關於新時代抓好企業檔案管理工作的認識與思考

關於新時代抓好企業檔案 管理工作的認識與思考

任朝鑫

摘要：企業檔案是真實記錄企業改革發展曆程,準確反映國有資產保值增值情況的珍貴資料。要確保企業檔案健康有序地發展，以國家檔案局和國資委聯合召開中央企業檔案工作會議為契機，進一步統一思想、理順體製,強化 管理、充實力量，加強企業檔案 管理工作，切實把企業檔案 管理工作提高到一個新的水平。

關鍵詞：新時代；企業檔案管理工作；認識與思考

檔案是企業的重要信息資源，而企業信息資源直接涉及企業經營管理的核心內容——企業的人、財、物等資源的配置形式和利用效率、企業的創新能力和發展勢頭。尤其是在人才資源的開發利用上極為重要。正確認識新時代企業檔案工作麵臨的現狀和形勢，采取對策，加強管理，紮紮實實做好檔案管理工作，迅速提升企業檔案工作的服務質量和效率，對於企業的持續穩定發展具有極其重要的意義。

一、企業檔案工作當前的現狀

一是由於企業所有製形式的多元化，管理體製的變化，產權結構的變動和調整，部分企業，尤其是中小企業領導或法人檔案意識淡薄，普遍存在“重生產經營，輕檔案管理”的思想，弱化或輕視檔案工作，導致企業檔案管理水平出現滑坡的現象。二是企業檔案管理工作體製尚未完全符合新時代企業 製度的要求，現行企業檔案管理工作方式產生於 計劃經濟體製，企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式，企業檔案管理部門存在看家守攤的工作方法，未能跟上企業改革步伐積極服務於企業。企業檔案工作不能與企業各項管理工作密切融合，並與新時代企業 製度追求的經濟效益原則產生“引力”，這是導致企業檔案工作處於劣勢原因之一。三是企業開展的檔案工作目標管理達標活動停止後，有的企業鑒於檔案工作失去了有力的監督和指導，而出現了“無目標、無壓力、檔案工作無動力”等現象。

二、企業檔案工作麵臨的形勢

1.增強企業競爭力，培育人才優勢，對企業檔案工作提出了高水平服務的要求。企業職工是企業的重要資源。企業優秀人才與企業的管理水平相輔相成。企業外部競爭加劇必然導致人才競爭加劇。企業檔案管理工作是曆史地、全麵地反映職工的個人經曆、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現和業績的重要信息資源。如何利用好這一信息資源，服務於企業選才、用才，做到選賢舉能、知人善任，增強企業的競爭能力，對企業檔案管理工作提出了新的要求。具體而言，為增強企業競爭能力，企業檔案管理工作麵臨著強化信息加載、創新工作內容、快速推進目標管理等方麵的挑戰。2.內部管理更加科學，對企業檔案管理工作提出了高效率運轉的要求。各企業涉及多種專業，與此相適應，多專業需要多方麵的人才。隨著新時代企業 製度的逐步建立和完善，企業內部各專業管理正逐步走上程序化、 製度化和網絡化軌道，管理效率日益體現，管理水平日漸提高。適應企業不同專業發展的需要，優化人才資源配置，實現人才正常、有序流動成為必然。這對企業檔案管理工作提出了業務工作高效運轉的要求。具體而言，為提高企業檔案管理工作效率，將麵臨完善工作製度、提高管理人員素質、實現信息網絡平台高效運轉，進一步夯實工作基礎的要求。

三、企業檔案管理工作存在的問題

1.檔案沒有正確劃分信息的範圍在企業檔案管理工作中，出現很多範圍模糊的檔案管理情況。部分檔案按照企業工作內容來進行劃分，部分按照時間段來進行劃分，或者按照作者來劃分，由於劃分的要求不同，導致一些檔案出現了重複錄入的情況。企業檔案存放的時間越久，檔案的劃分範圍就越混亂，在需要的時候，無法及時調出相關檔案，嚴重影響企業工作的進展。2.部分檔案缺失序號、目錄或頁碼由於長時間不規範的管理，企業檔案中出現了很多檔案序號缺失的情況。部分檔案由於年代久遠，檔案序號已經模糊，無法辨識，甚至序號發生丟失現象。沒有及時對殘缺的檔案進行整理和恢複，導致現象愈來愈嚴重。一些案卷沒有卷內目錄，引發無法檢索現象；一些案卷沒有標全或未標記頁碼，在使用中丟失部分頁碼也很難發現，這嚴重影響和製約企業檔案管理水平的提高。3.檔案的存放、標題、裝訂方式不規範存放現象混亂，是目前企業檔案管理工作中非常普遍的一個問題，檔案存放的劃分方式有以下幾種：時間、職能部門、管轄權限、文種等。但是企業管理人員在存放檔案的時候，沒有將其放置在正確的範圍之內，多次隨意放置導致了嚴重的混亂現象；企業管理人員在撰寫案卷標題時候的隨意性較大，沒有按照規範的方式進行撰寫，撰寫出來的標題沒有貼合主體內容，或者標題缺失基本要素；采用的裝訂方式不適用，部分頁碼出現脫落、丟失。

四、企業檔案管理工作加強的必要性

(一)提升企業檔案管理工作的整體水平是企業加強內部管理和控製的重要基礎，是企業內部公開和民主管理的重要基礎，也是企業以及企業管理人員接受國家和社會審計、監督、檢查的重要基礎。檔案是企業各項工作和職工各種活動的直接記錄，通過檔案可以對企業領導和職工、對企業的各個工作流程進行有效的監督和追溯。企業檔案管理工作也是企業的窗口，是檢驗企業整體管理水平的測試點。企業的檔案工作現在已不是僅限於加強對檔案自身的管理，而是立足於通過加強檔案管理來提升企業的整體管理水平。(二)企業檔案管理工作自身發展的需要檔案管理工作不能滯後於企業發展步伐，企業檔案如果不被利用，常年沉睡在庫房裏，就會成為企業的負擔和包袱，企業領導就不會重視檔案工作。檔案管理工作要發展，首先要內部挖潛創新，夯實企業檔案管理基礎工作，樹立“服務創造價值”的觀念。企業檔案部門一定要用各種方法，充分開發檔案信息資源，千方百計、積極主動地為企業各項工作服務，為企業創造價值和效益。這樣，企業領導才會重視檔案工作，為企業檔案工作的良性發展提供人、財、物的支撐服務。

五、企業檔案管理工作加強的舉措

(一)建立企業管理層和檔案管理部門的考核機製

企業檔案屬於企業資產的一個組成部分，企業檔案保值增值的相關事宜幾乎可完全取決於企業本身。企業檔案工作需要投入人力、物力與財力等成本才能正常運作，當企業檔案工作不能為企業帶來相當於或者是大於其投入成本的效益時，管理層就會逐漸忽視企業檔案管理工作，目前的企業檔案管理工作正處於這樣一種趨勢。企業檔案管理工作必須實施依法治檔，才能避免因人力、物力、財力投入不足引起的企業檔案管理工作混亂局麵的產生。一是要加強對企業管理層的考核。《企業檔案工作規範》明確指出“企業應建立分管檔案工作領導”，目前分管企業檔案工作的領導均由企業管理層擔任，企業領導層有權決定檔案管理工作所需的人力、物力、財力的解決途徑。在切實加強企業檔案管理，確保國有資產保值增值工作中，要借鑒近年來國有企業內部審計機構在企業內部建立嚴格的企業管理控製製度。假如，將檔案“三率”(完整率、準確率和歸檔率)納入企業內部審計範疇，對企業管理人員任職期間，屬於企業資產的重要組成部分企業檔案的管理情況進行評估與獎罰，對企業檔案管理工作的鞏固與提高有著積極的意義。二是加強對企業檔案管理部門的考核。企業檔案管理部門擔負貫徹國家有關檔案工作 法律、 法規和方針政策，製定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章製度的職能。同時要統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作，指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。一個企業檔案管理工作能否實現 標準化、規範化管理，企業檔案管理部門有著舉足輕重的作用。因此，企業必須將檔案工作發展的內容進行指標化，將推動檔案工作的 措施進行文本化，製定出科學規範的企業檔案工作 評價體係和考評機製對企業檔案管理部門的績效進行全麵考核。

(二)理順檔案管理體製，合理調整檔案人員結構

企業檔案管理首先要在“理順體製，充實力量”上著手，合理設置檔案機構，是切實加強企業檔案工作的管理力度及對所屬企業檔案工作的指導力度，破解多年來始終困擾企業檔案工作發展的有效 措施。根據企業檔案隊伍現狀，要想一步到位地改善人員結構，有一定的難度，可采取多種形式，分階段地加以解決。可以結合企業績效考核製度，將人員分為不同的職業級別進行定崗定編。如企業設置檔案管理部門的檔案機構人員應由輔助專業人員、專業人員和高級的專業人員組成，有利於企業檔案人員結構的合理配置。輔助專業人員承擔檔案管理中最基礎的工作，比如：分類、立卷、編目等。專業人員主要負責製定歸檔 計劃和指導監督檔案工作程序，還應參與情報管理與研究活動，這一層次的人員，應熟悉企業各項工作流程，根據工作進展適時製定歸檔 計劃並指導監督歸檔工作。高級專業人員則應具有豐富的專業工作經驗和較深的理論 基礎知識，不僅能承擔指導與監督檔案管理各環節的工作，並且能負責協調企業內外交流，開發檔案信息資源工作。他們應全麵了解、掌握企業檔案信息，結合企業發展變化不斷對檔案信息進行歸納 總結及理論 03manbetx ，根據企業利用需求製定檔案信息開發課題，定期進行業務培訓，指導檔案人員進行檔案信息開發，為企業決策和生產建設提供有價值的信息。此外，為避免企業檔案人員“斷層”現象，必須及時培養一支愛崗敬業的年輕檔案隊伍，才能為企業檔案事業發展提供保障。企業應建立檔案人才培養新模式，一是開展企業經驗豐富檔案工作者學術經驗和管理經驗繼承。二是建立檔案人員傳幫帶機製，企業檔案人才培養以老帶新、以師帶徒的方式納入企業人力資源管理流程，才能保證企業檔案工作長久保持在較高的管理水平。