公文處理管理標準
QG/XQ0518-2009
一、製定依據
本標準依據以下規範的相關條款：《國家行政機關公文處理辦法》(國發〔2000〕23號)、《永城煤電集團有限責任公司行政公文管理製度》(永煤辦〔2007〕118號)、《永城煤電集團有限責任公司行政公文質量考核評比辦法》(永煤辦〔2007〕122號)。
二、適用範圍
本標準規定了公文管理中收文、發文和歸檔管理內容、功能信息傳遞、評價，適用於公文管理的實施。
三、標準內容
(一) 發文管理
1.發文處理程序：科室(承辦人)起草初稿——科室負責人審核——有關部門會簽(需要會簽的)——行政辦核稿——分管礦領導會簽——礦長(黨委書記)簽發——行政辦統一編號、繕印、蓋章、分發。
2.公文內容要符合具體要求：
(1)符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針、政策及有關規定，符合行業、公司和我礦的實際情況。
(2)情況真實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅簡短。
(3)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引用發文機關、標題，後引用發文文號，並加圓括號。
(4)公文中的數字除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比和其它必須用阿拉伯數字外，一般用漢字標識。
(5)公文中應使用國家法定計量單位。在同一公文中，計量單位的表述要一致。
(6)用詞要準確、規範。在使用簡稱時，應先用全稱，並在圓括號中注明“以下簡稱××××”，字體規範。
(7)簽發公文，應用鋼筆、簽字筆手寫;草擬、修改公文可以批印。
(8)凡涉及到其它部門業務的公文稿，主辦單位應送相關部門負責人會簽。
(9)在會簽過程中，如意見不一致，主辦單位應主動協商，仍不能取得一致意見時，應將各自的意見寫明，請有關領導決定。
(10)各單位文件草稿應明確核稿人員，建立核稿責任製。在送交礦長(黨委書記)簽發之前，由行政辦文秘人員對文稿的內容、體式、文字等進行審核，對不符合要求的公文稿，有權提出具體修改意見。
(11)簽發的原則:
①所有上行公文、下發公文，都必須由礦長或黨委書記簽發。
②已簽發的公文，不準隨意改動，確需改動時，必須經簽發人同意。
③簽發時，簽發人應清楚地寫上自己的姓名，並注明日期。簽發時應使用黑色或藍黑色的鋼筆或簽字筆。
④黨委、紀委、工會發文，由黨委書記簽發。
(12)編寫登記：文稿經礦長(黨委書記)簽發後，應進行發文登記和編號，登記時應首先檢查簽發手續是否完備，有無秘密等級，發放範圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認真填寫，字跡要清晰，內容要完整。《公文簽發單》應包括以下內容：日期、編號、主送單位、標題、主辦單位、主辦人、簽發人、主題詞等。
3.成文日期以會議通過或簽發日期為準，位於正文最後一頁的右下方。
4.除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，都要加蓋發文機關印章;聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。用印要嚴格按照《XX煤礦印章和簽名管理標準》執行。
5.加蓋礦印章的各類上報、下發文字性材料，行政辦必須留存。
6.幾點說明
(1)不符合黨和國家的路線、方針、政策，法律、法規及規章;不符合實際，所提措施或辦法可操作性不強，退回擬稿科室，按要求修改。
(2)行文關係、行文規則、行文程序不符合規範要求，文種使用不正確，標題拖遝，人名、地名、數字、計量單位、附件、標點符號標注不正確，退回擬稿科室，按要求修改。
(二)收文管理
1.文秘人員簽收公文時應認真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符;信函文件的收文機關、收件人是否與本單位相符;文件包裝是否有破損、開封現象，重點文件應逐頁查點，如發現問題，應及時向發文機關查詢並采取相應的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應依據收到日期與文件要求日期確定急緩。
2.登記 要將原文字號、來文單位、文件標題或事由、附件、收文時間、編號等在公文處理卡上逐項填寫清楚，無標題文件應登記內容摘要。
3.擬辦 文秘人員將填寫好的公文處理卡與相應的文件用回形針別在一起交行政辦主任填寫擬辦意見。
4.批辦 文秘人員依據擬辦意見將文件呈送礦長(黨委書記)閱示，礦長(黨委書記)在閱讀基礎上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人。
5.傳閱 文秘人員依據領導批辦意見將文件依次傳送到領導或各承辦部門。
6.承辦 各單位(閱辦人)按照指示閱辦文件，各單位(閱辦人)在領取承辦公文複印件時，領取人員應在公文處理卡上簽署姓名及日期。承辦單位接文後，應當在規定時間辦理並及時反饋辦理結果。
7.催辦 送礦領導批示、傳閱或者交有關部門辦理的公文，行政辦要負責催辦。
8.收集 文件按擬辦、閱示範圍及要求，傳閱完畢後，應及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。承辦單位需要文件內容的，可複印留存，原文應交行政辦存檔。
(三)歸檔管理
1.歸檔管理按照《檔案管理標準》執行，個人不得保存應當歸檔的公文。
2.各單位要明確文件管理責任人，責任要落實到人;文件使用者和保管人調離時，要做好文件的移交工作。
3.作廢的文件允許銷毀，銷毀時，由文件起草單位作出原文件作廢標識，此文件自行作廢。各單位文件管理人員自行銷毀。行政辦文秘人員在受控文件清單上填寫文件作廢標識，存檔備查。
四、信息傳遞
(一)本標準本標準輸入信息
1.外部來文;
2.相關部門擬稿。
(二)本標準本標準輸出信息
1.礦發紅頭文件;
2.公文簽發單;
3.公文處理卡;
4.公文發放簽名表;
5.傳真、電話記錄表。
