第八十四條 培訓檔案隨培訓科獨立設立培訓檔案室，單獨保存。培訓科為培訓檔案責任部門，培訓科應建立健全全礦從業人員安全培訓檔案，詳細、準確記錄培訓考核情況，並配備專職檔案管理人員，形成實時的電子檔案，建立計算機管理台帳，編目清楚，查詢便捷，並做到分類管理，及時跟進，認真執行檔案管理的有關規定。
第八十五條 各單位應全麵掌握本單位安全管理幹部、班組長、特殊工種、其他從業人員的培訓教育情況，建立製定詳細、準確的培訓檔案。
第八十六條 歸檔文件以“件”為單位進行分類、排列、編號、裝訂、編目、裝盒，使之有序化的過程，培訓科負責整理。
第八十七條 各期培訓學員的所有材料(方案、課程講義、考勤、試卷、證件等)，應納入歸檔的紙質文件、紙質資料、電子文件都要統一存入培訓檔案，並對紙質的文件資料的整理程序(分類、排列、排序、編號、編目、檔號、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等)，對電子文件資料的整理程序(格式轉換、數據收集、歸檔數據、編號、排序等)，凡經審核的歸檔材料，任何人不得私自塗改。
第八十八條 使用程序，因工作需要借用培訓人員檔案，應履行借閱登記手續，用後及時歸還。查閱時不得汙損、卷折，不得在卷內畫線、打圈，批注塗改。若需要複印，請示有關領導批準後複印。查閱，借閱歸檔材料，須經過培訓科主任批準，借閱時間不得超過一周。
第八十九條 培訓科檔案管理人員及時更新培訓登記表，保證培訓記錄的同步準確，真實完整。每半年對培訓檔案進行一次巡查、梳理、修複，核對人員變動與檔案登記信息是否一致。
第九十條 建立健全從業人員安全培訓，實行一人一檔，保存期限：長期。
內容包括：
(一)學員登記表，包括學員的文化程度、職務、職稱、工作經曆、技能等級晉升等情況;
(二)身份證複印件、學曆證書複印件;
(三)曆次接受安全培訓、考核情況;
(四)安全生產違規違章行為記錄，以及被追究責任，受到處分、處理情況;
(五)其他有關情況。
第九十一條 特種作業人員培訓結束後，培訓科要及時建檔，更新培訓檔案信息，準確的記錄培訓工種名稱、培訓時間、有效期限等內容，並建立電子培訓檔案，電子培訓檔案要及時更新。
第九十二條 從業人員安全培訓檔案應當按照《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)保存。
第九十三條煤礦自主培訓的，還應建立專門的安全培訓檔案，實行一期一檔。內容包括：
(一)培訓計劃;
(二)培訓時間、地點;
(三)培訓課時及授課教師;
(四)課程講義;
(五)學員名冊、考勤、考核情況;
(六)綜合考評報告等;
(七)其他有關情況。
其他從業人員的安全培訓檔案應保存期限：三年以上。
第九十四條 密級檔案要有明確標識，有專櫃存放。密級檔案管理工作遵循統一領導，分級管理的原則，遵從密級檔案管理的基本要求，對所承擔的密級檔案管理工作負責，維護密級檔案的安全、完整和有效。
第九十五條 檔案室的檔案保存地點要統一規劃區域，應集中同一基本大類的檔案保存同一區域，並做好日常性、預防性、搶救性的保管與維護工作。
第九十六條 執行檔案管理的“八防”工作要求，細化到日常工作中起到應有作用。
(一)在防塵工作方麵，經常性的除塵工作，堅持一天一小掃，一周一大掃，節假日全麵大掃除;適時開、關閉檔案室門窗，防止塵灰、煙霧進入檔案室及檔案櫥內。定期擦拭檔案室地板、檔案櫥表麵、櫥內的灰塵，保持檔案櫥、檔案自身的幹淨清潔;
(二)在防火工作方麵，檔案室門上掛有“嚴禁煙火”的警示牌，無關人員不得進入檔案室，需進入檔案室的人員一律嚴禁煙火、抽煙;下班時切斷電源;滅火器定點放置，不得隨意移動或拿作他用，定期檢查，對失效過期的滅火器適時更換，使其保持良好的滅火狀態;
(三)在防盜工作方麵，檔案室配備報警器、防盜網、鐵門鐵窗鐵櫥，並保持良好的工作狀態。下班時關鎖好門窗，上班時檢查檔案室門窗、鐵網、鐵櫥、檔案是否完好;
(四)在防潮工作方麵，防止雨水進入檔案室，每天掌握檔案室內的濕度變化情況，檔案室內、外設置溫濕度計，作為室內室外濕度比較。當室內濕度大於室外時，采取抽風、排氣、打開門窗進行通風或關閉門窗啟動除濕機;當室內濕度小於室外濕度時采取關閉門窗等措施將室內濕度控製在45%―60%範圍內;
(五)在防高溫工作方麵，注意掌握高溫氣候條件下，庫房溫度的變化情況，當檔案室溫度大於或小於檔案室溫度標準為14℃--24℃時采取排氣、抽風、通風或啟動空調機進行降溫，使室內溫度控製在標準範圍內;
(六)在防光工作方麵，給檔案室門窗裝上了防光布簾外，注意防止太陽日光直射檔案室，嚴禁檔案紙張材料搬到太陽下暴曬。做好除濕、降溫、防光工作，有效防止檔案紙張材料發生黴爛、變質、字跡褪色;
(七)在防蛀工作方麵，注重做好勤防勤治蟲害檔案的工作。檔案室內嚴禁存放任何雜物。定期施放殺蟲驅蟲藥物，並根據藥效時限適時更換失效過期的殺蟲驅蟲藥物。定期做好庫內庫外的防蟲滅蟲工作。每月翻動櫥內檔案二次，查看蟲害檔案情況，一旦發現蟲害檔案，立即采取措施撲滅蟲害，防止蟲害檔案的漫延;
(八)在防腐工作方麵，檔案室內經常性的進行抽風、通風，保持室內空氣清新，嚴禁有害氣體、物品進入檔案室，定期施放、更換防腐藥物，淨化檔案室周圍環境，保持檔案室內清潔。
第九十七條 對於需要銷毀的檔案，由礦主要負責人同意，培訓主任和檔案管理員共同進行銷毀，並進行登記記錄，便於日後查詢。
