一、總則
1、檔案管理是企業規範化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證，它記錄了一個企業的發展曆程，為企業的發展壯大提供了文字依據，檔案的規範化管理是企業走向規範和成熟的重要條件，為加速企業規範化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特製定本製度。
2、歸檔的檔案應字跡清晰、完整有效。
二、應急檔案管理
1、各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責範圍。
2、應急救援檔案歸檔範圍
凡是企業經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：
(1)具有保存價值的本單位正式收文、發文、除文件的正件外，還應包括它的附件;
(2)本單位在應急救援活動中產生的與上級領導部門間的往來文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等;
(3)本單位在應急救援活動中產生的各種文件材料(即內部文件);如規章製度、調研材料、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等;
3、應急救援檔案歸檔要求
(1)已經辦理完畢並有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存。
(2)歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件，附圖)，按照文件形成的先後次序排列清楚，並剔出其中的廢稿、重複稿和不重要的便條等。
(3)存檔文件必須為原件;
(4)文件歸檔時要有交接手續;
(5)每年六月份之前，各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料並辦理移交手續;
(6)各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責任協助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作;
4、應急救援檔案的借閱
(1)根據《鑫磊煤業檔案借閱利用製度》辦理相關手續方可借閱，並填寫利用效果反饋登記簿。
(2)借閱文書檔案使用後應及時歸還，借閱時間一般不得超過一天。
5、應急救援檔案的保管及銷毀
(1)專職檔案員有責任對礦各部門文書檔案的歸檔進行監督指導;
(2)礦綜合檔案室負責集中統一管理所有文書檔案;
(3)專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標準進行整理，分類，編目、統計、保管，並進行數據化管理，方便快捷提供利用。
(4)檔案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經相關手續後可以銷毀，並建立文書檔案銷毀清冊。
