XXX煤礦檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 根據國務院關於加強企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業檔案工作，更好地為公司改革發展和項目建設保存優質、完備的原始檔案資料，特製定本辦法。
第二條 公司檔案是公司在各項生產活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營管理、物資供應、財務管理、勞動工資、人事、教育衛生和黨、政、工、團工作等方麵檔案。
第三條 公司檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益和曆史真實麵貌的一項重要工作。
第四條 公司檔案工作要堅持集中統一的管理原則。
第二章 文件材料的形成與歸檔
第五條 公司根據國家法規和有關部門的規定，製定文件材料形成、積累、整理和歸檔的製度。
文件材料的運轉要遵循計劃、生產(施工)、技術、經營等項工作(以下簡稱生產活動)和文書處理的程序。
第六條 公司生產(施工)經營活動中形成的科技文件材料(含照片，錄音、錄像和光盤、軟盤、磁帶等，以下同)，由技術項目負責人指定有關人員負責積累、整理後歸檔。
各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務範圍，指定有關人員負責積累、整理後歸檔。
第七條 文件材料歸檔的基本要求。
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業生產、基建和經營管理等各項活動的真實內容和曆史過程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。
第八條 公司文件材料的歸檔範圍。
公司文件材料的歸檔範圍主要有以下幾個方麵：
1、基本建設方麵。有工程設計、施工工藝、安裝圖樣和技術文件，工程項目驗收和生產調度工作中形成的各種文件材料等。
2、經營管理方麵。有企業經營決策管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料。
3、設備儀器方麵。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。
4、技術管理方麵。有質量管理、科技創新、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5、計劃統計方麵。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計03manbetx 活動中形成的各種文件材料。
6、物資供應方麵。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。
7、勞動工資方麵。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。
8、財務管理方麵。有財務管理中的各種賬冊、報表、憑證和文件等。
9、教育培訓方麵。有幹部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。
10、黨、政、工、團工作方麵。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。
11、科學技術研究方麵和工程建設方麵，按有關規定執行。
12、其他具有利用和保存價值的文件資料。
第九條 歸檔時間
1、基建工程或其他技術項目，在任務完成後或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定後，移交檔案管理部門歸檔。
2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定後，移交檔案管理部門歸檔。
第十條 公司各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。
第十一條 公司各種文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序;列入生產、科技創新、基建和經營等各項活動的工作計劃;列入有關部門的職責範圍和有關人員崗位責任製。
第十二條 公司基建工程竣工驗收，必須有檔案管理人員參加。文件材料不完整、不準確、不係統，不能進行鑒定、驗收。
第十三條 公司項目工程創優、科技創新成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、係統要作為一項考核內容，檔案管理部門不簽署意見不得申報成果。
第十四條 公司新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業部門應會同檔案管理部門檢查驗收文件材料，並及時歸檔。
第十五條 公司工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔範圍的規定，及時移交檔案管理部門歸檔。
第十六條 公司檔案管理部門定期對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。
第三章 檔案管理
第十七條 公司檔案管理列入企業的經濟責任製體係。
第十八條 檔案分類
1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編製檔案分類編號方法。
2、分類編號要遵循文件材料的形成規律，並且要便於保管和提供利用。
3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。
4、常用的分類方法有：
(1)按產品型號分類;(2)按設備型號分類; (3)按科研課題分類;(4)按工程項目分類;(5)按專業性質分類;(6)按組織機構分類; (7)按時間分類。
第十九條 檔案編目與編製檢索工具
1、編製檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。
2、根據需要編製檔案檢索工具，並且進行檔案著錄工作，著錄方法按照國家標準GB3792.5一85《檔案著錄規則》執行。
第二十條 檔案保管
1、接收檔案必須認真驗收，並辦理接交手續。
2、存放檔案必須有專用櫃、架，排架方法要科學和便於查找。
3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改後的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。
4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：
(1)存放膠片、照片、磁帶、光盤要用特製的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片櫃或防火櫃內。縮微母片和拷貝片應分別存放;
(2)膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性汙染地段，庫房內應設有防火和空氣調節設施，溫度、濕度應符合規定的要求。
5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到賬、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和複製，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。
6、檔案庫房的一般要求：
(1)保存檔案必須有專門的庫房，並且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防汙染等安全措施;
(2)檔案庫房建設要列入企業基本建設計劃，庫房建築設計按照《檔案館建築設計規範》執行。
第二十一條 圖紙的修改、補充
1、修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。
2、修改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時應在修改處 標注“修改標記”。
3、修改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，並且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據需要另行保管。
4、整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時，應重新編製保管單位，並且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號後，根據需要另行保管。
第二十二條 檔案鑒定
1 、公司要根據國家或上級有關部門的規定，編製檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：
(1)對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存：
(2)對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
(3)凡是介於兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
2、鑒定工作要組織由公司領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，並且注明鑒定日期。
3、鑒定工作應該定期進行，具體由公司根據實際需要確定。
4、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，公司應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經公司領導審批，並報送有關檔案管理機關備案。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定。
第二十三條 檔案統計
1、公司檔案管理統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。
2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計，檔案數量統計，檔案提供利用及其效果的統計等。
第二十四條 檔案管理現代化是公司現代化管理的組成部分，要列入公司現代化管理的整體計劃中統籌考慮，逐步應用電子計算機為主，包括縮微技術和先進的監控裝置、通訊設施和辦公自動化等現代管理手段。
第二十五條 檔案管理經費按照財政部、國家檔案局(1980)財企字第629號文《關於企業檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規定》執行。
第二十六條 公司要按照國家有關規定向有關檔案館移交有關檔案或複製件。
第四章 檔案管理體製
第二十七條 公司檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等各個部門，應由一位公司副總經理分工領導，並且列入公司領導議事日常，作為考核幹部業績的一部分。
第二十八條 要加強和充實企業檔案管理機構，集中統一管理公司檔案工作。
第二十九條 公司檔案部門是公司檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責統籌、協調、組織、管理公司的檔案、資料工作。
第三十條 檔案管理人員
1、公司要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員，並且應有一定數量的專業技術人員。
2、企業檔案管理人員享受專業技術管理人員待遇，按工程技術專業或檔案專業技術職務聘任。
第五章 附則
第三十一條 公司黨、政、工、團檔案管理按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《機關檔案工作條例》的有關規定執行。
第三十二條 公司會計檔案管理按照財政部和國家檔案局製發的《會計檔案管理辦法》的有關規定執行。
第三十三條 企業人事檔案管理按照中共中央組織部的有關規定執行。
第三十四條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋執行。
第四十五條 本辦法從下發之日起施行。
