XXX煤礦收發文管理辦法
1目的和適用範圍
1.1目的
1.1.1為了適應公司管理工作的需要和進一步完善收發文製度，建立一套標準統一、銜接暢通、行之有效的管理辦法，根據國家以及上級對文件收發管理的規定，特製定本辦法。
1.1.2促使本公司的公文收發業務推行順暢。
1.2適用範圍
凡隸屬本公司內各單位對內及對外的公文收發，均依照本辦法之執行。
2 引用標準和文件
《國家行政機關公文處理辦法》國發[2000]23號。
3術語和定義
3.1收文：傳送、簽收登記、擬辦、分發、批辦、承辦、催辦、歸檔、銷毀等程序。
3.2發文：擬稿、審核、會簽(需要會簽的)、簽發、打字、校對、印刷、用印、分發、保管、立卷、歸檔、銷毀等程序。
3.3華亭煤業發[××]××號：華亭煤業集團有限責任公司[××]第×文件。
3.4華亭煤業黨發[××]××號：中共華亭煤業集團有限責任公司委員會[××]第×文件。
3.5大柳公司發[××]××號：華亭煤業某某煤礦有限公司[××]第×文件。
3.6大柳總支發[××]××號：中共華亭煤業某某煤礦有限公司總支委員會[××]第×文件。
3.7A級：機密;B級：秘密;C級：普通。
4 管理內容與要求
4.1基本要求
4.1.1公司所有收發文必須在不違犯上級和本公司工作文件規定的情況下進行。
4.1.2做到收發及時、指令統一、傳遞快捷、環節暢通。
4.1.3形成一個高效率、高素質、高節奏的收發文良性循環體係。
4.1.4有利於信息化交流條件的改善和組織結構的優化。
4.2 收文
4.2.1公司所有收文工作統一由綜合辦公室簽收，按照文件類別進行編號、登記，並進行存檔整理，除個別機密性文件適合於當事部門存留複印件外，原則上所有收文原件應在綜合辦編號存檔。
4.2.2所有收文文件按辦件、閱件進行分類，綜合辦公室負責人根據文件內容、性質和規定的傳閱範圍，提出擬辦意見，送公司主管領導批示後，交有關部室或人員辦理(見附件一)。
4.2.3已送公司領導審批或各有關部門辦理的文件，綜合辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦，防止漏辦或延誤。
4.2.4公司領導直接收到上級部門下發的文件或外出開會、學習帶回的文件及材料原件，應將文件原文或材料轉交公司綜合辦公室登記、存檔。
4.2.5對急辦件，綜合辦公室應立即將文件送交公司主管領導批閱。領導不在時，綜合辦公室應根據文件內容及時限要求，交相關業務部室或人員辦理。事後及時向公司領導彙報並做好督辦工作。
4.2.6綜合辦公室應設立專門的文書，負責收文的登記、編號、送閱、催辦和歸檔。
4.3發文
4.3.1公司所有發文工必須送呈公司總經理或董事長審閱簽發後，由綜合辦按照公司發文編號發送。除個別機密性文件適合於當事部門存留原件外，原則上所有發文原件應在綜合辦編號存檔。
4.3.2所有發文綜合辦公室須有登記記錄、發送部門、簽收部門、簽收人、日期，並按照文件類別進行編號歸檔。
4.3.3以公司名義向外、向上、向下行文(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經部室負責人、主管領導核稿後，送綜合辦公室複核，再送公司總經理或董事長簽發，然後綜合辦公室按照文件簽發單(見附件二)內容統一發送、傳真或用e—mail文件發布。聯合行文必須同時送有關領導會簽，方可發出。
4.3.4經公司領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。擬稿部室負責打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發送並催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發。
4.3.5所發文件中收件方須附確認收到函或文，發文工作才算完成。
4.4收發文保密事項
4.4.1嚴格執行保密規定，一切尚未公布的機密文件，經辦人員不得隨便給無關人員閱看。
4.4.2文書工作人員不得在家庭或公共場所談論機密文件的內容。
4.4.3文件的運轉交接嚴格登記，履行簽收手續，以明確責任，防止遺失。
4.4.4絕密文件應指定專人負責，且不得攜帶機密文件出入公共場合，不得任意翻印、複印文件。
5 收發文工作流程(工作流程圖見附件三)
5.1收文程序：上級單位、相關聯單位或項目發送——綜合辦公室接收、登記——綜合辦公室簽收——公司領導審閱後做出批示——綜合辦公室存檔(原則上原件留存)
5.2公司發文程序：承辦人起草、校對、擬稿——部門領導核稿——公司領導審閱簽發(修改手稿留存)——公司綜合辦公室編號、校對、用印——按密級程度進行分發——公司部門或項目接受後填寫簽收回執單——綜合辦存檔(原則上原件留存)。
6其他要求
6.1公司收發文統一由綜合辦公室管理。
6.2凡本公司以往的有關收發文工作流程與本辦法相抵觸的，以本辦法為準。
6.3本辦法從下發之日起施行。
6.4本辦法由綜合辦公室負責解釋。
附件一
