為進一步規範應急資料檔案管理，不斷完善應急救援資料，便於查找和利用，特製定本製度。
第一條 公司在應急救援活動中產生的正式文件及文件的附件，由公司檔案室負責。
第二條 公司檔案室應認真做好應急各類檔案資料的保全、保管和提供利用工作。
第三條 凡有存檔價值的應急資料或按規定應予存檔入庫的資料，必須嚴格的歸類存檔。
第四條 檔案管理要做好防火、防盜、放光、防黴、防塵、防蟲、防鼠、放高溫高濕等方麵工作，確保檔案安全。
第五條 在應急救援活動中產生的與上級領導部門間的往來文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等，由牽頭的責任部門負責。
第六條 凡屬文件、應急預案、宣傳、信息、總結等各種類別文字材料、圖標、聲像、照片等，分別按有關要求整理歸檔。
第七條 在應急救援活動中產生的各種文字材料，如規章製度、調研材料、計劃、總結、會議紀要、應急物資台帳、應急救援隊伍台帳等，由調度室應急辦負責。
第八條 公司在應急救援活動中產生的各種基礎材料，如應急預案學習培訓資料、現場處置方案、現場處置演練資料等，由基層單位負責。
第九條 已經辦理完畢並有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存。
第十條 歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件、附圖)，按照文件形成的先後次序排列清楚，並剔出其中的廢稿、重複稿和不重要的便條等。
第十一條 存檔文件必須為原件。
第十二條 應急資料必須配備專用資料廚，分類排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
第十三條 對於存儲電子文件資料時，要及時進行備份。一套保存，一套用於查閱。
第十四條 對於文件資料涉密的圖紙、資料，要單獨存放，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
第十五條 應急檔案提供利用，需嚴格遵守保密製度，不能隨意離開查閱室;外單位來查閱未開放檔案時，除持有單位介紹信外，還需經有關領導批準方可查閱。
第十六條 做好應急檔案利用登記和銷毀記錄，搞好信息反饋，及時總結檔案利用的經驗，存進公司應急檔案管理。
第十七條 應急資料保存期限不少於2年，檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，對於保存期限已滿的材料，按規定進行銷毀。
