為了加強采掘工程質量驗收原始資料的管理及時做到歸檔、保存、借閱、保密登記和銷毀工作，特製定本製度如下：
第一條 資料存檔
(一)檔案應專櫃存放，不得遺失。
(二)設專人負責采掘工程質量驗收原始資料的建檔登記工作。
(三)認真做好施工驗收原始記錄的登記，定期整理歸檔。
(四)工程質量檔案登記的內容包括：工程項目名稱、施工單位及行政負責人、技術負責人及開停工日期等。
(五)資料存檔除電腦留存外，隨原始記錄定期保存書麵檔案卡。
(六)按照工作麵進行歸檔，從掘進、安裝、采煤、回撤進行係統整理建檔保存。
(七)檔案保存期：保存期限為2年
(八)認真做好立卷歸檔工作，確保檔案的完整性、準確性、係統性、真實性。
(九)機械化科、生產科、安監處質量科均要建立相關質量驗收檔案。
第二條 資料借閱
(一)建立資料借閱登記卡，注明借閱日期、歸還時間、資料名稱、數量和借閱人單位姓名。
(二)借閱檔案要辦理借閱手續，複印或帶出的檔案須經部門負責人批準。
(三)任何人不得將工作中應歸檔的資料損壞或據為己有。
(四)實行借閱實名簽字，誰借閱誰簽字。
(五)對借閱的資料做好登記台賬，到期不歸還將處於相應的處罰。
第三條 資料保密
(一)執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。
(二)到期提前催要借閱資料。
(三)資料檔案電子版不得在網上公開發布。
(四)如發布需經部門負責人同意，並及時刪除。
(五)日常設專人保管，加強保密工作。
第四條 資料登記
(一)定期對收到的驗收工程質量資料進行登記歸檔。
(二)驗收單登記需注明驗收人員、驗收日期及驗收等級。
(三)歸檔前要設專人對每一份驗收資料進行檢查，查出不合格或錯誤及時聯係驗收人員整改。
(四)驗收單不能有任何塗改現象，經檢查無誤後入檔。
(五)對借出的質量資料按照日期及時做好登記。
第五條 資料銷毀
(一)過期或其他原因需銷毀時，由檔案員提出書麵申請，注明銷毀原因、辦法， 報分管領導審核，質量科負責人批準後，方可銷毀。
(二)銷毀時應有第二人在場監督，填寫銷毀記錄，銷毀人、監銷人簽字。
(三)資料銷毀可以采取切割、焚燒、水解等方式。
第六條 強化監督措施
(二)做好檔案的保管利用，統計和彙編工作。
(三)熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用。
(四)及時做好檔案利用、登記等各種記錄。
(五)配合有關部門進行檔案的查閱鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出銷毀意見，做好各項保管、銷毀工作。
