㈠ 總 則
第一條為了使調度室文書管理工作規範化、製度化、科學化，提高文書運轉效率，提升工作質量，更好地履行調度管理職責，特製定本製度。
第二條本製度中的文書管理指調度室內部文書的辦理、管理、整理、歸檔等一係列相互關聯、銜接有序的工作。
第三條文書管理遵循高效、準確、安全的原則。同時嚴格執行國家有關法規及集團公司關於保密工作的各項製度、規定。
第四條文書管理的執行主體是總調度室所有工作人員。
㈡ 收文辦理
第五條收文辦理指對調度室收到文書的辦理過程，包括簽收、登記、送閱、批辦、承辦等程序。
第六條 收文的範圍包括通過上級部門發轉的文書公函(包括信息、簡報，下同)和通過調度台接收的指示、指令、傳真、重要電話等。
第七條 建立文書簽收登記製度。各類收文都必須在文書簽收登記單上按要求進行登記。調度台接到的指示、指令、傳真、重要電話等，以及節假日期間的緊急來文來函，由值班調度員負責簽收登記。各類收文由簽收人負責填寫收文處理單，統計員負責網頁信息及傳真件的簽收登記。
第八條 文書簽收登記後，簽收人員將收文處理單及文件送呈送至相關領導，並負責按批示意見送承辦人辦理。
第九條 承辦人接到領導閱批意見後，對領導批請辦理的文件進行辦理，並及時向批示領導彙報文件辦理情況。文件辦理應突出時效性，急事急辦，一般文件應在要求時間內辦理完畢。承辦完畢，承辦人將處理意見及原件及時送調度室統計員統一交檔案室登記、存檔。
㈢ 發文辦理
第十條總調度室發文種類。按照職責與權限，以調度室名義製發的文件主要有五種(格式規範見附件)。
1、會議紀要。主要用於記載關於調度業務會議的主要精神和議定事項，下發各單位及有關部門執行。
2、調度通知。主要用於傳達貫徹公司領導的指示、批示，發布要求各單位辦理以及公司有關部門共同執行的事項。
3、調度通報。主要用於通報、交流各單位運行情況、調度工作開展情況及其他需要及時周知的情況(含獎懲事項)。
4、調度命令。主要用於在調度業務中，要求有關單位強製執行的事項。
5、明傳電報。主要用於日常調度業務中，要求有關單位辦理的專項工作或緊急事項。
第十一條辦文程序。原則上應按以下程序辦理總調度室各類文件。
1、擬稿。由調度主任負責。擬稿應做到格式規範、觀點準確、內容可靠、數據準確、結構合理、層次清晰、文字簡潔、邏輯嚴密。
2、核簽。擬出草稿後，由擬稿人認真、規範、準確地填寫《發文稿紙》(附後)，連同文件草稿送分管領導核改並簽字。
3、簽發。呈分管領導簽發。
4、印製。調度主任對簽發稿仔細修改並認真校對，無誤後以規範的格式和確定的份數印製並加蓋公章。
5、送發。為避免漏發和誤發，送發人須在傳發文件記錄單(附後)上逐一注明發送時間、接收人，並在發文單上簽名。送發完畢後，送發人將發文單、文件草稿及1份正式文件存檔。
㈣ 公文格式標準
第十二條文書用紙。文書用紙一般為標準A4型，符合檔案保護技術要求。
第十三條文書印製
1、文書圖文區用字必須使用規範的漢字，不能使用異體字、繁體字和簡化字。
2、標點符號、字體、字號、數字以及計量單位使用要準確、規範。
3、文書大標題使用二號華文中宋體字，其他用小三號仿宋體字(文中可根據層次需要采用適當的黑體、楷體等字體)。
4、文書中的數字一般應當使用阿拉伯數字。
5、計量單位須使用國家法定計量單位。
第十四條文書文麵內容及格式
1、發文字號。發文字號是由發文部門代字、發文年度和順序號三個部分組成，應注意統一管理與編寫。上報的文書，應注明簽發人。
2、文書標題。要求準確、簡要。標題除發布規章製度性的文書可加書名外，一般不用標點符號。
3、主送機關。主送機關應使用全稱或規範化的簡稱;同類型機關可使用統稱。
4、正文。征文要求情況準確，措施、要求紮實具體，觀點明確，條理清楚，文字通順、精煉，書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。
5、附件。
6、署名。文書除電報、會議紀要外，大部分文書的發文機關署名都應加蓋印章。
7、成文時間。
8、抄送機關。
