關於信息時代企業電子檔案管理的幾點思考

摘要：在當今世界計算機信息技術高速發展的大背景下，在辦公過程中對於紙質文件的使用正在逐漸的減少，轉而使用的是大量電子文件。那麼隨之而來的對於電子文件的歸檔、保存和管理，就是我們所要麵對的檔案管理新問題。本文通過對電子檔案管理和傳統檔案管理的對比，03manbetx 兩者之間的區別，並對電子檔案管理的優勢以及管理難點進行闡述，最後提出優化電子檔案管理的策略。

伴隨著計算機電子技術的高速發展，辦公的自動化以及網絡化也逐漸的普及和成熟，以前的許多要靠人工處理的工作都可以直接通過計算機或網絡來處理，在文件處理的整個過程中幾乎可以實現無紙化，同時伴隨著無紙化辦公的普及大量的電子文件也就應運而生。通過對電子文件的形成過程03manbetx ，如果對電子檔案的管理還是采用傳統的檔案管理方式就顯得不合時宜。

一、電子檔案管理與傳統檔案管理的對比

（一）電子檔案管理的歸檔方式和時間與傳統檔案管理不同

電子文件在其形成過程中需要進行隨時的數字簽名、信息認證以及加密保護，以確保電子文件在處理和傳輸過程中準確無誤，同時對檔案部門接收到的電子文件的原始性以及真實性予以保證。電子檔案的歸檔可以在文件辦理好之後隨時進行，或者也可以采取周期性的定時統一歸檔方式，電子文件形成後可以由該部門通過傳輸或備份的方式交給檔案管理部門，同時檔案管理部門對電子檔案進行編號和設置訪問限製級別，為今後查找檔案的人員提供便利。

（二）電子檔案的分類和編號管理與傳統檔案有所不同

對於電子檔案的分類，檔案管理部門是在接收到電子文件後當即就對每一個文件編製一個文件號，同時將文件相應的分類號和檔案號也設置好，並且在歸檔的同時對主題詞進行標引以及著錄。隨著技術的進一步發展，電子檔案的管理也引用了先進的檢索工具，這樣用戶隻要有電子檔案的文件號或者關鍵詞，就可以調閱相關的各類電子文件，這樣在很大程度上降低了檔案管理工作者的工作強度。

（三）電子檔案管理的保管方式與傳統的檔案管理不同

相對與傳統的檔案而言電子檔案的文件載體容易老化一些，同時隨著計算機信息技術的發展也會湧現出更多的電子文件載體，這些都在一定程度上對電子文件的長期可讀性產生影響。有鑒於此，檔案管理部門要盡量對能夠統一格式存儲的電子檔案進行適當的格式轉換，以利於今後對電子檔案的利用。

二、電子檔案的管理過程中遇到的問題

（一）電子文件比較容易被修改

由於電子文件沒有特定的字跡，因此在修改之後也找不到一絲修改過的痕跡，這不象紙質文件，可以通過字跡來分辨出文件是否已經修改過了。同時，電子文件在網絡上傳輸時，也有可能會遇到非法截獲或更改，這在防範上也是有一定難度的。

（二）界定電子文件的原件比較困難

電子文件的製作是在計算機平台上完成的，它是通過不同的媒介或網絡來進行傳播的，可以同時在多個計算機上對同一個電子文件進行展示，這也使得不同時間、不同地點、不同的人所得到的相同內容的文件就沒有區別了，不像紙質文件可以很直觀的分辨出哪一個是原件哪一個是複印件。

（三）為適應信息時代計算機技術的發展，電子檔案的格式也要經常的變換

在人們全麵進入信息時代以來，計算機技術無論是軟件還是硬件都在以非常快的速度變換著。因此，需要長期存儲的電子文件檔案進行格式和結構上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區別。另外，由於目前的技術有限，還沒有普及電子文件的簽署技術，也就是說還不能在每一份電子文件上進行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。

三、對電子檔案管理進行優化的策略

（一）建立健全電子檔案管理的製度

為了更好的做好電子檔案管理工作，檔案管理部門應該專門建立和健全電子檔案管理製度，並將該項製度納入到信息管理的科學工作程序中去。與此同時，對電子文檔的管理工作要定期的進行自查、總結以及考核。電子文件的歸檔及管理工作應該要用電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機與信息管理部門這三者結合的方式來進行。

（二）采用“雙軌製”的方式進行歸檔

為了進一步保證電子文件數據的安全，對電子文件進行歸檔時應該采用“雙軌製”。在現在的法律背景下，文件生效的主要標誌就是印章和簽署，因此在現有的技術條件之下，那些有著憑證作用以及法律效力的文件其保存形式主要還是采用的紙質方式來進行。另外，由於電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件很容易被修改的特點，在對電子檔案進行管理時，將那些比較重要的文件做成硬拷貝以保證數據的安全性就顯得尤為重要。就目前來講，一般使用“雙軌製”來將電子文件和紙質文件轉化為檔案，使得其形成“兩套製”的歸檔內容。換句話來說也就是在歸檔時將紙質文件和電子文件這兩種文件一起歸檔，最終形成的兩套檔案在內容上是相同的。

（三）努力增強檔案管理人員的專業素養

檔案管理部門應該更加重視對檔案管理人員專業素質的培養，有利於從根本上提升電子檔案管理的作用。由於電子檔案是建立在高科技平台上的，因此其管理人員也必須是具備一定的高科技素質的複合型人才。所以，在進一步加強檔案管理人員隊伍的建設過程中，除了要對其政治素質、文化素質以及檔案業務素質進行提高以外，還應該將計算機實用操作技巧的提高放在比較重要的位置。可以這樣說，加強對檔案管理工作人員的培訓，既有利於培養檔案管理部門的優秀人才，又可以使得檔案管理工作得到更加迅速的發展。

作者單位：筠連川煤芙蓉新維公司

作 者：劉躍紅

二○一三年十月二十九日