XX煤礦合同管理辦法
1 範圍
1.1 本辦法規定了華亭煤業某某煤礦有限公司工程項目、大型設備、大宗材料采購及正常經營活動的各類合同協議的訂立、履行、管理、糾紛調處與訴訟等內容。合同和協議包括勞動用工合同、買賣合同、借款合同、租賃合同、技術合同、建設工程合同、居間合同以及企業產權製度改革、招商引資、融資、出資參股中所形成的各種合同等。
1.2 本辦法適用於華亭煤業某某煤礦有限公司(以下簡稱公司)工程項目、大型設備、大宗材料采購和正常經營活動的各類合同協議的管理。
2 總則
2.1 為規範公司對外經濟行為，加強合同管理工作，嚴格合同管理程序，明確合同管理職責，防止和減少合同糾紛，有效降低經營風險，切實維護公司的合法權益，根據《中華人民共和國合同法》和其他有關法律、法規以及《華亭煤業集團有限責任公司(以下簡稱華煤集團)合同管理辦法》，製定本辦法。
2.2 本辦法所稱合同是指公司作為一方當事人，與其他法人、組織、自然人之間設立、變更、終止民事權利義務關係時所簽訂的各種合同(協議)。
2.3 合同管理
2.3.1 公司合同管理實行集中管理。
2.3.2 本公司的法定代表人(委托代理人)對本公司合同管理全麵負責。
2.3.3 本公司及其下屬部門對外訂立各類合同，必須取得公司法定代表人的書麵授權委托。
2.3.4 公司各部室對本辦法的執行情況，納入年終經濟責任書統一考核。
3 組織機構與職能
3.1 公司計劃經營部是合同管理的職能部門，主要職責如下：
3.1.1 學習、宣傳、貫徹執行《合同法》及其他有關政策法規;
3.1.2 負責檢查指導公司各類合同訂立、履行、變更、終止及糾紛處理;
3.1.3 組織、參與各類合同的談判;
3.1.4 每季度對公司的各類合同管理工作進行一次全麵檢查，對合同簽訂、履行過程中存在問題及時提出整改意見和建議;
3.1.5 製定公司合同管理人員的學習培訓計劃，並具體負責組織實施;
3.1.6 定期向公司領導和集團公司政策法規室彙報本公司合同管理工作情況;
3.1.7 公司應根據業務量，配備專職或兼職合同管理人員，具體負責本公司合同的起草、審定、簽字、用章、登記、歸檔、糾紛調處、司法訴訟等工作。
3.2 合同管理人員主要職責：
3.2.1 參與本公司合同的談判、起草和簽訂工作;
3.2.2 審查合同，防止出現不完善或不合法的合同;
3.2.3 檢查合同履行情況，參與調解合同糾紛;
3.2.4 負責建立合同登記台賬、整理歸檔;
3.2.5 向華煤集團合同管理機構和本公司法定代表人(委托代理人)每季度報告合同管理情況。
3.3 合同管理人員必須具備與合同管理相關的專業知識，熟悉合同訂立、履行、變更、終止和糾紛調處等各環節具體業務，具備現代企業製度要求的基本知識，有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德，堅持原則，忠於職守，廉潔自律，愛崗敬業，秉公守法，保守機密。
3.4 公司對華煤集團政策法規室提出的合同管理方麵的整改意見和建議，應當在規定期限內予以落實。
4 訂立和履行
4.1 凡對外訂立合同，必須由法定代表人或法定代表人授權的代理人負責實施。授權委托書采用書麵形式，並載明授權範圍和有效期限等內容。
4.2 公司訂立合同，必須采用書麵形式，並按各類合同應具備的內容認真填寫。合同當事人的名稱(或者姓名)和住所、標的、數量、質量、價款(或者報酬)、履行期限、履行地點、履行方式、違約責任、爭議解決辦法等要素應齊全完備，內容要詳細周密，並做到表述準確。防止訂立要素不全或者有歧義的合同出現，以免引發合同糾紛。
4.3 約定采用訴訟方式解決爭議的，應明確規定選擇本公司住所地的人民法院管轄。合同訂立地原則上應確定在本公司住所地。
4.4 約定采用仲裁方式解決爭議時，應簽訂書麵仲裁協議，協議中應寫明雙方共同選擇的仲裁委員會的名稱和適用的仲裁規則。
4.5 訂立合同時，應當遵循平等自願、公平公正、誠實信用、互利互惠的原則，遵守國家法律、行政法規，尊重社會公德，明確合同雙方的權利和義務，對可能發生的問題或爭議應約定具體的解決方式和原則，並保證合同條款內容合法有效。避免訂立無效合同或存在無效條款的合同。
4.6 合同文本、格式及要求
4.6.1 訂立合同時，所采用的合同文本必須與經濟事項的內容、性質相一致。有工商部門監製示範文本的，應優先采用示範文本。沒有示範文本的，承辦人員可參照其他示範合同文本格式自行製定。
4.6.2 對示範合同文本，應按合同文本內容要求逐項認真填寫。對文本中不適用或未約定內容的條款及空餘表格等內容，必須加蓋專用空白章或用斜線劃去。必要時還應簽訂補充協議。對過時或單方製作的格式合同文本，應慎重使用，避免約定有利於對方的免責條款和加重我方責任的條款。
4.6.3 合同文本必須采用噴墨打印機或激光打印機打印，不得采用針式打印機打印;合同內容應用藍黑墨水鋼筆或黑色炭素筆填寫，不得用圓珠筆、鉛筆填寫或複寫紙複寫。因情況特殊，雙方以傳真方式簽訂的合同，應在三個工作日內完成正式合同的補簽工作。
4.6.4 合同份數不得少於十份，其中應有五份正本、五份副本，以便合同雙方履行和歸檔。
4.6.5 合同的訂立，由公司專業部門的承辦人員在填製好合同文本後，經主管副總經理初審，公司合同管理部門(計劃經營部)審核，再分別經財務部、紀檢監察審計部、主管經營副總經理、總會計師、總經理審查後，最後報送法定代表人(委托代理人)審批實施。
4.7 合同的談判，應有公司董事長、總經理、項目主管副總經理出席，並有總工程師、主管經營副總經理、總會計師、法律顧問、相關職能部門負責人和其他與合同關係密切的人員參加。
4.8 在訂立合同前，應對合同對方當事人的資格、權限、資質證明、資信狀況、企業經營狀況、市場占有率和履約能力等要件進行嚴格審查確認，並作必要的調研，核實無誤後方可決定是否訂立。
4.9 對於可能存在風險的合同，根據對方當事人的履約能力和履約信用，應要求其提供保證、抵押、質押等方式的擔保。
4.10 合同草案，應由公司專業部門草擬，主管副總經理初審、公司計劃經營部審核，分別經財務部、紀檢監察審計部、總工程師、主管經營副總經理、總會計師、總經理審查後，提交相關會議討論決定，最後由法定代表人(委托代理人)簽訂。
4.11 代理簽訂合同時，代理人應事先取得委托人的授權委托書，並在授權範圍和期限內以委托人的名義訂立合同。
4.12 公司在訂立合同時，必須使用公司的名稱，按規定程序完成訂立與履行職能，並獨立承擔與合同相關的一切經濟責任和法律責任。
4.13 國家法律、法規規定應當由國家政府有關部門批準、登記後生效的合同，應當辦理相關的批準、登記手續。其變更、終止、解除須經原批準機關批準或備案的，應及時辦理批準或備案手續。
4.14 確需公證的合同，應在訂立合同前，向有關公證機關申請公證。
4.15 每份合同均應有具體承辦人員，按照合同管理程序履行職責，對合同的訂立、履行和爭議解決承擔全部責任。
4.15.1 合同訂立後，應當積極組織有關部門認真、全麵、嚴格履行合同規定的內容。在履行過程中，承辦人員應及時掌握合同執行情況，如發現問題，應立即采取必要的防範、補救措施，並及時反饋相關部門，製定應對措施，減少損失。
4.15.2 對於合同履行過程中有關質量、數量、規格、技術標準等異議的提出或答複，必須以書麵形式在法定或約定的時間期限內辦理。
4.15.3 合同結算的原始單據必須提交財務部留存。確需向對方當事人交付的合同結算單據，應取得財務部的審查同意。
4.16 對涉及合同變更、解除、終止、訴訟等重要事項，承辦人員應及時以書麵形式向合同管理部門詳細彙報有關具體情況，並做好相應的記錄。
4.17 合同管理部門和合同管理人員應對合同的履行進行動態跟蹤管理，對合同履行中發生的變化和確需行使代位權、撤銷權、抗辯權的情況，應及時在有效期限內向本公司主管副總經理彙報，以便製定有效的應對措施。
4.18 公司在擬對重大合同進行變更、解除、終止前，經公司研究決定後，必須以書麵形式報送法定代表人，最後審批決定，其他任何機構和人員均無權擅自做出決定。
4.19 合同變更、終止或解除必須經雙方協商達成書麵協議。協議未達成之前，合同當事人不得擅自變更、終止或解除合同。發生法定原因需要變更或解除合同時，依照有關法律、法規辦理。
5 簽章、登記和歸檔
5.1 公司合同專用章由綜合辦公室統一負責管理，嚴格按用印程序使用。
5.2 公司應加強合同專用章管理，建立健全合同專用章管理和責任追究製度，嚴格執行用章審批、登記程序。合同專用章應當實行專人保管，合同承辦人員不得兼管合同印章。
5.3 合同專用章應妥善保管，一經丟失或者被盜，必須立即向公司主管副總經理、總經理和董事長報告，及時在本單位注冊地的工商行政管理部門備案，在相關媒體上聲明作廢，並按規定程序另行刻製。
5.4 合同簽章時，應有負責合同管理的分管副總經理、總經理和法定代表人共同簽字許可後，印章管理人員方可簽章。合同專用章應與法定代表人(委托代理人)名章(或簽字)一同使用。凡兩枚印章(或簽字)不全的，財務部應拒絕辦理結算手續(合同正本必須有法定代表人或委托代理人的簽字)。合同文本在兩頁以上的，還應在合同中縫加蓋專用騎縫章或合同專用章。必要時，應由雙方的代理人在每頁上簽字。
5.5 合同正本應在封麵右上角加蓋“正本”印章，副本應在封麵右上角加蓋“副本”印章。沒有封麵的合同文本，應在合同第一頁右上角加蓋“正本”或“副本”印章。
5.6 印章管理人員應對合同名稱、編號、份數、審批人、承辦人、用印時間等主要內容進行認真登記，並建立台帳。
5.7 合同簽章生效後，合同正本一份交檔案管理人員留存歸檔，合同正本一份交財務部辦理結算業務，合同正本一份交合同管理人員留存。
5.8 公司應建立合同台帳和統計報表製度。合同台帳、報表要準確記錄合同名稱、標的、數量、金額、履行期限、履行地點、履行方式、爭議處理等重要內容，並妥善保管。
5.9 公司應依照國家有關法律法規及公司檔案管理製度，不斷加強和改進合同歸檔製度，對涉及合同談判、訂立、履行、變更、終止、解除及司法訴訟、資信證明等的所有資料均應附隨合同一並及時整理歸檔。合同檔案保管期限與會計檔案期限相同。
5.10 合同管理部門及管理人員應妥善保管與合同有關的各種資料，包含各種文書、圖表、傳真複印件等，不得隨意處置、銷毀或遺失。未經本公司法定代表人(委托代理人)批準，合同資料不得複印或出借。
5.11 在合同訂立與履行過程中所取得的各種傳真件資料，應盡可能及時取得原件。確定無法獲得原件的，應先行複印並簽明“與原件一致”後，再以複印件進行歸檔。嚴禁以傳真件直接進行存檔。
5.12 公司對合同信息的管理，在條件允許的情況下，應采用微機化管理。
6 糾紛調處與訴訟
6.1 在合同履行中若發生爭議，應當在查明事實、分清是非、明確責任的基礎上依法先行協商解決，並達成書麵調解協議。協商不能達成一致意見時，簽訂有仲裁協議的，應向約定的仲裁委員會提請仲裁;未簽訂仲裁協議的，依照合同約定向具備管轄權的人民法院起訴。
6.2 因合同糾紛引發的訴訟，按照有關規定的程序辦理。
7 管理考核與責任追究
7.1 公司合同管理考核分專項考核和綜合考核。專項考核由主管副總經理組織計劃經營部、財務部、綜合辦公室組成專項考核組，每季度末對全公司合同進行檢查考核;綜合考核按照公司年度經濟責任考核分項檢查考核。上述兩項考核加權平均作為被考核單位合同管理實績，納入年度考評範疇。
7.2 合同承辦人員以及與合同業務有關的人員，必須嚴格貫徹執行《合同法》和其他有關法律、法規及本辦法規定，認真履行崗位職責，切實做好合同管理工作。
7.3 除不可抗力原因外，凡違反《合同法》及本辦法有關規定或因主觀過錯，給企業造成重大經濟損失，視其情節，分別給予經濟處罰和警告、記過、記大過、降級、撤職、留用察看、解除勞動合同等行政處分。當事人為中共黨員的，建議黨組織給予相應得紀律處分。
7.3.1 造成損失不滿10萬元的，由責任人賠償損失部分的30%;
7.3.2 造成損失10萬元以上、不滿20萬元的，由責任人賠償損失部分的25%;
7.3.3 造成損失20萬元以上、不滿30萬元的，經公司總經理辦公會研究並提出處罰意見，報公司董事會、黨政聯席會議研究決定;
7.3.4 因玩忽職守、濫用職權、營私舞弊觸犯刑律的，移交國家司法機關追究其刑事責任;
7.3.5 經濟賠償處罰數額不足本人月收入20%的，一次性扣罰;超過本人月收入20%的，逐月扣罰，每月的扣罰額不超過本人月收入的20%。
7.4 損失鑒定領導小組由總經理、主管副總經理、總會計師和財務部、其他有關部門負責人組成，負責損失鑒定的具體工作。損失界定依據合同標的和訴訟裁定、仲裁裁定、協議賠償等與合同預期目標相差(損失為直接損失)。
7.5 通過招標產生的合同，在合同履行過程中出現問題，經核查屬招投標存在過失的，由招投標機構負全責;屬合同履行中存在過失的，由執行人負全責。
8 附則
8.1 公司對內、對外訂立的各種合同，均適用本辦法規定。
8.2 本辦法所稱“以上”，都含本數;“不滿”不含本數。
8.3 本辦法若與國家法律、行政法規相抵觸或其他未盡事宜，按國家法律、行政法規執行。
8.4 本辦法從下發之日起施行。
8.5 本辦法由計劃經營部解釋執行
附件：1.合同編號規則
2.合同審查簽證單
3.合同辦理流程
4.合同審查一覽表
