熊鋼:如何依法做好新時期民營企業檔案工作

如何依法做好新時期民營企業檔案工作

近年來，湖北遠安縣隨著企業改製的深化，非公有製經濟已成為遠安縣縣經濟發展的一個重要增長點。伴隨著非公有製經濟的發展，民營企業對檔案工作的重要作用和需求也日益顯現。在目前新的形勢下，作為縣級檔案行政管理部門如何依法建立健全企業檔案法規體係、按照科學發展的要求積極引導推進新時期民營企業檔案工作，規範企業歸檔機製、完善業務標準，不斷提高服務民營企業檔案工作管理水平。將成為檔案行政管理部門麵臨的一個新課題。

一、遠安縣民營企業檔案工作現狀

遠安縣非公有製民營企業經濟在縣委、縣政府的高度重視下，不斷迅猛發展壯大，特別是以湖北東聖化工集團有限公司、湖北楚園春酒業有限公司、宜昌花林水泥有限公司、宜昌森源香菇有限責任公司、遠安永安車橋有限責任公司等多家龍頭企業的迅猛發展，已成為遠安縣社會主義市場經濟的重要組成部分和促進社會生產力發展的重要力量，各企業在抓好自身經濟發展的同時，更注重企業檔案的建檔管理工作，特別是對民營企業職工勞動合同、養老保險、醫保、計生、特殊工種等與企業職工切身利益息息相關的各門類檔案的建檔工作。截至2014年底，我縣民營企業6949家，從業人員36862人。其中規模以上(2000萬元以上)工業企業51家。現有100多家建立了檔案，實行檔案規範管理A級3家。

二、遠安縣民營企業檔案工作存在的問題

民營企業檔案是企業的重要資產和不可替代的信息資源，民營企業的生產、經營和管理，需要以良好的檔案工作為支撐和保障。就我縣民營企業來講，大多數企業還不了解檔案對企業的重要作用，由於企業資產非國有，企業管理自主性強，組織形式多樣，行業門類繁多，涉及麵廣，企業規模差異較大，既有實力雄厚的高科技企業，也有民間作坊式企業，一切活動都以增效贏利為目的。檔案管理已達到較高水平示範企業也是少數。從我縣民營企業檔案工作的現狀和筆者所調查的情況03manbetx ，可歸納為以下幾點;

1、民營企業業主檔案意識淡薄，歸檔困難。一是一些民營企業業主的檔案管理意識還不夠強，認為民營企業的檔案沒有多大作用，不會產生經濟效益，隻重經濟效益、輕檔案管理的現象普遍存在。民營企業業主有經營企業的思路，但無檔案管理的理念。對檔案工作的意義及其重要性了解甚少。從深入調查中看到，民營企業注重經濟效益，不懂得檔案工作對企業全麵發展的綜合作用。對檔案工作關注不到位。由於民營企業業主對檔案工作缺乏認識，檔案意識薄弱，往往都把眼光盯準了怎麼獲得最大的利益，而忽視“沒用、花錢、費神”的檔案工作。因為他們平時的主要精力都放在怎樣抓好企業發展、怎樣給企業帶來經濟效益，根本沒有時間去接觸檔案，在他們眼裏認為把文件放到辦公室就算歸檔了，對於檔案抱著可有可無的態度，使檔案管理工作長期無法走上正常軌道。隻是追求短期效益，沒有長遠發展的科學管理觀念。二是一些小型民營企業檔案工作處於自然管理的狀態。企業沒有建立健全檔案管理工作製度，無章可循、無約束機構，檔案工作的收集與管理沒有實現規範，因而造成了檔案材料的保管不集中，誰負責的業務誰保管，造成檔案材料的大量流失，由於檔案材料不能做到及時收集，直接影響著企業的全麵深入發展。財力投入少，沒有專人負責，有的企業甚至沒有檔案室，檔案管理處於“五無”(即無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費)的狀態。核心文件零散的放在企業業主和部門負責人手裏，有些單位雖然購買了檔案管理設備，但由於檔案管理人員操作不熟，導致設備沒有起到作用。三是檔案管理工作人員變動頻繁，文件材料收集不全，歸檔困難。隨著民營企業經濟活動的頻繁和對外交往的日益增多。文件材料載體和內容都發生了較大變化。尤其是檔案管理工作人員變動頻繁，在辦事流程及日常工作中自主性較大，某些項目的審批，企業往往是先斬後奏，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。諸如工程建設、大型設備儀器的圖紙、圖樣合同、協議、聯絡書、備忘錄等。如果沒有專門的人員負責跟蹤監督，很容易出現文件收集不全、丟失的情況，更別提完整歸檔了，造成了檔案歸檔困難。

2、檔案人員缺乏檔案專業知識。現在的民營企業裏，大多是兼職的檔案員，加上檔案人員業務素質低。專、兼職檔案人員沒有參加係統的檔案專業培訓，缺乏檔案專業知識，根本不知道怎麼來對企業的各個門類檔案進行收集、整理、歸檔。

3、民營企業與檔案行政管理部門聯係少，造成本企業檔案缺乏業務上的指導、監督和宏觀管理。由於民營企業大多數都是家族式企業，檔案管理條件也大多是參差不齊，規模大的企業對檔案的保管稍微強點，至少還有兼職檔案員來管理各自手裏的文件材料，可相對一些規模小的企業來說，檔案資料也都是誰辦就在誰手裏，會議文件材料在辦公室、工會文件材料工會主席手裏、會計文件材料也就在會計手裏，如：涉及職工利益的勞動合同、養老保險、醫療保險、工傷保險、工資、考核、技能評定、獎勵和處分等相關材料都在具體辦事人手中，隨意性太大，根本就沒有對其相關文件進行登記和歸檔，可說是隨意亂丟，真正在要使用時，也不知道到哪裏去查找，有的還造成檔案資料的不齊全和流失。這些問題都直接影響到檔案工作的業務基礎建設和有效開發利用。再就是由於一些企業不注意收集有關本企業特色和企業文化等方麵的相關材料，也不曾對其進行係統的編研或者由於收集、整理、信息轉換等原因，造成企業的編研資料信息失實、失準，也間接影響了檔案的利用水平。

三、依法做好民營企業檔案工作的建議和措施

現就針對目前民營企業檔案管理環節中存在的一些問題提出幾點建議。

1、加大宣傳力度，進一步增強民營企業建檔意識，提高依法治檔自覺性。向民營企業大力宣傳《檔案法》和《企業檔案管理規定》，使民營企業業主懂得檔案、重視檔案，特別是要大力宣傳民營企業檔案工作方麵的法律法規、規章、製度，使他們真正認識到民營企業建檔的重要性和迫切性。引導企業建立與企業發展相適應的企業檔案工作。一是管理意識引導。管理是關係民營企業興衰的根本，忽視檔案工作民營經濟的管理，將成為無源之水，新形勢下，企業隻有加強管理才能在殘酷的市場競爭中立足，民營企業的檔案意識也隻有在植根於宏觀管理觀念的土壤裏才可能生長發育。二是逆向思維引導。我們無法正確估計出檔案為企業產生多大效益，但滯後的檔案工作必定是製約民營經濟發展的關鍵因素，沒有完善的檔案管理，民營經濟發展就會留下致命的漏洞。民營企業檔案是民營企業在生產、經營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的曆史記錄，它反映了民營企業成長與發展的曆程，是企業的重要資產和信息資源。建立健全檔案工作對民營企業提升整體管理水平、維護企業和職工合法權益、規避市場風險、提高經濟效益、促進企業發展具有重要作用。民營企業在決策上的特點使它在投入和自身建設上具有排他心裏，因此，我們可從側麵的角度來激發民營企業建檔熱情，積極引導他們對檔案工作進行規範建檔，提高依法治檔自覺性。

2、抓好培訓，提高民營企業專兼職檔案人員的業務素質。搞好民營企業檔案人員的業務培訓，是提升企業建檔水平的重要一步，也是推動民營企業檔案工作健康發展的關鍵。那麼，我們就要從民營企業實際出發，對民營企業開展有針對性、實用性、操作性強的業務培訓，使兼職檔案員能盡快地進入角色，為民營企業檔案工作的開展打好堅實的基礎。

3、努力做好民營企業檔案工作。為確保民營企業檔案工作的健康發展。作為檔案行政管理部門，要依法引導和促進民營企業做好檔案工作。把建立健全檔案工作列入民營企業經營者的議事日程，強化對資產產權、商業信譽、知識產權、合同協議、客戶信息和企業文化等方麵文件材料的收集。建立健全本企業職工在工作中形成的履曆、鑒定、工資、考核、技能評定、獎勵和處分等方麵的企業職工檔案。完善企業職工養老保險、醫療保險、工傷保險和住房公積金等方麵的檔案。依法製定檔案管理工作各項規章製度，采取有效措施，確保檔案歸檔齊全、整理規範、保管安全、利用便捷。從民營企業的實際情況出發，依法加強檔案的指導、監督和服務。一是摸清管理範圍內的民營企業數量和規模、行業等情況;二是爭取政府及人社局等相關部門聯合發文，加強民營企業檔案工作;三是做好基礎服務。開展業務培訓、有計劃、有針對性的分類開展無償培訓檔案人員。製定完善檔案工作製度、業務標準和規範，在規範管理的基礎上建立起檔案工作;四是示範服務，確立試點，重點扶持、以點帶麵;五是登門服務，因企業的實際需要，提供及時的分類指導;六是在企業自願的原則下，積極指導民營企業參加相應等級的民營企業檔案工作規範管理等級認定活動，提高民營企業檔案的標準化、規範化、科學化管理水平。同時民營企業檔案工作應納入依法治檔的重要內容，盡快建立和完善檔案法規體係，使民營企業檔案管理有法可依。使我縣民營企業檔案工作得到健康、快速發展。

湖北遠安縣人社局 熊鋼