榆家梁煤礦文件管理製度

榆家梁煤礦文件管理製度
第一章 總則
第一條 為規範文件運行程序, 嚴格控製文件信息的有效傳遞,使文件的收發、傳閱、銷毀有所遵循。
第二條 本製度適用於與本礦有關的所有受控文件。
第三條 職責與權限
（一） 礦長（書記、主席）負責本礦（黨委、工會）行文的簽發、來文的簽批。
（二） 副礦長、副書記負責本礦（黨委）行文的審簽（簽發）、來文相關事項的組織落實工作。
（三）綜合辦負責黨、政、工會文件的收發、起草、審核、打印、傳閱、立卷、存檔、銷毀等日常管理工作。
（四） 其他部門負責本職業務範圍內行文的草擬、來文承辦事項的落實工作。
第二章管理製度
第四條 基本要求
（一）黨、政、工文件實行統一管理，按類登記、編號，存檔。
（二） 材料要責成專人保管，不許把文件材料分放在科（隊）、班組或領導個人手中長期積壓。
第五條 收文管理
（一） 凡礦公啟的文件（除礦領導親啟的外）均由辦公室收發員登記簽收後，交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕壞的拒絕簽收。
（二） 對上級部門發來的文件要進行信封、文件、文號、機要編號“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。
（三）秘書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理閱辦單”，並在收文本上登記編號。須由礦領導親啟的文件，礦領導親啟後，也應交辦公室辦理正常手續。
（四）外出人員開會帶回的文件及資料應及時送辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 文件的傳閱
（一）凡辦公室收文均需辦公室主任根據文件內容和性質閱簽後，秘書分送處領導及承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
（二）傳閱必須有專人負責，統一登記掌握，有秩序地逐文、逐人進行傳閱，隨時掛號和銷號，防止出現漏傳和文件丟失現象。
（三）為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到處領導和承辦部門，如關係到領導和部門較多，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過一周（特殊情況例外）。
（四）閱批文件應抓緊時間，一般不得超過兩天，閱完後應簽名以示負責，如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
（五）文件按規定的範圍組織人員到閱覽室閱讀文件，如有特殊情況，不能到閱覽室閱讀的，隻準在辦公室閱讀，傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借他人閱看，自行擴大閱讀範圍，不得自行翻印、複印和轉載，向規定的範圍以外人員泄漏，對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
（六）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件。如確因工作需要，要辦理借閱手續，以防丟失泄密。
（七）文件閱完後，應及時送交辦公室秘書，切忌橫傳。
（八）辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理，不得將文件壓放分散。如需備查應按照有關保密規定，征得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
第七條 發文管理
（一）凡以礦上報、下發的正式文件，統一由辦公室管理，其他部門不得自行向上、向下發送正式文件。
（二）部門確需向上反映彙報重要情況和向下安排布置重要工作要求發文時，應向辦公室提出申請並將底稿交辦公室審核，由辦公室統一編號發文。
（三）凡以礦上報、下發的文件，應將填寫的發文稿紙，經辦公室主任核稿後，由礦長或分管礦領導簽發。
（四）對全礦影響較大，涉及經費、統一管理、規章製度等的重要文件，均由礦長批準簽發。
（五）草擬文稿必須從全處角度出發，做到情況屬實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
（六）辦公室根據要求和上級有關指示精神、有關文件規定，對文稿進行審查和修改，對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿。
（七）對審核時修改較多、有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新簽寫清楚。
（八）需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。
（九）文稿審核會簽後，按批準權限的規定，分別呈送分管領導，由礦長審定批準簽發。
（十）經領導批準簽發的文稿，由辦公室秘書統一編號後，送打印室打印。
（十一）文件打印前應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿紙上簽名。
（十二）辦公室秘書對打印質量較差的文件，應拒絕蓋印分發。
（十三）給下屬科（隊）的文件、簡報報表材料要履行收發登記手續，防止丟失或出現任何差錯，防止失密、泄密。
第八條 文件簽發程序
（一）各業務科室以管理處名義下發文件時，必須由分管的業務礦長簽署發文卡，經辦公室審閱和修改，並符合文件規範要求。填寫《榆家梁煤礦發文稿紙》，主任簽批下發或上報份數、分發時間後，方準打印發放。
（二）不論文件、材料、經驗介紹及其它文字材料，辦公室留存三份：主任一份，存檔一份，文書平時工作中翻閱查用一份。
（三）礦長辦公會議、礦務會議決定的有關事項，需要用書麵通知有關單位限期執行辦理，主任要簽發“礦長辦公會議決定事項通知單”。
（四）對重要材料，必須經會議研究決定或經礦長審閱批準後，主任方可簽發；一般材料由分管業務礦長簽批。
第九條 文件的借閱和清退
（一）各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條；對有密級的文件須經辦公室主任（或副主任）同意後方可借閱。
（二）借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
（三）辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，定期對文件進行收繳清退工作（一般為月底一小清，季末一中清，年終一大清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
（四）部門應指定一位責任心強的同誌負責文件收交、保管、保密、催辦、督查工作。
（五）除機密文件（中共中央、國務院、中央軍委文件）以外，需用文件的可以複印或進行摘錄，原件必須交回，防止丟失、泄露；
（六）文件不準長期積壓在個人手中，每年要定期對文件材料進行清理上交歸檔。
第十條 文件的銷毀製度
（一）對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室要定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
（二）經審核同意銷毀的文件，應派專車由辦公室秘書和正副主任護送到上級機關指定的地點監視銷毀。
（三）單位要嚴肅認真地使用、保管好各類文件材料，不準自行銷毀。嚴禁把文件、材料、報表以廢紙處理賣給廢品收購站。所有文件、材料、報表到年底一律清理，登記上交檔案室，檔案室要清理、核實、造冊，到期按規定集中銷毀。