費用報銷管理標準
QG/XQ0427-2009
一、製定依據
本標準依據以下規範的相關條款製定：《永城煤電(集團)有限責任公司差旅費開支標準及報銷管理辦法》永煤辦[2005]145號、《公務用品管理辦法》等。
二、適用範圍
本標準規定了公務用品購置與報銷、差旅費報銷辦法、業務招待費管理報銷辦法、電話費管理報銷辦法、其他費用報銷管理、報銷注意事項及各項要求等標準內容，適用於對上述費用項目的報銷業務管理。
三、標準內容
(一)公務用品購置與報銷
1.公務用品範圍
(1)公務用交通工具：小轎車、15座及以下麵包車。
(2)辦公設備：計算機(包括台式、筆記本、服務器)、打印機(2000元以上)、複印機、傳真機、空調、電視機、攝像機、錄像機等。
(3)辦公器具及消耗品：辦公桌椅、沙發、書櫃、文件櫃、計算器、電話、文具耗材等。
2.公務用品購置申請
(1)公務用交通工具購置申請：由礦行政辦公室提出申請報告，報集團公司綜合辦公室,由集團公司董事長審批。
(2)辦公設備購置申請：各單位需用辦公設備時，先提出申請報告，詳細注明所購物品名稱、規格、數量、用途，經單位領導和礦長審批後，由礦行政辦公室向集團公司提出申請報告，報集團公司綜合辦公室經領導審批。
(3)辦公器具及消耗品購置申請：辦公桌椅、沙發、書櫃、文件櫃、計算器、電話等，由各單位提出申請報告，詳細注明所購物品名稱、規格、數量、用途，經單位領導和礦長審批後，礦供應科或行政辦公室列入當月采購計劃辦理采購事宜。辦公耗材及文具消耗根據《XX礦辦公用品管理辦法》(XX礦辦〔2007〕57號文)按預算采購、發放。
3.購置實施
經辦人員按辦公用品使用規定標準，比質比價，擇優選購。大宗公務用品的采購，堅持招投標采購動態管理原則，履行合同契約製度，明確質量、價格和服務等要件，規避商業風險。采購部門嚴格按申請報告的批準範圍及預算範圍購置，超出部分財務不予報銷結賬。
4.報銷、結算規定
供應科、行政辦公室按發票或購物清單，由兩人或兩人以上，分別辦理購買、驗收、入庫、出庫手續，經本單位領導、礦領導審批後，財務科辦理報入賬手續。對交通工具及辦公設備，財務科要及時辦理固定資產卡片登記，辦公設備及辦公器具礦行政辦公室及時辦理使用台賬登記。財務人員要嚴格把關，對不符合報銷程序規定的，財務科不予受理。
(二)差旅費報銷辦法
1.所有人員因公出差實行出差派差單製度，出差派差單由分管礦領導和礦長審批。
2.出差人員住宿標準和報銷辦法
(1)出差人員住宿標準(見附件)
(2)乘坐交通工具等級標準(見附件1)
(3)出差人員住宿費報銷辦法
1)出差人員出差住宿費實行限額憑據報銷辦法(報銷時，必須附有領導批準的派差單)，住宿費按相應標準，憑正式住宿發票報銷;非正式發票或超過標準的部分均不予報銷，低於標準的部分不再補貼。
2)因工作需要，礦級人員出差，隨行一人可按礦級標準執行，如隨行兩人以上，按各自相應的住宿報銷標準執行。
3)乘坐火車，從晚八點至次日淩晨七點之間，在車上過夜六小時以上或連續乘車時間超過十二小時的，可購同席臥鋪票。
4)出差人員應合理安排行程，在時間允許情況下，應盡量選擇除飛機之外的交通工具。特殊情況下，確需乘坐飛機或火車軟席的，必須經礦長批準。
5)市內交通費及電話費補助標準。出差人員出差期間，不分職務，在縣級市以上城市，每人每天補助市內交通費10元，在直轄市和經濟特區，每人每天補助市內交通費20元，包幹使用，不再憑據報銷;乘坐飛機的，往返機場的專線客車費用，可據實報銷。出差期間因公發生的電話費，可按每人每天10元標準補助(單位負擔移動話費的人員除外)，不再憑據報銷。
6)下列人員不實行交通費包幹辦法
①到外地參加培訓、學習和參加會議的人員，在其培訓、學習和參加會議期間不補助市內交通費。
②礦級人員出差，必須乘坐出租車時，不再補助市內交通費。
③自帶交通工具的人員不計發市內交通費。
3.出差人員生活補助標準
(1)出差人員出差夥食補助費，不分途中和住宿， 每人每天補助標準：一般地區30元，直轄市和經濟特區40元。補助天數依據實際出差天數計算。
(2)對於出差人員乘坐火車在路途期間夥食費用較高等原因，在路途期間連續乘車超過12小時(不含12小時)的，可憑車票每滿12小時，加發30元夥食補助費。
(3)對乘坐火車符合表二的規定，而不買臥鋪票的，按本人實際乘坐的火車硬席座位票價(另外加收的空調費用不計入票價之內)的下列比例計發：
對乘坐火車慢車和直快列車的，分別按慢車和直快列車硬席票價的60%計發補助費;乘坐特快列車的按硬席票價的50%計發補助費;坐空調型特快列車的，按票價的30%計發補助費。
(4)夜間乘坐長途汽車、輪船最低一級艙位(統艙)超過6個小時的，每人每天按“3.(1)條”規定的標準，加發1天的夥食補助費。
(5)經批準到外地治病(休養)的職工，可報銷到達治病(休養)地往返路途間的交通費(包括往返路途期間的市內交通費)，不報銷夥食補助費;職工因工傷在外地治療期間，每人每天補助4元;對經批準護理工傷人員的家屬的生活補助費，護理期間不超過半年的，視同正常公出人員的標準執行，超過半年的，減半執行。
(6)經批準參加外出學習一個月以內的人員，每天給予25元的生活補助，學習期間不再享受10元的市內交通補助。
(7)經批準參加外出學習一個月以上至一年以內的脫產崗位培訓學習，在省外市區的，每人每天補助夥食費10元，不發市內交通費補助;在省內市區的，每人每天補助夥食費8元，不發市內交通費補助。
(8)學製一年以上的脫產學習人員，在省外市區學習的按實際住校天數，每天給4元的生活補助費，不發市內交通費補助;在省內市區學習，每天給2元的生活補助費，不發市內交通費補助。
(9)汽車司機出車夥食補助費，按車公裏補助的辦法進行補助。
(10)職工調動工作的差旅費，按國家有關規定執行。
(11)參加會議、學習、產品驗收、鑒定、評比和小型調查研究會的人員，其夥食補助費、住宿費、市內交通費由主持單位支付的、會議、學習通知上注明繳費標準含食宿費的，不再給予夥食補助和報銷住宿費(報銷時，必須附學習、會議等通知)。
4.職工因公到鄭州、北京出差的規定
(1)職工因公到鄭州、北京出差，實行入住申請單(一式兩聯)製度，入住申請單由分管領導和礦長審批。
(2)工作人員因公到鄭州市區、北京市區出差的，必須憑XX煤礦入住單，在集團公司駐兩地辦事處辦理住宿事宜，任何個人不得以任何理由違犯(參加集中安排食宿的會議除外)。
(3)工作人員入住兩地辦事處辦事完畢離開時，由辦事處在入住申請單上核準住宿時間，在住宿結算單上簽字,並加蓋辦事處公章。
(4)集團公司駐鄭州、北京兩地辦事處的住宿收費標準均為：50元/天/人，出差人員在兩地辦事處就餐，按兩地辦事處規定執行。
(5)礦級以下人員因公入住兩地辦事處，可借用辦事處備用的自行車辦理業務(路途較遠者可乘市內公交車)，借用的自行車如有丟失，個人負責賠償。礦級人員因公入住兩地辦事處，可使用備用的小汽車辦理業務，計費按實際發生的公裏數簽單，收費標準按集團公司機關車輛使用收費標準執行。
(6)因公出差到鄭州、北京參加會議的，憑會議通知單、住宿發票報銷，生活補助和市內交通補助標準按本管理辦法有關規定執行。
(7)如辦事處客滿，可持辦事處開具證明及外住宿發票到財務科報銷。
(8)兩地辦事處每月憑自留的入住申請單和其他簽單，經礦領導及各入住人員複核後，到財務科辦理對賬、轉賬結算業務。
5.職工休探親假必須經人勞部門審批，財務科根據人勞科批準的時間和地點報銷往返路費(火車隻報銷硬座費用，輪船隻報銷三等艙及以下費用)，一年一次探親假根據符合規定的票據全額報銷，四年一次(探父母)報銷扣除本人基本工資的30%部分，不發給生活補助和市內交通補助。
6.因公到境外出差的，在境內的部分按本辦法執行;在境外部分，其差旅費開支標準和報銷管理辦法依據財政部、外交部聯合下發的《臨時出國人員費用、開支標準和管理辦法》等規定執行。
7.差旅費報銷程序
(1)因公出差人員憑批準的出差派差單填寫差旅費報銷單，加蓋單位公章由會計人員審核，經本單位領導和礦長對票據進行審批後，到財務科按上述規定辦理報銷手續。
(2)司機報銷外出過路、過橋費、住宿費及臨時性修理費用，憑批準的派車單填寫差旅費報銷單加蓋單位公章，由主管領導(行政車輛由行政辦公室主任)和礦長對票據進行審批後，到財務科按上述規定辦理報銷手續。
不符合報銷程序和財務製度規定的，財務科不予報銷或結轉。
8.司機出車補助及油料消耗管理辦法
(1)行政及通勤車輛實行專人專車，油耗定額的管理辦法，每月底由行政辦公室、調度室、企管科、財務科、服務公司聯合負責抄表，根據當月油價、油耗定額向司機結算油款。
(2)司機應根據季節的變化，加注不同標準號的油料，如因油質影響正常通勤或車輛損失的將追究司機的行政及經濟責任。
(3)司機每次加油應開具正規發票，月底交服務公司核算員彙總後，隨結算單交財務科，否則不結算油款。
(4)按礦規定停放指定地點，根據班次對行駛公裏數進行考核。
(5)駕駛員出車補助為：
1)通勤車輛(包括保衛科車輛司機)每人每月300元。
2)行政車輛按當月所跑公裏數折算，每公裏0.1元。
(6)車輛百公裏油耗核定表(見附件2)
(三)業務招待費管理報銷辦法
1.在公司本部因公招待時，按照“節儉、務實”的原則，原則上考慮在礦小食堂就餐，集團公司人員下礦一律安排工作餐;確需外出招待，經請示礦長由行政辦公室安排在永煤中州賓館、先帥之星快捷酒店、龍宇大酒店等定點酒店就餐，招待標準根據被接待人員級別酌情安排;同時,經辦人在辦理簽批手續前應在結算單據上注明來賓單位、就餐人數、職務、招待事由、主陪人員、批準人員等相關信息。
2.職工因公出差需要招待時，必須向本單位領導和礦長請示後，方可招待，招待標準同本條第一款相關規定。
3.業務招待費報銷程序：定點酒店的招待費用，酒店人員持餐費簽單定期與行政辦公室核對,經礦長審批後，財務科辦理結算手續;外出及零星招待費用必須經本單位領導、礦長審批後，方可憑據到財務科按規定報銷。不符合報銷程序和財務規定的，財務科不予報銷。
(四)電話費管理報銷辦法
1. 辦公電話費：實行限額控製，財務科每月代交話費，各單位(不包含區隊)、部門按限額標準控製，超支部分全額從單位、部門工資中扣罰。辦公電話費標準如下：
礦正職 150元/月
礦副職 120元/月
礦副總(助理) 100元/月
科室的電話費實行限額管理，製定以下限額標準：
供應科 100元/月
經營科室 80元/月
生產及政工科室 60元/月
2.家庭電話費實行限額控製單位代繳，範圍及報銷標準為礦班子成員 60元/月(在集團公司家屬區以外居住，年末統一以現金的形式給予補助)。
3.手機話費：手機費用實行包幹使用，節約可累計使用，超支由個人負擔，話費由行政辦公室代繳。範圍及標準如下：
礦正職 200元/月
礦副職 180元/月
礦副總 150元/月
(五)其他費用報銷規定
各單位發生的除辦公費、差旅費、招待費以外的其他費用，必須憑符合財務、稅務製度規定的正式發票，由本單位領導、礦長審批後，到財務科辦理報銷手續。不符合報銷程序和財務製度規定的，財務科不予辦理。
(六)報銷注意事項及各項要求
1.時間要求。各單位發生的各項費用原則上應於費用發生兩個月內到財務科辦理入賬手續，年末必須將當年發生的管理費用全部處理完畢。否則，財務科不予辦理。
2.根據國稅發[2008]80號文國家稅務總局關於進一步加強普通發票管理工作的通知，增值稅專用發票單位名稱應填寫“永煤集團股份有限公司”，各種普通發票單位名稱應填寫“永煤集團股份有限公司XX煤礦”，以上名稱不得簡寫，否則不予報銷。
3.手寫或機打普通發票應由出具單位將所有項目填寫完整(手寫或機打住宿發票，一定填寫住宿天數、人數、住宿標準，不能漏項)，加蓋發票專用章或財務專用章，印章不清晰、發票有塗改或項目填寫不完整不予報銷。
4.定額發票應蓋有發票專用章或財務專用章，印章不清晰、項目有塗改或填寫不完整不予報銷。
5.報銷人員持報銷單據應先到財務科經財務人員對發票審核、整理粘貼後再由領導審批。凡不符合財務要求及粘貼不標準的，需按會計製度的規定更正、補充，方可報銷。
6.到鄭州出差辦理公務的人員，原則上在鄭州辦事處住宿，若辦事處無房間住宿，可在市內以下賓館的普通標準間住宿：中州快捷酒店、金河賓館、友誼飯店。
7.報銷會議費或培訓費的人員，必須持有上級下達並經礦領導批準的會議通知或培訓通知，通知內容須與報銷費用相符，否則財務科不予報銷。
四、信息傳遞
(一)本標準輸入信息
公務用品采購的原始憑證;各單位職工報銷的各項原始憑證;各費用項目開支範圍和標準。
(二)本標準輸出信息
費用報銷的記賬憑證;非生產性支出考核報告。
附件1
住宿費等級標準表
金額/單位：元/天
出差地
職務 一般地區 特殊地區
縣(市)及其以下 市地及其以上 深圳、珠海、廈門、海南、北京、天津、上海、重慶
礦(廠)班子成員 120 160 230
副礦級以下人員 90 120 180
附件2
乘坐交通工具等級標準
項目
職務 火車 輪船 飛機 其他交通工具
礦班子成員 硬臥及以下 三等艙位 普通座位 據實報銷
副礦級以下人員 硬臥及以下 三等艙位 同途火車硬座標準 據實報銷(不含出租車)
附件3
車輛百公裏油耗核定表
序號 車輛名稱 百公裏核定油耗 油料 備 注
1 1號通勤車 33 柴油
2 2號通勤車 31 柴油
3 3號通勤車 35 柴油
4 4號通勤車 33 柴油
5 5號通勤車 37 柴油
6 6號通勤車 37 柴油
7 豫AEG270(公務用車) 15 汽油
8 豫ABT713(公務用車) 15 汽油
9 豫N35398(公務用車) 14 汽油
10 豫NC1587(公務用車) 20 汽油
11 豫N39865(公務用車) 19 汽油
12 豫NC1636(治安巡邏車) 16 汽油
13 豫NC3637(客貨車) 16 柴油
