根據《企業檔案管理規定》、《煤炭工業企業檔案分類規則》的要求，為了做好檔案整理工作，特製定本製度。
第一條檔案整理的範圍和目的
檔案整理主要是指檔案部門按照一定的原則和方法，對文書或業務部門歸檔的檔案案卷進行分類、排列、編號和編目。同時，還要對一些不符合質量要求的案卷進行必要的加工,以及對收集或接收的零散文件進行立卷整理工作，將其內容與成卷揭示出來，使可接收的案卷進一步係統化、科學化、信息化，符合科學管理的要求。
第二條 整理工作內容
對收集的零散文件按照規定和要求進行組卷整理，這裏的主要內容是指對檔案案卷的整理。
1.檔案的分類：根據檔案的分類方案的各門類和載體，將檔案分成一定的類和屬類，以保證其本身固有的內在聯係和係統性。
2.檔案編目：是通過一定符號與數字，按照一定符號與數字、一定的格式要求，固定分類整理，揭示檔案的內容與成分。
第四條整理工作要求
1.分類要求
分類必須遵循檔案的自然形成規律，根據企業職能和形成檔案的情況，對不同種類的檔案應采取不同的分類方法，在同一層檔案的分類中采用的標準應當一致，檔案分類層次不宜過多，一般分二、三層即可。
2.編製分類方案要求
分類方案可用文字或圖表形式表明檔案的類和屬類，方案應類別分明、文字簡要、符合規範和要求，類和屬類之間要能容納本單位全部檔案的內容。上位類定要包含它所屬的下位類，各同位之間隻能並列、平行、不能交叉重疊。
3.檔案編號要求
檔案號包括：全宗號、目錄號、案卷號和頁(件)號，檔案編製的基本原則是：檔案號要完整;在同一個檔案室內，全宗號不能重複;同一個全宗內，目錄號不能重複;同一個案卷目錄內，案卷號不能重複;同一個案卷內，頁(件)號不能重複。編號力求簡明、概括、代字、代號均能表達一定內容。
檔案號的編製結構采用混合製。檔案一級類目統一用漢語拚音字母標識，其他均用阿拉伯數字表示。
4.編製目的要求
檔案人員要按照有關的規定根據需要編製必要的目錄、介紹和索引等檢索工具，並編製檔案資料彙編，為利用者提供便利。
