檔案管理標準
QG/XQ0517-2009
一、製定依據
本標準依據以下規範的相關條款：《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《會計檔案管理辦法》、《永煤集團有限責任公司歸檔文件整理辦法(試行)》。
二、適用範圍
本標準規定了檔案管理中歸檔、保管、統計、借閱、保密、功能信息傳遞、評價等管理內容，適用於檔案管理的實施過程。
三、標準內容
(一)文件材料的形成與歸檔
1.各項管理工作中形成的文件材料，由各單位按業務範圍，指定人員負責積累、整理後歸檔。歸檔的文件材料必須保持完整性和成套性，必須準確地反映礦基建、生產、科研和經營管理等各項活動的真實內容和曆史過程，必須符合其形成規律，保持文件材料之間的有機聯係。
2.歸檔範圍
(1)黨群工作方麵：黨務、工會、共青團、協會工作的各種文件材料等(含縮微膠片、照片、錄音、錄像和計算機磁帶、光盤、證書、獎杯、錦旗，下同)。
(2)行政管理方麵：行政事務、保衛、監察、審計、外事工作等形成的文件材料。
(3)經營銷售方麵：有關礦經營決策和礦經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，計劃工作、統計工作、財務管理、物資管理、企業管理、信息管理等工作中形成的各種文件材料。
(4)生產技術管理方麵：煤礦生產安全、質量標準化、自然災害預防、采煤新方法、新技術和推廣應用及環保、計量等方麵的文件材料。
(5)地質、測量方麵：煤田地質勘探、生產礦井地質、水文地質、建築工程地質、儲量平衡表、測量等方麵的文件材料。
(6)機電運輸、設備儀器方麵：設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢文件材料，運輸線路、提升係統及通風、壓風、給排水等方麵文件材料。
(7)勞動工資方麵：定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。
(8)財務管理方麵：有關財務管理中的各種會計帳簿、報表、憑證和文件等，按《會計檔案管理標準》執行。
(9)教育培訓方麵：幹部職工教育和技術培訓文件、教材等。
(10)科學技術研究方麵和工程建設方麵，按有關規定執行。
(11)其他方麵的文件材料。
3.歸檔時間
(1)產品試製、課題研究，在任務完成後一至兩個月內將應歸檔的文件材材料收集整理，由項目負責人審定簽字後，提交檔案室歸檔。
(2)礦井大型技術資料和曬製的各類圖紙(包括修改及竣工圖紙)，必須在提交施工前，送檔案室歸檔，歸檔資料不得少於2份。
(3)各項管理工作中形成的文件材料，在下一年第一季度內，要將應歸檔的文件材料彙總，由各單位負責人審定簽字後，向檔案室歸檔。
4.新購買的重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，經辦單位和負責人必須通知檔案部門參加設備儀器和文件材料的開箱驗收，並及時歸檔。
5.工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔範圍的規定，及時提交檔案室歸檔。
(二)檔案借閱
1.本礦管理人員(含隊幹及技術人員)借閱檔案資料時，須繳抵押金，每份文件(或圖紙、圖書)交押金100元，超過約定歸還時間，需續借時須告知檔案管理人員，否則扣除押金。
2.外單位人員借閱，須持有效證件和有關部門介紹，經分管礦領導簽字後，每份文件(或圖紙、圖書)交押金500元，並限期歸還，否則扣除押金，並追究介紹部門及介紹人的責任。
3.檔案室資料如僅有一份，隻準在檔案室查閱，不得外借。
4.礦內部人員查閱財務檔案應持財務科介紹信，說明用途，到檔案室進行查閱，查閱時嚴格執行《會計檔案管理標準》的規定，嚴格執行審批手續，並做好現場監督工作。外單位人員查閱時(包括複製或借出)須持財務科介紹信，說明用途，經分管礦領導批準，財務人員陪同，到檔案室辦理閱覽或借閱手續。
5.其他要求
(1)借閱期間丟失圖紙資料、文件的，每份罰款200元;丟失圖書者，以2倍於所丟圖書的價格罰款。檔案材料借閱人故意或因保管不善造成泄密的，視情節和造成的損失大小，給予至少200元的罰款，同時還可給予相應的行政處分，觸犯法律的將依法追究責任。
(2)閱覽或借閱檔案資料(圖書)人員，不得轉借、塗改、翻印、毀壞檔案資料，因違反規定給礦造成損失的，按《中華人民共和國檔案法》追究法律責任。
(三)檔案保密
1.借閱人在檔案室查閱檔案時，檔案管理員必須在現場監看。借閱人不得超審批範圍查閱。
2.檔案借閱人必須妥善保管所借檔案資料，嚴格按照審批範圍閱覽，不得轉借他人和其它單位。
3.未經允許不得擅自複印和複製。
4.借出的檔案資料必須按批準時間歸還。
5.其他要求
(1)違反以上保密規定的，視情節輕重給予責任人至少100元的罰款;丟失檔案資料者，從重處罰。與他人和其它單位串通竊取礦機密、給礦造成損失的，除對責任人進行經濟處罰和行政處罰外，還可依情節追究其法律責任。
(2)職工辦理退休、調動手續時，必須歸還所有借閱資料。未能出具檔案室清還檔案資料證明的，人勞科不予辦理調動手續。
四、信息傳遞
(一) 本標準本標準輸入信息
礦業務科室需歸檔的所有資料。
(二) 本標準本標準輸出信息
檔案管理簡報;檔案研發利用情況說明;檔案庫存情況說明。
