榆家梁煤礦檔案管理製度
第一章 總則
第一條 按照《檔案法》的規定，為實現檔案的集中、統一、規範管理，保護檔案安全，進行檔案的綜合利用，為礦井生產建設服務，特製定本製度。
第二條 本製度適用於礦屬各單位及相關業務單位。
第三條 職責與權限
（一）分管領導負責檔案的全麵管理工作，定期主持召開檔案工作會議，總結部署檔案工作。
（二） 綜合辦公室負責檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。
（三） 綜合辦公室負責按照規定和審批權限，提供檔案的查閱和利用工作。
（四） 各部門兼職檔案員具體負責做好本部門檔案材料的收集、整理、移交工作，準確填寫移交單。
第二章管理製度
第四條 收集管理
（一）機關各部門辦理完畢的具有保存價值的文件、材料都必須交由本部門負責收集資料的人員（兼職檔案員）收集齊全，分類整理，半年向綜合辦檔案室移交一次。
（二）基建資料、工程勘測報告、征地、地質等圖紙文件材料，工程竣工後全部收集整理。
第五條 整理、保管
（一） 礦井全部檔案都要進行分門別類的整理和保管。
（二） 所有案卷應按國有企業檔案分類規則進行係統整理。
（三） 檔案室應設有適宜檔案保管要求的庫房設施，檔案人員根據《檔案室管理製度》認真保管。具有永久和長期保存價值的檔案，如有破損或字跡模糊，應及時進行修補或複製，維護檔案的完整與安全。
（四） 檔案管理人員調動時必須在離職前將其所保管的檔案數量及狀況整理清楚，並辦理交接手續。
第六條 查閱利用管理
（一）檔案室主要為本礦井生產服務，一般不對外利用，外單位確因工作需要查閱，必須持單位介紹信，注明利用目的，經綜合辦主任、分管領導批準方可查閱。查閱者應負責保證檔案的完整與安全，不能轉借、私自影印、複製，不得損毀，不得遺失，歸還時檔案人員要認真清點，仔細檢查文件狀況，發現異常，立即請示領導，及時妥善處理。
（二） 查閱檔案者不得在閱檔室吸煙、飲水，不得翻閱與自己無關的檔案。凡查閱的檔案不得帶出檔案室，確因特殊情況需要借閱者，應辦理借閱手續並在三日內交回，如需延長借閱時間應辦續借手續。
（三） 劃有密級的檔案，工作人員從嚴掌握（如黨委、行政事務會議記錄），必須經分管領導批準，僅供在檔案室查閱不準帶出。
（四）要愛護檔案，不允許拆卷、抽取、塗改、圈點、劃線或汙損檔案，如需複印摘抄，須經檔案管理人員批準。
（五）凡查閱檔案者均須填寫《檔案利用效果登記》。
（六）查閱檔案者不準進入檔案庫。
第七條 統計管理
(一)為了決策、規劃、指導工作和管理檔案的需要，檔案室必須對檔案、檔案工作的現狀及其變化進行精確的統計。
（二） 及時提供檔案收進、移出、整理、鑒定、保管和實際被利用等方麵的數據。
（三） 檔案統計工作要求準確、及時、科學。
（四） 檔案統計的基礎是檔案登記，檔案室應建立下列登記：
卷內目錄--是對卷內單份文件的登記。
案卷目錄--是登記案卷的薄冊。
總登記--是檔案室對檔案收進、移出和實存數量的登記。
（五） 檔案室的統計，按照國家檔案行政管理部門製定的報表填報。
（六） 檔案室以平時的登記為基礎，年終統一上報檔案行政管理部門和業務主管機關。
（七） 檔案統計資料作為正式文件歸檔保存。
第八條 鑒定銷毀管理
（一）任何檔案未經鑒定批準不得銷毀。
（二）檔案鑒定分兩步進行。
初步簽定：與檔案的立卷同步進行，任務是確定文件歸檔和不歸檔的界線，製定檔案的保管期限。
期滿簽定：即按照保管期限表進行簽定，任務是審查案卷的保存價值，確定案卷是否銷毀。
（三）檔案鑒定工作必須有組織地進行，檔案鑒定工作必須在辦公室主任主持下，由檔案部門和有關部門組成鑒定小組共同進行。
（四） 檔案鑒定工作必須根據檔案保管期限表進行，不得有任何隨意性。
（五） 鑒定工作采取直接鑒定法--凡保管期滿的檔案，均須直接地、逐件逐張地審查文件，按照檔案的實際情況判定其價值，決定其銷毀或者延長保存期限。
（六）決定銷毀的檔案，要編製檔案銷毀清冊，寫出銷毀檔案內容03manbetx
報告，經過審查批準，方可銷毀。
（七） 銷毀檔案必須指定專人監銷，銷毀人和監銷人要在銷毀清冊上簽字，以示負責。
第九條 庫房管理
（一） 檔案庫房與辦公室分開，非檔案人員不得進入庫房。
（二） 檔案室要設在安全部位，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體。
（三）庫房內不準存放易燃、易爆物和糧油食品及其它雜物。
（四） 庫房內必須配置滅火器材和溫濕度測量計。庫房溫濕度標準為：
溫度控製在14-18℃，不超過20℃；
相對濕度50-60%，不超過70%；
聲像檔案的相對濕度為30-40%。
（五） 庫內檔案要經常檢查，發現不安全因素要及時妥善處理，做好檢查記錄。
第十條 保密管理
（一） 檔案庫房要有嚴密、堅固的防盜設施，謹防檔案被盜、被毀。
（二） 查閱者隻能查閱他指明查閱的檔案，不得翻閱無關的內容。
（三） 查閱檔案須經辦公室主任或分管領導批準。未經批準，檔案員不準提供檔案給任何人閱讀。
（四） 檔案員不得對任何人談論檔案文件、資料的內容。
第十一條 檔案員管理
（一） 熟悉各類檔案資料的接收、整理、登記、排架、保管等工作。
（二） 對各類檔案資料進行定期檢查，做到家底清楚、帳物卡相符、增減有記載、查閱有登記、對已過保管期限的各類檔案，提請鑒定並負責銷毀處理工作。
（三） 做好檔案的日常管理工作，健全各類檢索工作，為檔案提供利用創造條件。
（四） 負責庫房的安全保衛工作，做好防火、防盜、防潮、防高溫、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體，進行庫房溫度的測定與控製，做好記錄，及時修補破損檔案，最大限度延長檔案壽命。
（五） 參加設備儀器、基建項目驗收等重要活動，負責檢查文件資料的質量，確保文件資料的完整準確。
（六） 負責檔案工作的課題研究，開展檔案管理理論探索，從事檔案的著錄、標引及編研工作。
（七） 負責分工範圍內文件材料的收集、整理及立卷前的文件材料積累。
（八） 參加檔案鑒定、檔案管理製度、規劃、計劃的修訂工作。
