檔案資料管理辦法
檔案資料管理辦法
第一章
總 則
第一條 為規範項目檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，根據公司、局項目部、集團公司、業主有關規定，結合本項目實際，製定本辦法。
第二條 檔案分類：文書檔案、科技檔案、設計資料檔案、竣工資料檔案、會議檔案、設備儀器檔案、人勞檔案、招投標及合同檔案、計劃統計報表、會計檔案等。
本項目在工程施工管理過程中形成的對項目工作、工程施工具有保存和利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬國家和項目所有，應按檔案工作的有關規定進行收集和管理。
第三條 檔案工作應納入項目領導工作議事日程，納入項目標準化管理工作流程，納入各部門和有關人員的崗位責任製。
項目成立檔案工作領導小組，由項目副書記任組長，總工程師、財務總監、成本副經理任副組長，各部室負責人為組員。
第二章 檔案工作機構及其職責
第四條 項目綜合管理部負責文書檔案、會議檔案、人勞檔案等管理工作，負責製定項目檔案工作的規章製度和檔案工作計劃並組織實施。
項目工程部負責科技檔案、設計資料檔案、竣工資料檔案等管理工作。
項目計財部負責招投標及合同檔案、計劃統計報表、會計檔案等管理工作。
其他業務部門負責本部門專業檔案管理工作。
項目所屬單位設檔案機構和專(兼)職檔案人員，負責本單位文件材料的歸檔和竣工檔案的編製工作，並負責將竣工檔案移交給項目經理部或所在公司。
第五條 各檔案部門應借助先進的信息技術手段為檔案的保管、利用提供便捷的服務，采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件，逐步實現檔案管理信息化。
第三章 文件材料收集、歸檔
第六條 檔案收集內容為：
(一)項目各種重要會議和重大活動及事件形成的文件資料。包括通知、報告、講話、簡報、紀要、總結和典型經驗材料等。
(二)項目各項工作中形成的重要文件材料。包括命令、指示、重要通知、通報、請示、報告、批複、工作計劃、總結、規定、章程、重要調查材料、計劃文件、統計報表、會計憑證、會計帳簿、會計報告等會計核算專業資料。
(三)項目所收與業務相關的文件資料。
(四)參加上級機關召開的重要會議帶回的各種文件、資料。
(五)因機構變動或采購重要設備接收的各種文件、資料。
(六)各種招投標資料、合同。
(八)所屬各單位、設備安裝單位編製的竣工文件。
(九)所屬各單位報送的各類文件、資料。
(十)其他應該收集歸檔的文件、資料。
第七條 項目各部門及所屬單位應按規定對需歸檔文件材料進行係統、科學地分類、組合、排列和編目，依專業分部門管理。
文書檔案類歸檔文件材料由項目各業務部門整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、人事檔案、社保檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、編目、歸檔。
個人不得保存應歸檔的公文或者拒絕移交文件歸檔。工作人員調離工作崗位時應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
第八條 項目各部門主要歸檔內容
綜合管理部：文書檔案、會議檔案、人事檔案、勞資檔案等文件材料;
計劃財務部：會計檔案、社保檔案及驗工計價、各種合同及招標投標方麵的文件材料;
工程管理部：預可行性研究、可行性研究、初步設計、施工圖、科研報告、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境評價、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、通航論證、防洪評估、交叉跨越、林地手續等文件材料;
安全質量部：試驗檢測報告、谘詢監理、質量安全、工作總結報告等文件材料;
物資設備部：物資設備招標等相關文件材料;
中心試驗室：試驗檢測等相關資料。
所屬單位文件材料的歸檔可參考以上歸檔內容。
第九條 項目各部門辦理完畢的、具有保存價值的各種載體(照片、實物、聲像材料等)的文件材料由專人負責收集齊全，分類整理，組成管理單位、編目(含電子版)、歸檔。
所屬單位形成的文件材料由檔案人員進行歸檔，機構撤銷後向項目或公司移交。
第十條 各類檔案文件材料的歸檔範圍、分類、保管期限的劃分、整理與編目，應符合鐵道部、客專公司和集團公司相關規定的要求。
歸檔文件的書寫及書寫材料和載體材料應規範，法律手續完備。歸檔的文件材料應為原件，並齊全、完整、準確、係統。電子文件應與相應的紙質文件材料一並歸檔保存。非紙質文件材料應與其文字說明一並歸檔。外文材料應與中譯文一並歸檔。
第十一條 歸檔文件材料的整理應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯係，並符合有關標準、規範要求。
文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T18894—2002)執行;
基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-1999)執行;
會計檔案按《鐵路係統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路係統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)和集團公司及業主有關規定執行。
第十二條 歸檔時間
文書檔案：當年形成的文件材料應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔。
基本建設檔案：項目及各單位形成的在其工程項目竣工驗交後三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。
會計檔案：在會計年度終了後由會計部門整理歸檔。
招投標檔案：應在每個招標項目結束後歸檔。
科學研究檔案：應在每項科研課題完成或停止後歸檔。
設備儀器檔案：應在每個設備儀器安裝調試或使用後歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可及時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。
第四章 檔案管理
第十三條 歸檔後的紙質檔案和電子檔案按不同類別、年度、保管期限等進行係統的排列。文書檔案按年度—保管期限排列;基本建設檔案按線路名稱—階段—專業—裏程排列;會計檔案按類別—年度—保管期限排列;招投標檔案按類別—項目排列;設備儀器檔案按類別—設備順序號排列;科學研究檔案按項目—專業排列。
第十四條 對有破損或字跡模糊的檔案，應及時進行修補或複製，以延長檔案的壽命。
第十五條 檔案庫房要安全堅固，保持適當的溫度和相對的濕度，按照“六防”(防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防光)要求，配備和添置必要的設備設施，設專人負責管理，建立定期檢查和清點製度，確保檔案的安全和長期保存。
第十六條 建立檔案登記和統計製度。對檔案的入庫、移出、保管、利用等情況及時進行登記和統計。
第五章 檔案利用
第十七條 編製多種檢索工具采用不同的查詢方式滿足利用者需要，建立科學、快捷的計算機檢索係統。
第十八條 製定檔案借閱、摘抄、複製製度，嚴格履行借閱手續。嚴格遵守保密製度，查閱密級檔案或外借工程建設檔案資料須經項目領導批準。
第十九條 黨務類檔案和會計檔案、人事檔案隻限於檔案形成部門的人員查閱。
第二十條 攜帶檔案外出應派專人專車，不得將檔案帶至公共場所。
第六章 檔案移交與銷毀
第二十一條 工程結束後各類檔案應按有關規定進行移交。
文書檔案、會計檔案待機構撤銷或合並後向接管單位移交;設計施工圖及招投標檔案待工程驗交後向接管單位移交;竣工文件的編製移交按《鐵路建設項目竣工文件編製移交辦法》(辦檔〔2002〕8號)和《鐵路建設項目竣工驗收交接辦法》(鐵建設〔2008〕23號)執行。
第二十二條 沒有歸檔和存查價值的公文，經項目有關部門鑒定和分管領導人批準，在立卷歸檔工作結束後銷毀。在收發文簿上加蓋“銷毀”戳，編製銷毀清單，由分管領導簽字，並有兩人監銷，保證不丟失、不漏銷。
對已過保管期限確無保存價值的檔案適時提出銷毀建議，經綜合部負責人審核同意，報項目分管領導批準後按銷毀辦法實施。
第七章 考核、獎勵與處罰
第二十三條 項目將定期、不定期組織檔案管理檢查、考核、評比工作。
第二十四條 項目對有下列行為之一的部門和檔案工作人員予以獎勵：
(一)在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方麵成績突出的;
(二)舉報、製止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現突出的。
第二十五條 有下列行為之一的，由檔案部門提出建議，有關主管部門對直接責任人員依法給予行政處分：
(一)損毀、丟失屬於項目所有檔案的;
(二)擅自提供、抄錄、公布屬於項目所有檔案的;
(三)塗改、偽造檔案的;
(四)擅自出賣或者轉讓項目所有檔案的;
(五)不按規定歸檔或移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案麵臨危險而不采取措施，造成檔案損失的。
第八章 附 則
第二十六條 本辦法未盡事項由項目綜合管理部負責提出處置方案，並負責跟蹤落實。
第二十七條 本辦法自發布之日起實行。
附件1：文件材料歸檔範圍和保管期限表(文書、基建、招投標、科研、設備儀器檔案)
附件2：文件和檔案保密製度
附件3：檔案借閱製度
附件4：檔案庫房管理製度
附件1：
文件材料歸檔範圍和保管期限表
(文書、基建、招投標、科研、設備儀器檔案)
一、文件材料不歸檔範圍
(一)上級機關普發的不需本項目辦理的;任免、獎懲非本項目人員的;供工作參考的文件材料。
(二)本項目的重份文件;無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的曆次修改稿、校對稿;項目內部互相抄送的非公式文件。
(三)本項目領導兼任外單位職務形成的與本項目工作無關的文件材料。
(四)同級機關的不需貫徹執行和辦理的文件材料。
(五)下屬單位的供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
二、文件材料保管期限年限
(一)文件材料保管期限分永久、長期、短期三種
1.永久：30年以上;
2.長期：10以上至30年以下(含30年);
3.短期：10年(含10年)以下。
(二)文書檔案保管期限
序號 歸 檔 範 圍 保管
期限
1 黨務類
1.1
黨委
工作工作總結、大事記、決定、決議、重要通知、調研報告及專題總結 永久
年度工作計劃、一般性的通知和報告、工作製度和辦法等 長期
黨務工作的簡報、通報 短期
上級機關對項目重大問題的指示、批示文件 永久
上級機關對項目一般性、普發性的文件材料 短期
對下屬單位黨務工作的批複 長期
1.2
組織
工作 對黨員、黨員幹部考察、考核、任免、政審決議、決定等 永久
黨員入黨、轉正、延期、退黨、取消預備期資格的決議、決定及黨員名冊;黨組織、黨員的統計報表 永久
項目黨群機構設置、調整、人員編製等方麵決議、決定及通知;組織工作的規章製度;黨費收支與黨組織關係介紹信及存根 長期
1.3
宣傳 反映項目重要活動的簡報、編輯出版物的樣本與定稿 永久
項目宣傳工作的報告、會議記錄、調研材料等 長期
1.4
紀檢監察 紀檢監察工作的決定、通知、統計報表、會議記錄與紀要、請示報告及上級批複 永久
重大案件的立案報告、調查依據、審查結論、處理意見等材料 永久
一般案件的調查處理材料;紀檢與監察工作的規定、通報 長期
2 工會類
工會工作計劃、總結、決定、通知、會議記錄、統計報表;項目民主管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利方麵的文件材料;工會會費與財務管理材料 長期
工會製發的規章製度;文體活動等方麵的文件材料 短期
3 行政管理類
3.1
行政
事務 項目經理辦公會、聯席會會議記錄、紀要、決定等;上級領導和機關視察的題詞、指示、講話材料;項目工作總結、重要的報告 永久
上級機關頒發的本項目應執行的有關文件 長期
機構設立、變更、更名;啟用與廢止印模等文件材料 永久
機構設立、變更、更名;啟用與廢止印模等文件材料 長期
工商行政管理方麵的材料 重要的 永久
工商行政管理方麵的材料 一般的 長期
文秘、機要、保密、信訪等方麵的文件材料 長期
其他行政事務方麵形成的材料 重要的 長期
其他行政事務方麵形成的材料 一般的 短期
3.2
安全
保衛法律及公證事務中形成的文件材料 重要的 永久
法律及公證事務中形成的文件材料 一般的 長期
安全保衛工作計劃、總結、報告、請示與批複、決定、辦法、通知、報表等重要文件材料 長期
上級機關頒發的本項目應執行的安全保衛方麵的文件 長期
安全保衛工作的一般文件材料 短期
3.3
審計
工作 審計機關批準的審計任務書;專項審計的重要通知、報告、決定、評價書(結論)、調查與證明等材料 永久
審計工作會議記錄與紀要、計劃、報告、總結、決定、辦法、請示與批複等 長期
上級機關頒發的本項目應貫徹執行的有關審計工作文件 長期
下屬單位報送的審計工作文件 短期
3.4
勞動
人事 項目內部機構設置、人員編製方麵的有關文件材料; 永久
幹部職工的任免與招聘、獎懲、考察、職稱評聘等方麵的文件材料 永久
項目職工名冊、勞動人事統計報表 永久
項目幹部、人事、工資、勞動保護、保險政策性文件;工作總結長期
項目幹部職工調動介紹信及存根、工資轉移證等 長期
上級機關頒發的本企業應貫徹執行的有關文件 長期
幹部職工進修培訓的文件材料 憑證性的 長期
幹部職工進修培訓的文件材料 一般的 短期
3.5
外事 外事工作請示與批複、通知;談判記錄、會談紀要、出國考察報告等 永久
外事接待文件材料、來往函電、出國組團文件、出國考察參考性資料 短期
4 計劃統計類
建設投資、進度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調整計劃 長期
項目工程建設、施工及管理方麵的統計報表 永久
5 財務資產類
5.1
財務
管理 項目財務核算、決算 永久
項目有關稅務、資金管理、會計管理的文件材料 重要的 長期
項目有關稅務、資金管理、會計管理的文件材料 一般的; 短期
財務管理製度、規定、辦法、通知;上級機關頒發的需執行的政策性文件 長期
固定資產新增、調撥、報廢的文件材料 重要的 長期
固定資產新增、調撥、報廢的文件材料 一般的 短期
5.2
資產
管理 房地產的權屬證明; 永久
房地產的租賃、使用方麵材料 長期
產權變動的請示及批複、協議、合同等;清產核資、資產評估;資產處置方案及歸屬;因產權變動所致職工身份變化的材料 永久
股權及股權管理方麵的文件材料 永久
6 工程管理類
概算、預算管理、差價管理文件 長期
工程索賠等涉及法律事務的文件 長期
工程建設與管理方麵的01manbetx 、規範、標準、規劃、規定等文件 長期
招標文件審查、技術設計審查、技術協議 長期
工程投資、進度、質量、安全文件 長期
7 物資設備類
重要物資采購與保管合同、協議 永久
物資采購計劃、記錄 長期
(三)基建檔案保管期限
說明：施工單位基建檔案的歸檔範圍及對竣工文件的編製要求詳見鐵道部辦檔〔2002〕8號和鐵建設〔2008〕23號文件
序號 歸 檔 範 圍 保管
期限
1 綜合
1.1 項目施工計劃、報告、會議記錄、紀要 永久
1.2 工程建設管理製度、辦法、規定等 長期
2 工程立項與設計
2.1
工程
立項 工程項目建議書及報批文件;項目選址意見書及其報批文件;可行性研究報告及其評估、報批文件;有關工程立項的會議紀要、領導講話與視察文件;專家建議文件 永久
項目評估(包括借貸承諾評估)、論證文件 永久
設計任務書、計劃任務書及其報批文件 永久
環境影響報告書和批複 永久
調研及考察資料 長期
2.2
建設用地 征用土地申請報告、批準文件;紅線圖、坐標圖、行政區域圖 永久
征地移民拆遷、安置、補償批準文件、協議書 永久
建設用地規劃許可證及其附件、劃撥建設用地文件、國有土地使用證 永久
2.3
施工準備 環境保護、勞動安全、衛生、消防、人防的規劃、批複等文件 永久
水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協議文件 長期
原材料、燃料供應等來源協議文件 長期
2.4
工程
設計 總體規劃設計、方案設計、初步設計及報批文件、技術設計文件 永久
初步設計、技術設計圖紙和說明、施工圖及其說明 長期
對工程設計的評價、鑒定及審批文件 永久
關鍵技術、技術專利的有關文件; 永久
3 施工管理
開工申報、批複文件及圖紙、許可證、審查表;施工執照、許可證 永久
有關開工方麵的其它文件、工程質量監督手續 長期
施工組織設計、方案及報批文件，施工計劃、施工技術及安全措施，施工工藝文件 長期
4 竣工驗收文件
工程竣工總結、竣工驗收報告及工程設計、施工、監理總結、質量評審文件、會議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案等文件材料 永久
工程審計、決算報告等文件材料
環境保護、勞動安全衛生、消防、檔案等驗收審批文件 永久
有關工程建設的照片和底片、錄音、錄像、電子檔案 永久
5 監理文件
5.1 施工監理、物資設備采購監理協議、大綱、規劃、細則、專題總結、批複;監理通知;有關質量控製的文件材料 長期
5.2 合同談判紀要、審查文件;合同書、合同變更文件;合同爭議及處理文件 永久
6 涉外文件
談判協議、會議紀要、議定書、 永久
談判記錄、談判過程中外商提交的材料 長期
出國考察及收集來的有關材料;詢價、報價、投標文件 短期
(四)科研檔案保管期限
序號 歸 檔 範 圍 保管
期限
1 開題報告、任務書、批準書、會議記錄、重要的來往文函;考察報告、重要課題研究報告 永久
2 協議書、委托書、合同 永久
3 研究、試驗方案、技術01manbetx 、調查研究報告 永久
4 階段報告、科研報告、技術鑒定 永久
5 成果申報、鑒定、審批及成果推廣應用材料 永久
(五)設備儀器檔案保管期限
序號 歸 檔 範 圍 保管
期限
1 設備儀器購置、管理辦法、規定等 長期
2 設備儀器購置調研、考察材料及合同、協議、問題處理文件材料 重要的 長期
設備儀器購置調研、考察材料及合同、協議、問題處理文件材料 一般的 短期
3 項目設備儀器隨機文件及安裝、調試文件材料 重要的 長期
項目設備儀器隨機文件及安裝、調試文件材料 一般的 短期
4 項目設備儀器質量問題處理、報廢鑒定及處理材料 重要的 長期
項目設備儀器質量問題處理、報廢鑒定及處理材料 一般的 短期
