賈雷:如何提升煤企辦公室服務水平
如何提升煤企辦公室服務水平
大家都知道，辦公室是一個單位的綜合行政機構，是承上啟下、溝通左右、協調各方的中樞，是聯係基層、聯係群眾的橋梁和紐帶，是展示單位形象的窗口。辦公室的職能履行和工作效率如何，直接影響到單位的辦事效率和形象。那麼紮實搞好綜合服務工作，則是各項工作的前提和基礎。
一、推出了精準確認看板工作製
為了在會務管理、工作落實、車輛管理方麵較好開展工作，我們製訂了會議精準確認、日工作確認、車輛調配統計看板，更好的服務於辦公室中心工作。
1.會議精準確認。根據不同的會議規格，我們要求會議籌備人員從環境衛生，資料準備，電子設備完好，是否需要準備茶水、稿紙、筆、桌簽等一整套環節流程對照看板進行精準確認，確保會議籌備到位，不出現任何差池。
2.當日工作看板。堅持每天召開辦公室工作例會，對當天重要事務、課題、備忘重點等進行牌板登記，逐一處理落實，養成今日事、今日畢。當天下班前對照牌板查看各項工作是否完成、落實到位。同時評選出今日最優秀及最差的員工，回味今天幹的最出色的工作或失誤的地方。
3.車輛調配統計看板。為了降低礦公用經費，嚴格加強公車管理。我們要求每天調度會後用車領導、部門提前告知辦公室。辦公室根據時間、地點安排車輛，能拚車的拚車使用。外出車輛及時在看板上登記去向，清晰、便捷的反映當日出車信息。
在王村有這樣一句標語“蓬勃的王村是軍營，卓越的員工是軍人”，礦井也一直遵循半軍事化管理，在日常的生活和工作中嚴格要求。
1.軍禮製。各項政策規章的出台，辦公室更應該帶頭執行。在上級領導檢查、來賓參觀等過程中，我們敬軍禮致意問好。在辦公室組織的各項會議中，從點名、答到、起立、敬禮、禮畢等各環節也嚴格按軍事化要求執行。
2.複命製。再好的安排如果得不到回複和落實，那麼都將流於形式。在辦公室內部，大家都能對安排的工作及時彙報進展情況;礦領導安排落實的工作，由辦公室及時落實督辦並及時複命，彙報完成情況;對各部門、基層之間的問題或事務，也要求在第一時間配合或答疑釋惑。
三、紮實的業務功底提升服務水平
1.背誦電話號碼。在王村煤礦，大家都知道辦公室人員(包括司機)都能夠熟背礦所有座機、中幹以上領導手機號碼，這其實也是新人來辦公室工作考核的基本條件之一。也許大家覺得沒有這個必要，其實不然，這是對大家學習和適應能力的一種最好考驗。在日常工作中更是給予大家很多方便，隨口報號為大家提供便捷。
2.寫工作日誌。學習使人進步，平時我們在寫筆記、記周記的基礎上，辦公室人員都堅持寫工作日誌，記錄一天繁瑣的事務。從日誌中感受一天工作的充實，尋找工作中的失誤，為後麵的工作積累經驗。辦公室事務比較雜，可能忙了一天最後還覺得什麼也沒幹，但小小的工作日誌就是對我們最好的梳理。
3.學習專業知識。在新的經濟常態下，職工工資拖欠，導致了一係列的矛盾和糾紛，對辦公室信訪穩定工作無疑是最大的考驗，每天可能要麵對形形色色的人，解決各種各樣的事。平時我們要求辦公室人員學習寬泛的專業知識。比如工傷、保險、勞動法、工資分配、相關法規政策等等，這才能在政策範圍內去作解釋工作，去化解矛盾，維護礦區大局穩定。這也練就了大家遇事獨當一麵的本領和能力。
四、規範整潔的地麵標準化管理
1.去向告知牌。在每個辦公室的門上都貼有一張去向告知牌，上麵有本人照片、職務、電話號碼、離開時間、返回時間、去向事由，清晰的反映了本人不在辦公室時的工作狀況。方便外來辦事人員聯係，避免造成不必要的誤會和麻煩，也較好的維護了辦公室服務基層的良好形象。
2.定置管理。在礦會議室，我們對所有座椅根據參會人員逐一進行了定置編碼，中層以上幹部參加會議都有自己的固定座位，除非遇特殊情況我們臨時調整。這讓開會的秩序更加的規範、有序。辦公室裏，從大的擺放、到櫃子抽屜整理、再到私人物品，都有嚴格要求和定置，辦公室始終保持幹淨整潔、整齊劃一。
3.劃分責任。當前形勢下，辦公室人員都相對緊張。從辦公室打掃到日常保持，我們除了文職人員外、司機也每人負責一個辦公室或會議室。大家早晨都是提前上班時間20分鍾到礦，嚴格按礦地麵標準化管理要求打掃、整理，哪個責任區出現問題對責任人從當天考核上扣分。
五、充分利用新媒體服務各項工作
1.學習感悟。在參加國資委舉辦的政工師中級職稱培訓中，有一節課是新媒體知識的應用，可以說受益匪淺。老師一開始麵對麵建群為學員發送紅包，一方麵活躍了傳統的培訓課堂氣氛，一方麵為這批學員搭建了一個交流溝通平台，更重要的是拉近了我們彼此的距離、增加了感情。
2.日常應用。自公司(局)綜合辦公室OA係統運行以來，大家已感受到他帶來的便利。特別是基層領導在外出情況下，可以直接查看文件內容，過去的請示再不需要呈送紙質文件等等。
其實新媒體的能量非常強大，我們要接觸新的事物並學會運用。在我們辦公室，我們有微信群，同時也建立了中幹微信群，有什麼緊急通知或事務，隨時可以落實處理。買火車票、訂機票、手機充值、轉賬等都在通過電子商務操作，不管是工作還是個人生活，都感受到了實惠和便捷。
六、用“三心”持續提升服務水平
要切實提高辦公室的服務水平，除自身能力外，還應當有待人之愛心、處事之細心和進步之恒心。
1.待人之愛心，會激發和端正你的行為，讓大家對你多一份敬意和信賴，成為職工朋友真正的貼心人。
2.處事之細心，教育處事時，要良苦用心，敢負責任，成就傑作，讓你變得更加優秀和出色。
3.進步之恒心，讓我們敢於涉險灘、敢啃硬骨頭，越是棘手問題，越有激情和鬥誌，不斷到達勝利的彼岸。
紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。做一名合格的辦公室人員，就應當在實踐中尋找工作的樂趣和真諦，在實踐中不斷的蛻變和完善，也讓我們在本次學習和交流中都能夠得到提升。最後，我也衷心的祝願各位領導、各位同仁在今後的工作和生活中身體健康、工作順利、萬事如意!
