1.目 的
1.1保守檔案機密。檔案機密是企業機密的一部分。對檔案信息進行妥善保管，能有效地保守機密。
1.2維護員工檔案信息材料的完整性，防止材料丟失損壞，這是檔案管理的主要任務。
1.3便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
2.基本內容
建立健全保管製度是員工檔案信息有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔製度、檢查核對製度、轉遞製度、保衛保密製度、統計製度。
2.1材料歸檔製度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最後，將新材料放入檔案。
2.2檢查核對製度。檢查與核對是保證員工檔案信息完整性。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
突發事件之後，對有些檔案發生疑問之後。
2.3轉遞製度。轉遞製度是關於檔案轉移投遞的製度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：
①取出應轉走的檔案;②在檔案底賬上注銷;③填寫《轉遞員工檔案信息材料的通知單》; ④按發文要求包裝、密封。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
3.員工檔案利用製度
3.1建立員工檔案信息利用製度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
3.2建立員工檔案信息利用製度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些製度行事，這是對工作人員的基本要求。
4.人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
4.1查閱;這是人事檔案利用的主要方式。
4.2借出使用。借出須滿足一定的條件，比如：本領導需要查閱員工檔案信息;公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
4.3出具證明材料。這也是員工檔案信息部門的功能之一。出具的證明材料可以是員工檔案信息部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是員工檔案信息材料的複製件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
5.員工檔案信息利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護員工檔案信息完整安全的重要保證。
5.1查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最後，由員工檔案信息部門審核批準。員工檔案信息部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
5.2外借手續。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。 再次員工檔案信息部門對其進行審核、批準。 然後，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人員簽字。
最後，歸還時，及時在外借登記上注銷。
5.3出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由員工檔案信息部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章;其次，員工檔案信息部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料;最後，證明材料由員工檔案信息部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
