淺析新形勢下企業信息化檔案管理工作

淺析新形勢下企業信息化檔案管理工作

隨著計算機技術和網絡技術的發展，企業檔案管理作為信息源的重要組成部分，必然成為企業精細化管理不可缺少的一部分。隨著企業的不斷發展壯大，企業檔案資料也會越積越多，迫切需要企業加強檔案管理工作的信息化建設，提高檔案資料的管理效率和開發利用程度。在檔案事業“十二五”規劃中，我國也明確提出信息化建設要求。因此，企業應結合自身檔案管理工作的特點，培養檔案信息化專業人才，加強管理工作的創新，使檔案信息化工作為企業各方麵工作提供更加優質的服務。

一、企業檔案信息化建設是檔案管理改革的必然趨勢

所謂檔案信息化管理，就是在檔案管理活動中充分應用現代信息技術，對檔案信息資源進行有效管理，提高服務質量的過程。在這一過程中，企業應該從以檔案實體資料為工作重心的模式轉換為以檔案信息為工作重心的模式上來。隨著信息時代和知識經濟時代的到來，企業檔案信息化建設已成為檔案管理工作發展的必然選擇。

首先，企業檔案信息化建設適應了企業發展的要求。當前，移動通信技術和雲計算的日益融合，給管理者能夠突破地域和網絡的限製，隨時隨地對企業信息動態進行跟蹤觀察。在這種情況下，檔案管理部門也應該具備參與處理大數據的能力，通過對檔案信息進行處理，從館藏檔案中獲取大量有價值的信息資源，可大幅提高檔案的可用性，從而為企業的生產經營提供更豐富準確的信息資料。

其次，企業檔案信息化建設滿足了企業檔案利用的需要。隨著知識經濟浪潮的興起，人的主觀能動性獲得充分尊重。在這種條件下，檔案管理工作就應該能夠提供滿足於企業不同部門以及企業不同利用者的個性化需要。檔案管理改革，將檔案資料進行細化分類，開發一係列檔案管理係統軟件相關功能，並通過統計和03manbetx 檔案使用者，為他們提供更具有針對性的檔案服務，能夠提高檔案資源的共享效率。

最後，企業檔案信息化建設能夠促進企業檔案管理工作的持續發展。通過檔案管理改革，可以完整係統地保存檔案信息，充分利用網絡係統、操作係統和數據庫提供的條件，來完成檔案管理業務流程的集成和信息資源的共享，從而為高效及時地運用檔案信息資源提供決策創造了條件，有利於進一步完善企業數字化信息資源建設，真正實現檔案即時管理、整合資源、共享數據財富的目標。

二、信息化背景下檔案管理工作改革的有效策略

（一）優化檔案管理業務流程

首先，企業應該理清檔案信息流在各個環節的流轉，理清各個業務工作與信息相關環節操作程序規範，對檔案信息資源產生的環節、產生並存儲的地址以及長期保存的方式方法等方麵進行記錄，如檔案接收、管理、利用等方麵產生的信息等。其次，要建立和完善相應的數字化檔案管理標準，製定貫穿檔案管理全過程的規章製度和操作規範，將檔案管理程序化和管理量化。

（二）整合數字化檔案資源

檔案資源質量直接影響著檔案信息管理與檔案信息服務的效果，檔案管理部門應對企業在生產管理方麵的信息進行整合，將企業實體檔案信息進行數字化操作，做好存量信息資源的整合。一般而言，企業檔案主要包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案、內部資料及科技圖書等，檔案管理部門應該根據檔案資料的性質對檔案做好數字化處理，使企業檔案自來哦成為一個有序化、一體化、合理化的整體。

（三）拓展檔案資源服務能力

企業檔案工作的價值與功能就是能為有需求的服務對象提供準確、足量的檔案信息以作決策參考。當前，企業檔案工作所提供的服務主要為傳統的借閱方式,如檔案原件、檔案複印件、檔案檢索等，應進一步拓展其服務功能，如網上瀏覽查詢機下載、數據備份、數據維護等功能。同時，還應該進一步擴充其服務內容，針對具體用戶的具體需求和過程提供個性化服務。

（四）建設檔案信息化管理係統

企業檔案信息化管理係統建設是一個長期係統的工程項目，需要充分體現可行性和可操作性。企業應該結合自身生產經營管理的特點，03manbetx 出檔案信息化管理係統的功能性需求、性能需求、穩定性及安全性需求等方麵，結合實際情況來進行檔案信息化管理係統建設。如針對煤炭企業的工作模式，檔案信息化管理係統可包括文檔管理係統和檔案管理係統兩個模塊，前者主要是企業各部門處理日常文檔的地方，後者應該包括文檔管理、收集整編、檔案管理和開發利用、係統維護、網站與交流等方麵的功能。

（五）建設信息化檔案管理人才隊伍

在信息時代，檔案管理人員的工作對象從有形的檔案實體擴展到數字代碼，工作方式也從傳統的檔案管理模式演變為網絡模式，工作角色也從被動管理檔案到主動提供檔案服務。麵對檔案信息化帶來的挑戰，應迫切加強企業檔案人力資源建設。首先，檔案工作者應該不斷學習信息技術、網絡技術，適應檔案信息化時代的新要求。其次，要加快引進與檔案管理工作直接相關的檔案業務工作者、檔案行政管理人員以及檔案係統開發人員，完善檔案管理人員結構。

三、結論

信息化時代的到來給企業檔案管理工作帶來了新的挑戰。企業應結合自身生產經營管理特點，進行符合企業實際情況的檔案信息化建設，完善企業檔案管理的工作服務功能，使企業檔案資源得到科學有序的整理、嚴格規範的鑒定、安全妥善的保管、充分合理的利用，從而實現企業檔案工作的新飛躍。

陝煤建司瑞能煤業：高 燕