百良公司：多舉措開拓檔案管理新思路
為了規範檔案管理工作，提高檔案的開發利用，充分發揮檔案的價值。百良公司勇於探索，積極創新，多措並舉開拓檔案管理新思路，充分發揮出檔案管理在公司發展中的作用，為百良公司實現高質量發展添加動力。
認真收集、移交，確保歸檔資料準確、齊全
檔案是日常工作開展過程中，公司發展進程中產生的具有一定價值，可以為日後工作提供參考依據的第一手資料，具有原始性、真實性。在公司發展進程中，我們要求檔案管理員經常深入各部門，與部門兼職檔案員不定期溝通，在資料形成的第一時間將資料原件及時收集，確保資料的原始性、真實性。對於形成過程長、程序多的資料，在其初步形成後，為防止其丟失將其單獨存放在資料袋中，並在資料袋上標明事件、資料名稱、後續還會產生哪些資料或附件，在整件事情辦理完結或全套資料全部收集到位後，由兼職檔案員按要求進行整理並移交檔案室，經檔案管理員審核所移交資料全部為原件，並且齊全後，進行接收、歸檔，在一定程度上保證了歸檔資料的準確及齊全完整。
加強檔案的成套管理，確保資料歸檔係統
每一份資料的形成都有詳細的過程或相對應的配套資料、附件等，比如采購合同在簽訂時會有比價單、會議記錄、合同會審單、甚至委托書。所采購的物資到貨後會先進行驗貨，在驗貨無誤後再進行接收。驗貨、接收所產生的文字性資料也是合同的一部分，稱為合同的附件，所以在裝訂合同時這些附件資料必須與合同原件裝訂在一起。在涉及金額比較大的合同簽訂前，必須通過招標，在招投標過程中形成的過程性的資料屬於招投標的一部分，在收集整理招投標時這些資料也必須收集到位，並且成套整理；有招投標資料，必定有合同，招投標與其對應的合同一起整理、組卷、歸檔，確保了檔案歸檔的係統性，同時在所有的資料歸檔時，與其相關的其他方麵資料也應該與其一起整理、組卷、歸檔。
加強檔案的分類管理，確保資料齊全完整
檔案室已歸檔的檔案有文書檔案、科技檔案、財務檔案，每一類檔案又分很多小類，為了方便查找，我們在歸檔、上架時，將這些類別的檔案分架擺放，同時留足每類檔案再分小類的空間，方便查找、提供利用。例如：澄合百良公司已歸檔的科技檔案按一級類目分，分為地質類、基本建設類、特殊載體類、設備及材料類四大類。每一級類目的檔案又分為多種二級類目，如：地質類又分為綜合類、煤礦地質類、工程地質類、環境地質類、測繪資料類。每個二級類目又包括多種詳細的、具體的資料，將資料按照時間節點及相關要求按件整理、裝盒，依次上架擺放。根據每類檔案的卷數將密集櫃進行劃分，並在上麵貼上所歸檔資料名稱的標簽，方便資料上架擺放、查找。特殊載體類檔案不僅將電子版存入檔案專用電腦，同時將影像資料製作成照片和光盤，存放入照片、光盤檔案專用光盤夾、照片夾中，並整齊擺放在檔案櫃中。
製作案卷封皮、盒脊、檢索目錄，確保資料標準化、規範化
在資料組卷完成後移交時，檔案管理員認真審核其資料是否簽章齊全、填寫規範，是否有缺項、漏項，在確保其齊全、完整後，指導其資料員將資料按順序整理、按件裝訂並認真加蓋檔號章、規範填寫檔號、如實填寫卷內備考表、打印卷內目錄、裝盒，然後認真填寫案卷封皮、盒脊，並用黃色無酸牛皮紙打印出來用乳膠均勻粘貼在檔案盒封麵及盒脊處。同時製作好卷內目、案卷目錄電子版，方便檢索及案卷的查詢,確保檔案標準化、規範化管理。
通過檔案管理創新，檔案的提供利用從最初的一個月不超過3次到後來的一個月提供利用檔案13次，甚至20餘次，從很大程度上提高了檔案的利用次數及價值，有效彰顯出檔案在公司幹部職工心目中的作用。截至目前，大家對檔案工作有了新的認識，有效提高了檔案利用的次數及效果，能更好的為公司領導的決策提供依據，為百良公司實現高質量發展提供保障。
