檔案資料歸檔學習心得

檔案資料歸檔學習心得

研究院 綜合管理部 張萍：為加強企業資料的保護工作，提高各種資料的可查閱性，提高辦公效率，讓數據、資料查詢更科學、更快捷，保護公司在生產、經營、管理、研發等過程中的有保留、收藏價值的資料，企業應著手抓好資料歸檔，規範檔案管理。就我單位的檔案管理，個人認為應對資料從科技項目文檔、技術資料文檔、綜合資料文檔、電子文檔、產品研發資料等五大類進行統一歸檔。

做好資料歸檔，檔案管理工作，我部門應采用以下六點措施：

一、加強對檔案人員的培訓。①與公司相關科室經常溝通學習取經；②由公司相關部門牽頭，不定期組織企業各下屬單位檔案管理人員，集中授課學習；③由企業派出有關人員進行參加外部檔案管理培訓班進行脫產培訓，通過學習和實踐，提高檔案管理人員的業務水平。

二、專人負責，抓全盤管理。做到兩明確：明確發文對象、明確收發人員。凡發送的文件資料都指定到個人，由專人負責收發，以保證歸檔材料一份不缺。

三、充分利用現代信息技術機及計算機網絡，規範檔案管理，各類文件資料及時收集，隨時整理。資料收集整理是資料整理的重點也是難點，項目、工程、研發過程中應做好相應的記錄整理，隻要我們做到堅持及時收集，那麼我們平均每天也就用10-20分鍾的的時間用於資料收集就可以把工作做好。資料收集要盡可能的做到一步到位，比如資料的表格內容，尤其是時間要經過各方麵的考慮後方可填寫，從而避免資料組卷時的修補，否則會因為一處不細心，導致多處資料修改。

四、科學歸類，資料目錄管理。建立一個資料目錄十分必要，主要包括資料分類等等，台賬管理是一項花很少時間創造很大方便的工作，對資料的收集和核查極為重要。資料歸檔除了保證資料的安全外，最主要的是便於查詢。經過本次為期1個多月的資料整理檢查過程中，各部門派專人對之前所有的材料進行細致的整理，將以前次序混亂不堪的材料按項目、技術、綜合、年度進行科學的歸類，以保證資料的秩序性，方便查詢，就算檔案管理人員臨時不在或此項工作移交他人，接手人也可根據檔案盒內目錄，快捷查找所需資料，達到檔案整理最終目的。

五、有序歸檔。一份資料查閱的方便與否，不僅要求分類科學，而且還應做到存放有序。對於這個問題，各部檔案管理兼職員，將所有的資料按大類(種類)、小類(年度及部門)的順序進行歸檔，並按檔案管理的要求編製索引，做到歸檔有序。歸檔時要細心對待、勤快，整理過程時如果缺少一張表格，就要補充完善，如果前序工作沒做好，那麼歸檔組卷將令人相當頭疼，並且花費大量時間；當一切前序工作做好了，最後的組卷就很容易了，組卷應該按照頁數走，250左右，不能超過300頁。先組卷後編頁碼，確保資料齊全方可編頁碼，注意試驗資料，記得編號不要重複；卷內目錄注意卷案題名準確，規範。最後裝櫃，在櫃外寫清楚標段名稱，盒號，大概內容。

六、存檔移交規範。為分清保管責任，各部資料存檔人可與資料管理員進行正規移交，在資料存檔登記本上詳細記載移交資料的名稱、年度、單位及數量，並由移交人、接交人分別在資料存檔登記本內簽字留存。對於資料員已經保管的資料，如借閱需辦理借閱手續，資料員負責回收。

總之，要做好資料檔案管理工作，在提高管理人員素質的基礎上，對其重要性一定要認識到位，思想上要高度重視。通過完善管理責任製，勤於檢查督促，一定會取得效果，項目結束後就會留下有價值的資料和檔案。