為了做好安全培訓工作，規範安全培訓檔案管理，根據《安全生產法》、《生產經營單位培訓規定》集團公司的規定和要求，結合公司實際，製定本製度。
設置專門的從業人員安全培訓檔案室檔案櫃等設備、設施以及防火、防盜器材，防止檔案丟失、壞損。配備熟悉業務的專職檔案管理員1人，負責從業人員安全培訓檔案的收集、整理、維護、使用、保管等工作。檔案必須做到統一規格、式樣，選擇檔案盒或檔案夾的裝載方式進行存放。公司主要負責人、安全生產管理人員、特種作業人員、班組長和其他從業人員的安全培訓檔案，必須做到一人一檔，分類存放。安全培訓檔案應進行編碼管理。編碼方法應一致，力求簡單，便於查找。安全培訓檔案管理人員和其他安全培訓管理人員，必須熟練掌握本單位編碼規則。新調入的人員要及時建立安全培訓檔案。
安全培訓檔案不得複製、複印、抄錄，確需複製、複印、抄錄的，經檔案管理人員核對無誤後，由安全培訓檔案管理部門在複製、複印、抄錄件上標注“與原件內容一樣”字樣，並由經辦人簽字、加蓋安全培訓管理部門公章。
安全培訓檔案不得外借，確因工作需要外借的，必須嚴格履行借閱登記手續，並按期歸還。借用檔案的人員，不得損毀、丟失和抽取、拆散檔案，不得自行轉借、複印。
培訓科是安全培訓檔案管理的責任部門，設專人負責安全培訓檔案、培訓機構培訓檔案的日常管理工作;嚴格按照製度要求進行管理，若檔案管理不規範，上級檢查時不能及時提供相應安全培訓資料的，或者安全培訓檔案、資料不符合本製度規定的，按公司有關規定考核。情節嚴重的追究責任部門或有關責任人的責任。
檔案管理員應每日對檔案室進行一次巡查，確保檔案存放地點的安全，並每月對所存放檔案進行一次全覆蓋的檢查，對檢查中發現有所損壞的文件或設備要及時進行修複和修理。
根據相關的安全培訓檔案管理規定對已超過保管期限的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行銷毀。對銷毀檔案的鑒定，應由相關分管領導，部門負責人及相應上級管理單位、檔案部門技術人員和有關人員組成的的鑒定小組負責鑒定工作，對煤礦企業主要負責人和安全生產管理人員的煤礦企業安全培訓檔案應當保存三年以上，對特種作業人員的煤礦企業安全培訓檔案應當保存六年以上，其他從業人員的煤礦企業安全培訓檔案應當保存三年以上。凡是應銷毀的檔案應先逐件登記造冊，經批準，方可銷毀，毀時應派兩名職工負責鑒銷。
