為進一步提高管理水平，嚴格控製辦公費用支出，杜絕浪費和流失，確保辦公用品的合理使用，特製定本製度。
第一條 組織管理
1.煤礦的辦公用品由綜合部統一管理，包括辦公用品的計劃、采購、保管、發放和考核等工作。
2.辦公用品實行專人專管，責任到人，負責建立健全各種賬、卡。
3.辦公用品費用實行資金限額管理，即綜合部根據年初下達的辦公用品總費用，按照各部室的工作需要，將費用進行分解，各科室憑辦公用品領用單領取。
4.辦公用品在采購時必須由計劃員根據使用情況及時提供采購計劃，經部長審核、礦長審批後方可采購。
第二條保管與發放
1.保管員要搞好辦公用品的入庫驗收等保管工作，所有材料領用嚴格執行領料程序，憑領料單領取，若單據不全或未經領導批示不得領取，否則造成的損失由保管員承擔。
2.保管員要提高業務水平，做好新到貨物的驗收工作，辦好入庫手續，按規格、型號、品名分區、分類、分批堆放，做到擺放合理有序，熟悉掌握各種辦公用品的用途、性能、規格等，做到心中有數，方便查找使用。
3.凡入庫、出庫的辦公用品，保管員要分別建賬，每月末應對管理範圍內的物品進行盤點，做到賬、卡、物相符，到財務科及時辦理入賬和簽賬手續。
4.每月25日前保管員要出具收、發、存報表，報送綜合部，綜合部組織人員進行抽查，對於丟失或錯發的由保管員按原價賠償。
5.在開票過程中，要嚴格按照各科、室的工作需用情況和限額資金本審批，對於不屬於本科室使用或其他用途，原則上不予發放。
6.對於工具類辦公用品如製圖筆、尺子等，發放采用交舊領新辦法，必須有科室負責人的批示，否則不予發放。
7.各科室要增強節約意識，加強內部管理，杜絕浪費和流失，提高使用率;綜合部要嚴把采購質量和價格關，嚴格執行質量問題退貨賠償製度。
8. 庫房要保持整潔，無關人員不得入內，庫管員應做好“三防”工作，確保庫房物品的安全。
