準細則；
　　　3.4.10檔案保護和設備的標準；檔案庫房溫度調節、、防火、防盜、庫房自動化設備等的規格、質量、性能。電子計算機、縮微攝影機及洗印設備，閱讀設備的型號、標準等規格；
　　　3.4.11檔案製成材料標準；紙張、膠片、磁帶、墨水、圓珠筆、複寫紙等材料的質量標準。