第一章 基本原則
第一條：為了加強我礦員工檔案工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，更好地為我礦各項工作服務，特製定本辦法。
第二條：員工檔案工作是我礦人力資源工作的重要組成部分，也是我礦檔案工作的重要組成部分。它是選賢舉能，知人善任，曆史地全麵地考察了解和正確選拔使用幹部的重要依據。
第三條：員工檔案是我礦組織人力資源等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經曆、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，由人力資源部門集中統一管理。
第四條：員工檔案屬於國家秘密。必項嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和製度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章 檔案管理
第五條：員工檔案崗位的任務是貫徹落實黨和國家關於員工檔案工作的方針政策，製定我礦員工檔案工作規章製度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用全礦職工的人事檔案。
第六條：員工檔案管理，應建立員工檔案室，配備足量的鐵質檔案櫃，由專門的員工檔案管理員進行管理。檔案室要具備防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防曬和防高溫等功能。
第七條：員工檔案管理員應由具有中專以上文化程度、作風正派、責任心強、政治及業務素質高的人員擔任。
第八條：員工檔案管理人員對收集的員工檔案材料按規定進行整理，並按幹部檔案、工人檔案進行分類、編號、入櫃。
第九條查閱檔案必須嚴格執行保密製度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換、汙損檔案材料。查閱者不得泄露或擅自對外公布被查者檔案的內容。
第十條任何個人不得查閱或借用本人及其直係親屬的檔案。
第十一條因工作需要從員工檔案中取證的，必經人力資源部負責人批準後方可辦理。
第三章 員工檔案材料的收集範圍與歸檔要求
第十二條 ：為了使員工檔案能夠真實地全麵反映個人全貌，員工檔案管理要經常通過有關部門收集全礦職工的工作調配、幹部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。
第十三條：各部門要建立主動送交員工檔案材料的工作製度。把屬於歸檔範圍的員工檔案材料，在材料形成後一月內由材料形成的主管人員或本科室工作人員負責送交人力資源部歸檔。
第十四條：收集的員工檔案材料，必須經過認真的鑒別，保證材料的真實、完整，文字清楚，對象明確。歸檔材料需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字後方能歸入員工檔案。
第十五條：員工檔案內容包括：
(一)履曆材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學曆記載材料;
(五)政審材料;
(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同、調動、聘用、複員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考有保存價值的材料。
第十六條：員工檔案材料，須統一使用A4規格的辦公用紙，須用鋼筆不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色墨水和複寫紙書寫。
第四章 檔案的轉遞
第十七條 轉遞員工檔案，檔案管理員應遵守下列規定：
(一)對轉出的檔案，嚴格按照規定將檔案整理裝訂成卷，不得扣留材料或分批轉出，必須保證檔案材料完整齊全;
(二)在轉遞檔案時，必須填寫“員工檔案轉遞通知單”，並對檔案進行嚴密包封簽章後，通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持員工或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理;
(三)對轉進的檔案，要及時轉給員工檔案管理員，並按照檔案材料的目錄清點驗收。經核對無誤後，在回執單上簽名蓋章，寄回檔案轉出單位;
(四)對商調而轉出的檔案，應及時通知員工檔案管理員此人是否商調成功，如未商調成功，應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月;
第十八條 員工與用工單位解除勞動關係，應由用工單位在十五日內將其檔案轉交所在地街道勞動部門。凡符合享受失業保險待遇條件的，將其檔案轉入所在地失業保險管理部門;公司員工辦理退休手續後，將其檔案轉入所在社保管理部門。
第十九條 員工死亡後，其檔案由原管理部門保存五年後，移交單位綜合檔案室保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡後，其檔案由單位綜合檔案室按規定向有關檔案館移交。
第五章 其 它
第二十條有下列行為之一的，根據情節輕重，依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《企業職工檔案管理工作規定》等有關法律法規，給予處罰或追究其法律責任。
(一)擅自塗改檔案內容或偽造檔案材料的;
(二)在整理、保管、查閱、轉遞檔案過程中違反有關規定造成檔案丟失或其它嚴重後果的;
(三)所保存的檔案麵臨危險而不采取措施，造成損失的;
(四)損毀、丟失或擅自銷毀檔案的;
(五)私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊的。
附《員工檔案材料收集歸檔範圍明細》：
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履曆表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業幹部審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。
3、出國出境人員審批表，登記表，及在國外表現情況的鑒定材料。
4、黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡曆表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題的審批材料。
6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時間，參加工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批複以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成入黨誌願書和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見，入團誌願書、申請書、團員登記表、退團材料，加入民主黨派的材料。
9、幹部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批複、個人對結論的意見、檢查交待、旁證材料甄別、複查結論、調查報告、批複及有關的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模範事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批複、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘等級的材料。
13、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
14、國民教育、成人教育和幹部培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授予學位的材料，學曆證明書，學習鑒定材料。
